醫院人事檔案信息化管理的問題分析

黃震蓉

摘要：信息化管理技術的普及和應用在醫院管理工作中日益推廣，使醫院診療水平和辦公自動化上了新臺階，也成為現代化醫院管理中必不可少的基礎設施與技術支撐。與此相適應的，人事檔案管理僅限于紙質檔案遠遠不夠，應把人事檔案和人力資源管理軟件相結合，利用現代化管理理念，在實踐中不斷總結、摸索，探索出一條適合于本單位的人事檔案信息化管理的發展之路。面對日益深化的醫療改革和人事制度改革，如何實現醫院人事檔案信息化管理，適應新的挑戰和機遇，更好地為醫院管理服務是目前各級醫院所要面對的新任務、新課題。人事檔案管理工作作為醫院管理中的一個重要組成部分，必須具有創新意識和創新能力。醫院應從實際工作出發，結合本單位的特色，改革陳舊的管理理念和管理方式，創造條件，努力實現人事檔案管理的科學化、信息化，促進人力資源現代化管理，提高醫院的管理質量，進一步推進現代化醫院的發展進程。

關鍵詞：人事檔案 信息化管理 問題分析

人事檔案是一種特殊檔案，是在人事管理活動中形成的、記錄和反映職工個人經歷和德能勤績綜合素質的直接記載。它的作用在于為人力資源管理工作服務，是全面了解人才、選拔人才的基礎，是領導決定用人的重要參考依據，也是用人單位人才開發的重要信息資源。

部分事業單位職工的人事檔案在上級相關部門保管，比如目前我院事業性質人員的人事檔案在區衛生局保管，合同制人員的人事檔案在區人力資源服務中心托管，日常調閱十分不便。加上上級部門的檔案工作量大、沒有專職人員管理、人員流動性強等種種原因，人事檔案資料收集不全或得不到及時整理，個人檔案不完整。因此，各用人單位要重視人力資源的開發與管理，結合本單位實際建立和完善人事檔案管理體系。

信息化管理技術的普及和應用在醫院管理工作中日益推廣，使醫院診療水平和辦公自動化上了新臺階，也成為現代化醫院管理中必不可少的基礎設施與技術支撐。與此相適應的，人事檔案管理僅限于紙質檔案遠遠不夠，應把人事檔案和人力資源管理軟件相結合，利用現代化管理理念，在實踐中不斷總結、摸索，探索出一條適合于本單位的人事檔案信息化管理的發展之路。本文就人事檔案信息化管理中存在的問題及建議，談些淺見。

1.管理意識淡薄。做好人事檔案信息化管理工作必須要有領導的重視和全院各部門的積極配合。歷史年代中人事檔案能主宰一個人的政治前途，在那段時間人事檔案還是比較受到重視和關注的。隨著我國社會主義建設的重點轉移到經濟建設上，社會上對“檔案”的概念減少，人事檔案在人們生活中意義不大了，人們不十分關心人事檔案。有些醫院領導對人事檔案信息化管理在醫院管理中的重要性和必要性認識不足，認為在市場經濟中醫院應注重投入經費購置高精尖設備，可以立竿見效益。檔案工作的作用是間接的，沒有顯性的經濟效益，所以難以被重視。大多數單位的人事檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。醫院內其他部門也普遍存在“人事檔案管理是檔案工作人員的事情，與己無關”的錯誤認識。

2.專職管理人員不足。實現人事檔案信息化管理，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行計算機操作技術及相關軟件設備的日常使用和維護，還要具有先進的管理技能和較高的文化素養。從目前現狀來看，從事人事檔案管理工作的人員往往半路出家或身兼多職，業務繁忙，平時也不注重檔案管理知識的學習，專業管理能力和素質欠佳，不能適應人事檔案管理工作發展的需要。大多數人事檔案管理工作仍停留在收發、查找的階段，缺乏現代化管理的意識和基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能。懂檔案管理的人，不懂計算機應用；或者懂計算機應用的人，不懂檔案管理。

3.標準化、規范化有待提高。人事檔案信息化管理的理論研究有待進一步加強。檔案信息化管理是一個系統工程，是由許多方面的因素相互協調、相互制約構成的總體工作。專職或兼職檔案人員的工作責任心不強，平時不注重收集、不清楚收集哪些資料、不及時歸檔、管理不善遺失或毀壞等諸多因素均會導致檔案資料收集不齊全，檔案信息不完整，從而檔案失真，不能全面、準確地反映一個人的綜合情況。

4.管理軟件、設備不先進。首先，人事檔案信息化管理的軟件是否適用于本單位工作。目前，大多數軟件公司開發的人事管理軟件偏向于企業管理，并不適合醫院；而用于醫院管理的信息管理系統（HIS系統）著重于醫療工作，不包含人力資源管理軟件，而實際上，適合醫院實際、可直接運用的、現成的人事檔案管理軟件也很少。人事檔案信息化管理不僅僅是只需要管理軟件，還需配置相關設備，如有足夠運行速度和存儲空間的計算機、移動硬盤、掃描儀、打印機、照相機等等。這就需要醫院領導的高度重視、資金投入和各方面的大力支持，更需要相關部門人員的通力合作。

