人事檔案材料收集整理中應注意的問題與建議

戴慧琴

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，人事檔案管理工作越來越受到重視，但是就目前人事檔案管理工作情況來看，人事檔案材料的收集和整理工作仍然存在一些不足，這嚴重影響人事檔案管理工作效率。因此如何增強人事檔案管理工作的規范性和科學性是當前檔案管理部門面臨的重要問題。本文主要基于這一背景，首先闡述人事檔案材料收集整理重要性，分析人事檔案材料收集整理重要性，然后探究人事檔案材料收集整理中應注意的問題，最后提出人事檔案材料收集整理中一些建議。

關鍵詞：人事檔案材料；收集；整理；問題；建議；現狀；重要性

人事檔案管理工作與每個職工的切身利益密切相關，它直觀地反應職工的具體情況，是人事部門考察和選拔人才的重要理論依據。因此人事檔案材料收集與整理工作直接影響企業的發展，提高人事檔案管理工作水平是增強企業競爭力的關鍵。所以本文主要總結人事檔案材料收集整理中應該注意的問題，希望對人事檔案材料管理水平的提高有所幫助。

1 人事檔案材料收集整理重要性

人事檔案材料的收集和整理是人事檔案管理工作的重要環節，做好人事檔案材料的收集和整理工作可以使人事檔案管理工作更加規范，本文主要從以下幾個方面分析人事檔案材料收集與整理的重要性。首先，人事檔案的收集與整理可以為檔案使用者提供便捷，進而提高各個部門的工作效率。其次，人事檔案的收集與整理有利于增強檔案信息的安全性，避免資料泄露造成嚴重的后果。此外，對人事檔案資料進行收集與整理有利于統計部門直接利用資料進行統計，進而發揮檔案材料的作用。總體來說，人事檔案材料的收集與整理是人事檔案管理工作中最基本的內容同時也是最重要的內容，它對我國人事檔案管理工作可持續發展有重要意義。

2 人事檔案材料收集整理工作現狀

2.1 檔案管理意識不足

目前我國人事管理中人事檔案資料都由專門的人事部門進行管理，所以大部分工作者在實際工作中很少有接觸自己檔案的機會，而且我國沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，導致企業、單位等普遍對檔案管理工作不夠重視，這也是檔案管理人員缺乏檔案管理意識的主要原因。另外，一些工作人員沒有及時將檔案交給檔案部門管理，以至于目前的人事檔案缺乏真實性，而且這在一定程度上影響人才的管理和評價，給統計部門工作增加了難度，不利于檔案材料的開發與利用。

2.2 材料嚴重缺失

由于許多人員缺乏檔案意識導致檔案材料沒有及時收集，長此以往會導致檔案信息的缺失和破損。另外，一些檔案管理人員都是由其他部門的職工兼任，所以檔案管理工作經常人員交替，這嚴重影響檔案材料的全面性。

2.3 檔案整理缺乏規范性

檔案管理的主要流程有加工、整理和裝訂等，但是由于檔案管理人員不固定，而且檔案管理人員缺乏專業的技能和理論知識，以至于檔案紙張不合格、檔案分類不明確、裝訂不齊等問題較為普遍，甚至一些材料長期零散導致檔案信息流失。這些現象都是檔案整理缺乏規范性的體現，因此加強人事檔案材料收集與整理工作是十分必要的。

3 人事檔案材料收集整理中應注意的問題

3.1 管理體制是否健全

人事檔案材料完整齊全是人事檔案管理工作的目標，檔案信息的使用者除了人事部門，還有黨群、審計部門、統計部門等，因此要想做好人事檔案管理工作就要制定嚴格的管理提示，明確責任，避免檔案管理工作的隨意性和盲目性。

3.2 業務管理相關制度是否健全

業務管理制度主要是為了明確人事檔案的范圍、相關責任、移交的具體時間以及分類的標準和排序的規則等，盡可能的做到材料準確、完整和簡潔，達到相關人員一看就知道要交什么材料、什么時候交、材料具體要求的效果。如果沒有明確的業務管理制度，會導致檔案材料遺漏、不規范、排序錯亂等，從而給人事檔案管理人員增加工作負擔。

3.3 人員配備是否滿足工作需求

人員的綜合素質和專業能力是影響檔案管理工作水平的決定性因素，事實上企業的檔案管理人員不僅負責整理檔案材料，同時也是檔案管理工作的監督者。調查發現，中小企業選擇配備一名專門的檔案管理人員，大企業通常選擇由一名兼職者整理檔案信息。由此可見企業中檔案管理人員配備的差距。為了保證檔案管理工作高效性，企業可以選擇由責任心強、具備檔案管理專業知識、具有耐心的女性負責檔案管理工作。

4 人事檔案材料收集整理的一些建議

4.1 人事檔案材料要保證真實性

檔案材料的手續應該真實有效的反映職工的信息，否則檔案管理工作就失去了意義。人事檔案真實有效可以幫助相關部門選拔有用的人才，如果缺乏真實性就會導致人才被埋沒或者使用一些能力差的職工，這會直接影響企業的整體水平。人事檔案材料是否真實需要檔案管理者應用專業知識和工作經驗進行判斷。比如學歷的真實性可以使用相關程序進行審查，信息是否真實還可以靠字跡鑒定來判斷，避免由于信息造假給企業造成損失。

4.2 人事檔案材料要保證完整性

人事檔案材料信息應該保證完整性，不管缺哪部分的信息都會對職工產生不利的影響。比如檔案中如果缺少職位晉升、年度考核等資料會影響職工退休后退休福利。因此人事檔案材料應該及時整理，避免給企業的各個部門帶來不必要的麻煩。

4.3 人事檔案材料要保證條理性

為了提高檔案信息利用的高效性，檔案材料的收集和整理應該按照相應的要求進行分類，并根據材料內容編制詳細的目錄，然后將材料整齊裝訂。另外，每個職工的檔案信息應該條理分明，準確的反映出職工的學習經歷、考核結果、黨團關系以及得到的經歷和處分等情況，便于管理者選拔人才。

4.4 人事檔案材料要精練實用

人事檔案材料的整體工作主要強調材料的精煉實用，整理后的材料應該是所有材料的精華，而且是刪除虛假信息后的集合。此外檔案管理者還要區分檔案的使用價值，避免沒有使用價值的檔案耗費檔案管理者的時間和精力，增加查詢的難度，大大降低了各個部門的工作效率。

4.5 及時做好檔案材料的補充工作

隨著職工在企業的時間越來越長，職工的相關信息都會發生變化，比如工資、職位等，只有及時更新材料信息才能保證檔案信息具有利用價值。因此作為檔案管理人員應該及時掌握相關信息，并根據具體相關信息做好檔案材料的更新和補充工作，進而增強檔案管理工作的制度化和規范化。隨著社會經濟的快速發展，人才流動的頻率也逐漸增加，如果沒有及時更新檔案材料會導致企業信息滯后，進而影響企業的發展。

5 結束語

綜上所述，做好人事檔案材料的收集與整理工作可以更好地發揮人事檔案的使用價值，為檔案使用者更好地服務。因此人事檔案管理人員應該加強檔案管理意識，對檔案材料的收集與整理工作認真負責，保證檔案材料的真實性和完整性。另外在人事檔案材料收集與整理過程中要注意管理體制是否健全、業務管理相關制度是否健全以及人員配備是否滿足工作需求這三個問題，進一步增強檔案管理工作的科學性和規范性。

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