人事檔案材料收集整理中應(yīng)注意的問題與建議

戴慧琴

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案管理工作越來越受到重視，但是就目前人事檔案管理工作情況來看，人事檔案材料的收集和整理工作仍然存在一些不足，這嚴(yán)重影響人事檔案管理工作效率。因此如何增強(qiáng)人事檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性是當(dāng)前檔案管理部門面臨的重要問題。本文主要基于這一背景，首先闡述人事檔案材料收集整理重要性，分析人事檔案材料收集整理重要性，然后探究人事檔案材料收集整理中應(yīng)注意的問題，最后提出人事檔案材料收集整理中一些建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案材料；收集；整理；問題；建議；現(xiàn)狀；重要性

人事檔案管理工作與每個(gè)職工的切身利益密切相關(guān)，它直觀地反應(yīng)職工的具體情況，是人事部門考察和選拔人才的重要理論依據(jù)。因此人事檔案材料收集與整理工作直接影響企業(yè)的發(fā)展，提高人事檔案管理工作水平是增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。所以本文主要總結(jié)人事檔案材料收集整理中應(yīng)該注意的問題，希望對(duì)人事檔案材料管理水平的提高有所幫助。

1 人事檔案材料收集整理重要性

人事檔案材料的收集和整理是人事檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，做好人事檔案材料的收集和整理工作可以使人事檔案管理工作更加規(guī)范，本文主要從以下幾個(gè)方面分析人事檔案材料收集與整理的重要性。首先，人事檔案的收集與整理可以為檔案使用者提供便捷，進(jìn)而提高各個(gè)部門的工作效率。其次，人事檔案的收集與整理有利于增強(qiáng)檔案信息的安全性，避免資料泄露造成嚴(yán)重的后果。此外，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行收集與整理有利于統(tǒng)計(jì)部門直接利用資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而發(fā)揮檔案材料的作用。總體來說，人事檔案材料的收集與整理是人事檔案管理工作中最基本的內(nèi)容同時(shí)也是最重要的內(nèi)容，它對(duì)我國(guó)人事檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展有重要意義。

2 人事檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理意識(shí)不足

目前我國(guó)人事管理中人事檔案資料都由專門的人事部門進(jìn)行管理，所以大部分工作者在實(shí)際工作中很少有接觸自己檔案的機(jī)會(huì)，而且我國(guó)沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致企業(yè)、單位等普遍對(duì)檔案管理工作不夠重視，這也是檔案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)的主要原因。另外，一些工作人員沒有及時(shí)將檔案交給檔案部門管理，以至于目前的人事檔案缺乏真實(shí)性，而且這在一定程度上影響人才的管理和評(píng)價(jià)，給統(tǒng)計(jì)部門工作增加了難度，不利于檔案材料的開發(fā)與利用。

2.2 材料嚴(yán)重缺失

由于許多人員缺乏檔案意識(shí)導(dǎo)致檔案材料沒有及時(shí)收集，長(zhǎng)此以往會(huì)導(dǎo)致檔案信息的缺失和破損。另外，一些檔案管理人員都是由其他部門的職工兼任，所以檔案管理工作經(jīng)常人員交替，這嚴(yán)重影響檔案材料的全面性。

2.3 檔案整理缺乏規(guī)范性

檔案管理的主要流程有加工、整理和裝訂等，但是由于檔案管理人員不固定，而且檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能和理論知識(shí)，以至于檔案紙張不合格、檔案分類不明確、裝訂不齊等問題較為普遍，甚至一些材料長(zhǎng)期零散導(dǎo)致檔案信息流失。這些現(xiàn)象都是檔案整理缺乏規(guī)范性的體現(xiàn)，因此加強(qiáng)人事檔案材料收集與整理工作是十分必要的。

3 人事檔案材料收集整理中應(yīng)注意的問題

3.1 管理體制是否健全

人事檔案材料完整齊全是人事檔案管理工作的目標(biāo)，檔案信息的使用者除了人事部門，還有黨群、審計(jì)部門、統(tǒng)計(jì)部門等，因此要想做好人事檔案管理工作就要制定嚴(yán)格的管理提示，明確責(zé)任，避免檔案管理工作的隨意性和盲目性。

