淺談高職院校數字化檔案室建設

王秀峰

【摘 要】隨著我國信息技術與互聯網技術的逐步發展，高職院校的數字化檔案室建設也引起了我們的充分重視。構建數字化檔案，主要是以電子檔案為對象，運用計算機等設施，實現檔案的收集與管理、保護與利用。數字檔案室是高職院校自動化辦公的重要組成部分，也是高職院校信息化建設的重要內容。本文在此背景下，簡要分析高職院校數字化檔案室建設的現狀，并提出具體的數字化檔案建設策略，希冀有效提高高職院校的檔案管理水平。

【關鍵詞】高職院校；數字化；檔案室建設

中圖分類號： G717.24；G270.7 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）21-0143-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.063

【Abstract】With the gradual development of information technology and Internet technology in China， the construction of digital record room in higher vocational colleges has also attracted our full attention.The construction of digital archives mainly takes the electronic archives as the object， using computers and other facilities to achieve the collection and management， protection and utilization of archives. Digital record room is an important part of automation office in higher vocational colleges， and also an important part of information construction in higher vocational colleges.In this context， this paper briefly analyzes the present situation of the construction of the digital record room in higher vocational colleges， and puts forward specific strategies for the construction of digital archives， hoping to effectively improve the level of archives management in higher vocational colleges.

【Key words】Higher vocational colleges；Digitalization；Record room construction

隨著我國經濟的發展和社會的進步，教育事業正在朝著數字化管理方向不斷發展。數字化建設是高職院校檔案管理與創新發展的重要趨勢，通過應用現代信息技術，實現對各門類檔案信息資源的整合、加工與整理。高職院校構建數字化檔案室，能夠提高學校的綜合檔案室管理水平，加強檔案信息資源的有效共享，從而整合優化檔案信息資源，有助于進一步推動高職院校各項工作上新臺階。

1 數字化檔案室建設是實現檔案信息化的前提

檔案信息化，是指相關部門在檔案管理工作中，準確應用現代化信息技術，合理優化檔案信息資源，為人們提供多樣化的服務。檔案信息化改變了傳統的檔案管理模式，將工作重心放置在檔案信息分享上，而不是檔案實體上。

數字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式，例如通過電子計算機實現網絡搜集與資料管理。數字化檔案室與傳統檔案是有較大的差距，管理的對象并不是傳統觀念中的檔案，而是數字化信息。

通過數字化檔案室建設，實現檔案資源共享，有助于推動檔案管理信息化和可持續發展，因此，數字檔案室建設具有進步性。

2 高職院校進行數字化檔案室建設是必然趨勢

在日常的教育教學及管理過程中，學校老師和學生都會產生眾多具有價值的信息，除了傳統的文字、圖標等紙質文件外，還有各種音頻資料、聲像資料等非紙質的文件材料。這些信息資源正越來越多的以電子文檔的形式被保存和利用，極大地提高了工作的效率，也方便了使用者，推動了數字化檔案室的建設與發展。

（一）院校未來發展要求

隨著我國科學技術的逐步發展，出現了多元化的檔案資源載體，除了紙質載體，還有膠卷、新型光盤與磁盤等新型載體。在新時期，高職院校的檔案館（室）建設走向了多元化，傳統的檔案管理方式難以滿足師生的多元化發展需求，隨著高職院校實行電子政務以及辦公無紙化管理，對于檔案管理也提出了多元化的要求，基于此種背景下，構建數字化檔案室，也是高職院校發展的必然趨勢。

（二）檔案信息利用要求

原始檔案是以紙質形式保存，但是在現代，人們對于檔案信息有多元化的需求，傳統的紙質模式以及管理方式難以實現多人同時共享。在新時期必須構建完善的檔案管理模式，扭轉傳統落后的管理方式，運用先進的管理理念和服務措施，以滿足廣大師生對于檔案信息資源的各種需求。

（三）便于保護檔案原件

由于傳統的檔案是紙質檔案，大部分自然因素會嚴重損壞檔案。如果檔案的多次復印或查閱，也會損害紙質檔案，所以構建電子化檔案能夠有效的避免此類問題，也能夠有效的保護檔案原件。

