基于現代人力資源管理對人事檔案管理工作的探討

何艷

摘 要：人力資源管理的核心目的和根本作用在于最大限度開發人力資源潛力，調動人力資源積極性，實現規模效益。人事檔案管理是人力資源管理的基礎和前提，人事檔案管理的有無、質量高低都會對人力資源管理的質量乃至企業的興衰存廢產生重大影響。反觀當前我國各行各業的人力資源管理現狀，普遍存在人事檔案管理不當的問題，直接影響了各行業尤其是企業的健康發展。

關鍵詞：人力資源管理 人事檔案管理 企業發展

引 言

當扶持中小型企業發展成為社會共識，政府大力推動創新創業工作的新時期，企業之間的競爭陡然上升，在這一背景下，如何利用現有資源實現效益增長是企業競爭力的關鍵所在。眾所周知，員工是企業資源的核心所在，企業人力資源是一個變量，如何將這一變量控制在一個恰當的范圍以保證以最小的成本實現最大的收益已經成為每一家企業應當思考的問題：企業員工過多會導致冗員，直接降低整個企業的工作效率，而人力資源不足又無法保證企業各部門的正常運轉與通力合作。因此對人力資源的深刻認識和合理分工成為企業提升效率優先要考慮的問題，處理這一問題的關鍵恰恰是人事檔案管理，所以理清二者的關系，明確人事檔案管理對于人力資源開發的作用，進而對癥下藥解決企業發展難題、提升企業發展效率尤為重要。

一、現代人力資源管理與人事檔案管理的概念與關系

（一）人事檔案管理

人事檔案是由一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。[1]人事檔案記錄了企業員工的基本信息，包括個人情況、家庭情況和工作情況等，通過人事檔案可以對一個員工的基本信息以及能力和水平有比較清楚的認識，人事檔案的質量決定了人事檔案的管理水平，因此要想使人事檔案管理工作能服務于企業的整體建設，必須確保每一位員工的人事檔案記錄的信息完整、真實和準確。

（二）現代人力資源管理

現代人力資源管理指的是人們通過運用各種科學的現代化方式， 對人力進行統一的組織、培訓以及調配并對其各方面進行適當的誘導和協調以使其能充分發揮自身的主觀能動性來為企業和社會服務的過程。[2]人力資源管理是企業管理的命脈，我們通常所說的“企業管理”很大程度上就是 “人力資源管理”，對于任何一個企業而言，用人得當、分工合理是最有開發潛力、最具開發價值的工作。

（三）二者關系分析

現代人力資源管理在傳統的企業管理的方式基礎上引入了各種科學的現代化方式，但是這是在管理工具上的進步，這種進步的前提是人事檔案管理工作的進步，從而保證人力資源管理有人力基礎。人事檔案管理與人力資源管理的作用是相互促進的，人事檔案的質量影響人力資源管理水平，而為了順應企業發展需求，人力資源管理不斷提出新要求，反作用于人事檔案管理工作，使人事檔案管理朝著更加科學的方向發展。

二、人事檔案管理對現代人力資源管理的作用

（一）明確認識企業的人力資源分布

人力資源管理的直接目的是對人力資源進行合理的分工，這里的“合理”就需要企業相關負責人對人力資源有足夠深入的認識，比如年齡分布、學歷分布、家庭狀況分布、能力分布等等，只有對此有足夠認識，才能使分工達到合理，也才能使員工各司其職，各取所長。

（二）因時制宜調整招聘方向

招聘是一個企業的基礎工作，部分企業采用固定招聘指標的方式，定時招聘固定的人數，這種方式雖然看似高效，但是存在一定的缺陷，比如能否確保新招聘的員工是企業最急缺的部門所需。如果人事檔案管理工作合理，此時就能發揮巨大作用，人事檔案管理工作能夠發現企業哪一個部門需要多少數量的哪一種類型的員工，這樣招聘進來的員工才能恰好查缺補漏，避免無效招聘。

（三）為員工培訓指明方向

員工培訓是企業增強員工素質、提升企業效益和文化建設的重要環節，是人力資源管理的目的之一，健全、科學的人事檔案可以識別員工的工作水平、學習能力等素養，既可以明確不同部門的員工培訓方向，又能對員工素質進行分級測評，對不同能力的員工進行“因材施教”。

（四）組織建設與文化建設

現階段組織建設和文化建設已經成為企業發展的重要使命和責任，良好的組織建設能夠提升管理效率和工作質量，濃厚的文化氛圍有助于企業品牌建設和文化競爭力的提升。人事檔案管理為實現專業領域“領頭羊”的選拔提供了平臺，為遴選有相關工作能力的員工減輕了壓力。

三、人事檔案管理對現代人力資源管理作用的啟示

縱觀人事檔案管理對現代人力資源管理的作用，概言之就是可以促進企業運轉的效率最大化。企業存在的根本目的就是創造利潤，這正契合了企業的立身之本。因此人事檔案管理工作的改進對于企業發展至關重要，各個企業要因地制宜把人事檔案管理工作當成一種資源去開發。

（一）企業要提升對于人事檔案管理工作的重視程度

人事檔案管理的重要性不言而喻，但是當前大多數企業只是將其視為輔助財物、規劃、管理等部門的工具，因此出現了人事檔案“有就可以，不需要關注質量”的現象，人事檔案管理工作確實需要一定的時間和技術才能提升質量，但是這項工作一旦完成，將惠及整個企業。

（二）調整人事檔案管理的供需矛盾

企業無法利用人事檔案這一資源的一大客觀原因正是人事檔案的質量不高，無法被企業有效利用。而企業發展需要更加科學、健全、有效的人事檔案，因此緩解供需矛盾是人事檔案管理工作的方向之一。

（三）引入現代化手段與時俱進

傳統的人事檔案管理制度只能保證企業的正常運作，但是新時期企業發展同時肩負了創收以外的文化、組織、教育、科研等多方面的責任，因此需要創新人事檔案管理工作方式，使人事檔案管理制度覆蓋到企業運行的每個環節。

結 論

知識經濟時代，知識是最寶貴的資源，而時間則是競爭的重要決勝性因素。檔案管理工作的效率也是企業整體工作效率的體現。[3]人事檔案管理對于一個企業而言已經超出某一部門的專門職責，它既需要企業各個部門、各個環節的通力配合，更能為整個企業的發展節約時間成本、提升工作效率和創造多重價值，這是現代人力資源管理背景下人事檔案制度的改革和發展方向，也將促進企業實現人盡其力、物盡其用。

參考文獻：

[1] 段曉亮，崔亞芬.人事檔案管理在現代人力資源管理中的發展趨勢[J].當代經濟，2009（20）：64-65.

[2] 嚴春芳.基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理工作[J].物流工程與管理，2014，36（02）：125-126.

[3] 張新芳.人事檔案工作如何適應新時代企業人力資源管理的新要求[J].蘭臺世界，2006（24）：41-42.