3.2 業(yè)務(wù)管理相關(guān)制度是否健全

業(yè)務(wù)管理制度主要是為了明確人事檔案的范圍、相關(guān)責(zé)任、移交的具體時(shí)間以及分類的標(biāo)準(zhǔn)和排序的規(guī)則等，盡可能的做到材料準(zhǔn)確、完整和簡(jiǎn)潔，達(dá)到相關(guān)人員一看就知道要交什么材料、什么時(shí)候交、材料具體要求的效果。如果沒有明確的業(yè)務(wù)管理制度，會(huì)導(dǎo)致檔案材料遺漏、不規(guī)范、排序錯(cuò)亂等，從而給人事檔案管理人員增加工作負(fù)擔(dān)。

3.3 人員配備是否滿足工作需求

人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力是影響檔案管理工作水平的決定性因素，事實(shí)上企業(yè)的檔案管理人員不僅負(fù)責(zé)整理檔案材料，同時(shí)也是檔案管理工作的監(jiān)督者。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)選擇配備一名專門的檔案管理人員，大企業(yè)通常選擇由一名兼職者整理檔案信息。由此可見企業(yè)中檔案管理人員配備的差距。為了保證檔案管理工作高效性，企業(yè)可以選擇由責(zé)任心強(qiáng)、具備檔案管理專業(yè)知識(shí)、具有耐心的女性負(fù)責(zé)檔案管理工作。

4 人事檔案材料收集整理的一些建議

4.1 人事檔案材料要保證真實(shí)性

檔案材料的手續(xù)應(yīng)該真實(shí)有效的反映職工的信息，否則檔案管理工作就失去了意義。人事檔案真實(shí)有效可以幫助相關(guān)部門選拔有用的人才，如果缺乏真實(shí)性就會(huì)導(dǎo)致人才被埋沒或者使用一些能力差的職工，這會(huì)直接影響企業(yè)的整體水平。人事檔案材料是否真實(shí)需要檔案管理者應(yīng)用專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷。比如學(xué)歷的真實(shí)性可以使用相關(guān)程序進(jìn)行審查，信息是否真實(shí)還可以靠字跡鑒定來判斷，避免由于信息造假給企業(yè)造成損失。

4.2 人事檔案材料要保證完整性

人事檔案材料信息應(yīng)該保證完整性，不管缺哪部分的信息都會(huì)對(duì)職工產(chǎn)生不利的影響。比如檔案中如果缺少職位晉升、年度考核等資料會(huì)影響職工退休后退休福利。因此人事檔案材料應(yīng)該及時(shí)整理，避免給企業(yè)的各個(gè)部門帶來不必要的麻煩。

4.3 人事檔案材料要保證條理性

為了提高檔案信息利用的高效性，檔案材料的收集和整理應(yīng)該按照相應(yīng)的要求進(jìn)行分類，并根據(jù)材料內(nèi)容編制詳細(xì)的目錄，然后將材料整齊裝訂。另外，每個(gè)職工的檔案信息應(yīng)該條理分明，準(zhǔn)確的反映出職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、考核結(jié)果、黨團(tuán)關(guān)系以及得到的經(jīng)歷和處分等情況，便于管理者選拔人才。

4.4 人事檔案材料要精練實(shí)用

人事檔案材料的整體工作主要強(qiáng)調(diào)材料的精煉實(shí)用，整理后的材料應(yīng)該是所有材料的精華，而且是刪除虛假信息后的集合。此外檔案管理者還要區(qū)分檔案的使用價(jià)值，避免沒有使用價(jià)值的檔案耗費(fèi)檔案管理者的時(shí)間和精力，增加查詢的難度，大大降低了各個(gè)部門的工作效率。

4.5 及時(shí)做好檔案材料的補(bǔ)充工作

隨著職工在企業(yè)的時(shí)間越來越長(zhǎng)，職工的相關(guān)信息都會(huì)發(fā)生變化，比如工資、職位等，只有及時(shí)更新材料信息才能保證檔案信息具有利用價(jià)值。因此作為檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)掌握相關(guān)信息，并根據(jù)具體相關(guān)信息做好檔案材料的更新和補(bǔ)充工作，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才流動(dòng)的頻率也逐漸增加，如果沒有及時(shí)更新檔案材料會(huì)導(dǎo)致企業(yè)信息滯后，進(jìn)而影響企業(yè)的發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，做好人事檔案材料的收集與整理工作可以更好地發(fā)揮人事檔案的使用價(jià)值，為檔案使用者更好地服務(wù)。因此人事檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案材料的收集與整理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證檔案材料的真實(shí)性和完整性。另外在人事檔案材料收集與整理過程中要注意管理體制是否健全、業(yè)務(wù)管理相關(guān)制度是否健全以及人員配備是否滿足工作需求這三個(gè)問題，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。

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