淺談數字化檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨著檔案信息化建設的不斷深入發展，數字化建設也越來越得到廣大檔案工作者的關注。將傳統的紙質檔案轉換成電子檔案，不僅方便了檔案利用，更有利于實體檔案保護，具有非常重要的意義。本文針對應用過程中數字化檔案存在的問題及采取的對策做簡單扼要的闡述。

關鍵詞：檔案；管理；數字化

1 數字化檔案管理存在的問題

1.1 數字化檔案的憑證作用受到質疑

首先，數字化檔案必須依賴特定的計算機設備加以解讀，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑，畢竟數字檔案與傳統的紙質檔案有著質的區別。其次，數字化檔案是高新技術的產物，它具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。第三，檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如：檔案掃描時順序出錯，或存儲出錯，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。

1.2 表層化的開發信息資源

檔案數字化的目的不僅是將傳統保管形式轉變為數字化保管形式，而且要改變信息利用方式，提高檔案利用效率。目前，雖然全廠的平均數字化率很高，但數字化檔案沒有得到全面的應用，只有部分數字化檔案應用到實際工作中，如數字化后前磁曲線底圖、完井和射孔數據底表，大部分利用者利用的還是保存在檔案庫房的紙質檔案。存在這種問題的主要原因是《中國石油檔案管理信息系統》目錄數據不全，只有部分電子文件鏈接到檔案管理系統，大部分電子文件仍然保管在服務器內，沒有得到利用。

1.3 檔案信息的安全性受到挑戰

由于數字化檔案具有易刪除性、易損壞性的特點，在管理的過程中由于存儲設備的損壞、老化或人力無法抗拒的因素而造成數據損壞或數據丟失，并且當前電腦病毒橫行，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

1.4 檔案人員的管理水平受到限制

由于檔案管理發展水平的快速增長，使得檔案人員僅有的組卷、裝訂、提供利用的基本管理手段滿足不了快速發展的檔案工作需求。

2 數字化檔案管理的解決辦法和對策

2.1 保證信息的真實性

數字化檔案的來源包括電子文件的收集和紙質檔案的掃描兩個方面。針對電子文件的收集，首先是電子文件歸檔的組織管理要從企業電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中。從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節。其次是電子文件多數是文件材料的打印稿，缺少其作為憑證文件的真實性要素（如簽字，蓋章等），必須在電子文件生成之際便將電子文件的真實性諸要素保存下來。針對檔案數字化形成電子文件這一環節，需要做好二件事。一件事是對掃描人員進行強化對檔案工作的認識。由于近幾年來，檔案室的數字化工作都是由抽調專人進行掃描，面對這些對檔案工作不太了解的人，首先要做到的就是強化對檔案工作的認識，讓她們懂得掃描時尊重原文件的內容，不能因為時代的變遷、內容的陳舊以及紙張的好壞以就對原文件進行刪除或更改，只有做到這一點了才能確保掃描文件的原始性和真實性。第二件事就對掃描人員進行業務上的培訓。如怎么區分需要掃描的檔案和不需要掃描的檔案內容；怎樣進行存貯、怎樣進行案卷命名和文件命名，怎么處理黑邊、旋轉等各種問題，只有把這些基本操作學習好了，才能使掃描完成的內容保持文件的原樣，才能為利用者提供利用，才能保證電子文件內容的完整性、準確性。

2.2 開發和利用檔案信息資源

為使掃描完成的數據得到廣泛的應用，需要進行深層次加工。其一是建立一個完整的檔案信息資源庫。這個資源庫就是需要把收集上來的電子文件和掃描件按照不同檔案類別，通過唯一的檔案號全部鏈接到《中國石油檔案信息管理系統》軟件之中，為實現網上檢索奠定物質基礎；其二建立檔案用戶群。針對不同層次不同需求的用戶分配使用權限，讓他們及時通過網絡進行檢索，達到利用檔案信息資源的目的。

2.3 加強電子文件的安全管理，確保信息的安全性

一是做好電子文件的備份，要做到至少兩種不同存儲設備的備份，如檔案室目前在用的1臺服務器、超大容量的硬盤備份和光盤備份等，都是防止由于存儲設備損壞、老化、自然災害造成的數據損壞或數據丟失；二是完善檔案信息安全管理體系。加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫信息資源的安全；三是要提高檔案工作人員信息安全意識，特別是對部分涉密檔案的電子文件要對紙質檔案進行前期的密級清理才能為用戶提供利用，防止信息的失密、泄密等。

2.4 加強對檔案的信息化管理人才的培養

人才是實現檔案的信息化管理的重要因素。信息化的管理離不開高素質的人才，所以，需要培養一批既熟悉檔案管理工作又具備一定的計算機水平的綜合人才。在檔案管理方面，要加強檔案管理人員對檔案信息化建設的認識和重視，學習好的管理方法，定期組織檔案業務知識的專業培訓，提高檔案員的檔案管理水平；在計算機方面，加強檔案室人員在計算機和網絡應用方面的學習和培訓，使他們掌握計算機技術和知識結構的更新，在檔案管理部門建設一支能夠適應信息化管理要求的高素質人才隊伍，更好的完成檔案管理工作。

參考文獻

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作者簡介

王彩蓮（1985-），女，黑龍江省雙鴨山市人，2008年畢業于大慶石油學院，現在從事檔案管理工作。