面對日益深化的醫療改革和人事制度改革，如何實現醫院人事檔案現代化管理，適應新的挑戰和機遇，更好地為醫院管理服務是目前各級醫院所要面對的新任務、新課題。本人針對目前存在的問題以及人事檔案信息化管理應具備的前瞻性意識，提出以下幾點解決思路：

⒈增強現代化管理意識。實現人事檔案信息化管理，需通過多渠道、多途徑地加大宣傳力度，強化全院職工特別是院領導的人事檔案管理意識，樹立人事檔案管理人人有責的觀念。通過檔案利用的典型事例，加深了解檔案工作在醫院工作中的地位和作用，認識到人事檔案信息化管理的潛在經濟效益，從而提高各科室及全院職工參與人事檔案管理的積極性和主動性。

2.提高檔案人員的素質。檔案信息化管理是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終依賴于檔案工作人員的素質，包括思想認識、知識結構和操作技能等方面。每位檔案工作人員應具有高尚的思想品格、過硬的業務能力和嚴格的組織原則性。既要懂專業知識，又要懂計算機應用技術。因此，醫院領導應盡快培養具有綜合工作能力的檔案管理人員。而人事檔案管理現代化的形勢也迫使檔案工作者發奮工作、刻苦學習，不斷更新自身檔案管理知識，掌握計算機管理技能，全面提高科學管理檔案的綜合水平，更好地為人力資源管理服務。

⒊重視檔案資料的收集。人事檔案管理工作涉及的面很廣，人力資源管理對人事信息管理工作的要求越來越高，醫院應把人事檔案信息化管理提升到重要位置，并建立健全和完善人事檔案管理相關制度。平時注重收集，加強各環節管理，克服檔案資料分散的弊端，保證檔案的齊全完整。醫院人事檔案的準確性、完整性直接影響人力資源管理工作，檔案記載內容的真實性、全面性直接關系人事檔案的利用效果，因此必須重視人事檔案資料的收集，這也是人事檔案信息化管理的基礎工作和重要保證。

⒋實行檔案標準化管理。醫院檔案信息化管理不是檔案的集中保管和簡單上傳，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、制度化、標準化、現代化的系統工程。醫院檔案部門應加強標準化管理，為實施、推進信息化管理創造條件。檔案管理必須有章可循、有法可依，在各個環節、各個步驟，從收集、分類、整理、歸納到最后錄入、統計、利用，都要做到條理清晰、目的明確，才能保證檔案工作的標準化進行。因此，醫院人事檔案管理應嚴格依照國家和省級標準，結合本單位具體情況制定管理實施細則、規章制度、崗位職責和規范的人事檔案收集的標準目錄以及專兼職檔案管理人員網絡等，確保檔案工作的標準化落到實處。

5.選擇合適的軟件設備。我院從2014年開始著手準備人事檔案信息化管理工作。首先，對周邊多家醫院人事檔案管理軟件的使用情況作了充分的調研，聽取了各家醫院的建議。醫院人員有它的獨特性，人員性質、職稱類別、工作班次復雜，內部崗位調動頻繁，并沒有完全適合我們醫院且價格適中的軟件。經過幾家公司的軟件操作功能演示，反復論證，最終選擇用友軟件公司。用友公司研發過成功的企業人力資源管理軟件，在泰州地區并未投入醫院人事管理軟件，對醫院相關管理流程、制度不完全熟悉，但他們有過硬的軟件開發能力。我院的財務管理系統也是他們開發的，相關數據對接和資源共享會很方便，用友在泰州有分公司，售后也能及時。

博眾家之長，與用友工程師進行了幾個月的反復討論和協調，對軟件進行反復修改，形成了具有我院特色的人事檔案管理軟件。目前涉及到組織架構、人員信息（基本情況、學歷變動、職務變遷、職稱晉升、獎懲情況等）、合同管理、工資薪酬、數據統計分析等幾個模塊，已完成基礎信息工作，正式啟動運行。每位職工的信息一目了然，查閱統計便捷，能及時為領導提供決策，充分發揮了人力資源現代化管理的作用。人事檔案信息化管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的價值。我院以后會逐步增加考勤管理、技術檔案、繼續教育培訓等其它模塊，全面提高檔案管理的現代化水平。

6.正確認識信息化管理。實現人事檔案信息化管理不可能一蹴而就，是一個循序漸進的過程，也需要做大量的基礎工程，如檔案資料的收集、整理、掃描、復制等。在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的，檔案管理現代化不代表放棄傳統的手工操作。因此，我們既要積極引進現代化新技術，也要重視傳統技術的研究和改進，使傳統技術與現代化技術有機結合起來。

隨著現代化科學技術的發展和廣泛應用，檔案工作也隨之進入信息化、現代化時代，這是檔案事業管理的必然趨勢。人事檔案管理工作作為醫院管理中的一個重要組成部分，必須具有創新意識和創新能力。醫院應從實際工作出發，結合本單位的特色，改革陳舊的管理理念和管理方式，創造條件，努力實現人事檔案管理的科學化、信息化，促進人力資源現代化管理，提高醫院的管理質量，進一步推進現代化醫院的發展進程。