人事檔案管理方法與思考

王靜

摘要：人力資源管理工作中人事檔案是極其重要的組成部分。人事檔案屬于人力資源管理過程的結果，人事檔案管理水平直接反映了人力資源管理的質量。人事檔案管理過程中出現的種種問題都會導致人力資源的浪費。例如管理過程中未跟上時代發展潮流導致管理手段落后、合法性不夠等種種問題，因此本文基于當前我國人事檔案管理的現狀，分析了當前存在的種種問題，在此基礎上提出一些具體可行的措施來促進我國人事檔案管理的發展，從而更好的促進我國的人力資源管理工作的發展。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；解決對策

前言：

用人單位在雇傭人才為其工作對雇傭著第一印象就是其人事檔案上面所記錄的人才信息，人事檔案可以幫助用人單位更好更快的決定是否可以雇傭此人，從而將人力資源管理工作進行的更加順利。可以說人事檔案的管理效率和雇主的工作效率是息息相關的，和每個人的自身利益都有直接的關系，只有人事檔案的管理科學合理高效的運行才能發揮檔案的最佳作用，以及在挖掘人力資源潛力進行的全面探索，才能最大限度地保證整個單位的正常運轉。如何有效管理人事檔案是本研究的主題。

1.人事檔案管理中的重大問題

人事檔案中所傳達的人才信息給了雇主最直接的印象，促進雇主做出正確的決策，而對人才的合理管理離不開人力資源的幫助，所以說人力資源管理在當今時代發展中對促進企業的人才流動、人才管理必不可少，有著舉足輕重的作用。近年來，由于就業信息不平等，很多優秀人才難以找到滿意的工作，雇主難以招聘合適的人才。只有“就業困難”與“就業不足”并存時。讓我國的人事檔案管理陷入了僵局。人事檔案的管理構成了影響日常檔案管理的巨大問題。主要有以下表現：

1.員工對文件管理不夠重視。人事檔案是一項未知的幕后工作。一般情況下，大家都錯誤地認為人事檔案管理不重要，而且很難體現工作的價值。而且人事檔案管理的工作環境較為枯燥，會影響檔案管理人員的工作熱情，而且在大多數的意識中都認為這項工作只是記錄和保存數據。對公司和組織來說并不重要，久而久之導致工作松懈。這種帶有偏頗的思想觀念對人事檔案管理工作的順利進行帶來了很大的阻礙，在職工作人員不會積極主動去考慮如何更好的提高這份工作的效率，這種情況極其不利于人事檔案管理的發展。

2、軟硬件設施配備不齊全。因為當前有相當一部分的企業在人事檔案管理工作中存在很大的疏忽，對人事檔案管理工作不夠重視，因此在日常管理工作進行過程中不會花費過多的人力、物力和時間等去投入，所以缺乏導致人事檔案管理的硬件和軟件級別。而且針對人事檔案管理工作的人才培養體系不健全，反正從事檔案管理的工作人員的專業技能也存在一定的缺陷。對申請，加載和歸檔過程的不熟悉造成了人事管理混亂，妨礙了人事檔案管理的正常進行。而且，就硬件而言，一些文件管理設備非常陳舊，文件歸檔非常混亂，這使得在文件傳輸過程中難以找到文件，這會影響工作效率的提高。

3、信息化管理程度不高。進入新時期以來，互聯網技術的發展為我國檔案管理信息化的發展帶來了前所未有的發展機遇，然而我國當前的人事檔案信息管理水平效率低下，所以加強人事檔案信息管理水平的信息化建設至關重要，不僅可以大大提高人事管理的效率，而且能夠更好的促進人力資源的發展，讓其與時代潮流接軌，提高企業的綜合實力。信息化和智能化將成為傳統手動搜索和搜索的重大突破。

4、檔案管理的內容不規范。當前，針對檔案管理的規章制度不夠完善，而且即便是制定了簡單可行的規章制度，執行部門在執行這些規章制度時也只是浮于表面，敷衍了事，所以人事檔案管理過于混亂。比如：檔案文件的統一性，檔案的格式要求，檔案檔案的不雅觀等。以上種種行為都會或多或少的在人事檔案管理的過程中增加管理難度，阻礙人事檔案管理的正常改革進程。

2.對人事檔案管理的幾點建議

在人事檔案管理過程中問題的出現是不可避免的，關鍵是我們如何去尋找方法來解決這些出現的問題，同時制定預備方案來不斷完善這些制定的措施，因此基于以上問題，筆者根據實際情況來研究了以下措施，以期能夠促進人事檔案管理水平。

1、提高認識，加強領導。許多公司相關檔案管理部門不重視人事檔案的管理。只有簡單的把人事檔案管理這一項重要工作日常提及，重視程度不夠，因此必須要從思想上改變這一想法，將人事檔案管理工作重視起來，所以專門管理人事檔案工作的部門至關重要，這一部門要負責在人事檔案管理方面的工作，加強工作人員的培訓以及從事工作的專業知識儲備，而且還要定期檢查檔案管理工作的進行情況。及時發現問題，及時組織和反饋一些懸而未決的問題。同時，要加強人事檔案管理制度建設，規范人事檔案管理工作，進一步推進人事檔案管理科學化發展。

2、加強培訓，強化隊伍。文件管理人員的素質和檔案管理工作息息相關。由于管理人員經常處理檔案并且不熟悉文件管理過程，因此他們可能會在檔案中造成混淆。人事檔案是人才信息最重要的載體。這也代表了雇員的重要經歷以及雇主參考的重要依據，所以說人事檔案的重要性不言而喻，因此如果管理不善，會對企業或組織等帶來很大的阻礙，所以說加強人事檔案管理人員的綜合素質能力至關重要，只有這樣才能促進檔案管理工作的順利進行。相關的管理部門要對人才的培訓重視起來，加上資金投入，同時加強相關培訓，在提高相關工作人員技能實踐素質的同時重視思想教育，學習優秀先進的技能經驗和管理方法，將檔案管理工作的水平提升，從而促進人力資源管理工作的發展。

3、運行整章建制，規范。符合規則的一切都會簡單得多。所以說基于此，相關部門要加強人事檔案管理制度的建設，在將實際情況了解全面的基礎上將背離實際情況的原有制度加以改進，同時在建立新的規章制度的基礎上加強考核，將人事檔案管理的工作變得更加規范，從而促進整個系統的高效運轉。

4、引入技術，建設信息化。將現代科學技術引入人事檔案管理，將紙質文件轉換成圖片和文件，既方便又方便。它也可以存儲很長時間。共享時代已經到來，在大數據的背景下，檔案管理工作的共享也需要提上議程，將檔案的利用效率提升到最大化。

參考文獻：

[1]吳正明.流動人員人事檔案管理與改革研究[D].合肥：安徽大學，2013.

[2]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地，2014（S1）：131-133.