3 高職院校數字化檔案室建設的意義

（一）幫助解決信息孤島問題

信息孤島現象是高職院校較為常見的問題，對于高校而言，雖然擁有了各種辦公自動化平臺，但是由于平臺與系統皆是由上級部門研發成立的，時間有所不同，開發公司也大不相同，所以平臺的結構也有所不同，之間并沒有一定的關聯性，從而形成了信息孤島。比如學校的人事管理、教務管理、學生管理及財務、后勤管理等平臺之間無法做到關聯，師生應用數字信息資源時，必須對相關平臺進行逐一檢索，才能夠獲取相關信息，此種方式不僅耗時耗力，也不利于信息化建設。

（二）有助于推動學校信息化建設

高職院校構建數字化檔案室，能夠有效的應用信息資源，構建高效信息化發展高層次水平。院校必須正確認識網絡背景，能夠緊密結合信息資源的發展優勢，有效的整合檔案室的各項資源，確保信息資源管理科學有序，能夠實現信息資源的有效共享。在學校信息化建設中，對電子文件進行分層管理，有效的改變傳統各部門之間的分散化管理模式，加強各部門的有效管理與統籌發展，采用整體戰略方式，推動文件工作的有序開展。構建學校數字化檔案室，能夠有效的解決信息孤島與信息共享不暢通等眾多問題，匯總學校的信息流，切實提高信息資源的使用效率。

4 高職院校數字化檔案室建設的具體途徑

在數字化檔案室建設過程中，學校領導要高度重視，檔案管理部門要精心設計、科學謀劃，檔案人員要積極主動加強學習和研究，為數字化檔案室建設創造一切條件，真正發揮數字化技術的重要作用，提高檔案管理水平，實現檔案利用價值。

（一）提高檔案信息化建設資金投入

當前我國大部分高校并未正確認識到數字化檔案室建設的重要意義，在檔案室建設方面資金投入不足，限制了院校檔案信息的有效共享。高職院校要把檔案信息化納入學校信息化范疇，把數字檔案室工作作為信息化工作的重點，對電子文檔的收集、保管和利用作統籌規劃，有計劃有步驟地加大對檔案信息化建設的投入，落實規劃所需經費，緊密跟隨科學技術的發展步伐，加強對科學技術和電子產品的有效發展與創新，切實提高數字化檔案室的硬件質量與管理效率。

（二）確保數字化檔案內容及信息安全

由于高職院校檔案資料具有重要性與機密性，所以必須對檔案資料進行安全性保護，對于部分的硬軟件設施進行安全化處理，在人員配備與管理方面要注重加強信息安全教育與培訓，切實增強工作操作真實性與準確性，有效的避免人為違規操作，或者是失誤操作，在日常的工作中能夠加強對于檔案系統的檢查和維護，學習現代化管理觀念，加強學習和創新，確保高校檔案管理工作的安全性與先進性。

（三）建設高效的檔案管理團隊

高職院校內部必須構建高效的檔案管理團隊，合理配備檔案工作人員，切實保證檔案室管理工作全面有效開展。學校必須重視檔案人員隊伍建設，構建以學校檔案室專職檔案員為主、各部門兼職檔案員為輔的檔案管理團隊，確保高職院校各部門都有檔案人員，各項工作都能被檔案人員所關注。同時要加強對檔案人員的專業培訓，熟悉檔案工作業務，做到檔案人員專職又專業，從而高效開展檔案管理工作。

（四）科學規劃數字化建設內容

高職院校進行檔案數字化建設時，應當緊密結合自身的實際發展情況，進行科學合理的規劃。首先，對各部門檔案資料收集內容要有規范化要求，確保檔案部門能夠規范齊全地進行數字化采集；第二，要對各門類檔案進行科學合理的分類，根據各類檔案的形成規律進行源頭設計，利用校園平臺系統，實現學校檔案管理數字化、規范化，建好學校網上檔案室；第三，要對檔案人員進行數字化教育培訓，熟悉和掌握數字化技術，確保檔案信息的安全與完整，為高校檔案信息提供完善的保障。

5 結束語

綜上所述，我們能夠看出，當前我國信息技術與互聯網技術快速發展，在數字化時代下，高職院校必須提高檔案室管理工作效率與質量，有效的應用現代信息化技術，確實提高管理效率。高職院校檔案數字化建設有著極為重要的作用，高校的每個部門都必須正確認識數字化檔案建設的重要性，能夠應用科學有效的方法，進一步加強部門內的數字化建設，有效提高檔案管理效率與質量，從而推動高職院校工作整體發展。

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