淺談高職院校數(shù)字化檔案室建設(shè)

王秀峰

【摘 要】隨著我國(guó)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐步發(fā)展，高職院校的數(shù)字化檔案室建設(shè)也引起了我們的充分重視。構(gòu)建數(shù)字化檔案，主要是以電子檔案為對(duì)象，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案的收集與管理、保護(hù)與利用。數(shù)字檔案室是高職院校自動(dòng)化辦公的重要組成部分，也是高職院校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。本文在此背景下，簡(jiǎn)要分析高職院校數(shù)字化檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀，并提出具體的數(shù)字化檔案建設(shè)策略，希冀有效提高高職院校的檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】高職院校；數(shù)字化；檔案室建設(shè)

中圖分類號(hào)： G717.24；G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2018）21-0143-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.063

【Abstract】With the gradual development of information technology and Internet technology in China， the construction of digital record room in higher vocational colleges has also attracted our full attention.The construction of digital archives mainly takes the electronic archives as the object， using computers and other facilities to achieve the collection and management， protection and utilization of archives. Digital record room is an important part of automation office in higher vocational colleges， and also an important part of information construction in higher vocational colleges.In this context， this paper briefly analyzes the present situation of the construction of the digital record room in higher vocational colleges， and puts forward specific strategies for the construction of digital archives， hoping to effectively improve the level of archives management in higher vocational colleges.

【Key words】Higher vocational colleges；Digitalization；Record room construction

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，教育事業(yè)正在朝著數(shù)字化管理方向不斷發(fā)展。數(shù)字化建設(shè)是高職院校檔案管理與創(chuàng)新發(fā)展的重要趨勢(shì)，通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各門類檔案信息資源的整合、加工與整理。高職院校構(gòu)建數(shù)字化檔案室，能夠提高學(xué)校的綜合檔案室管理水平，加強(qiáng)檔案信息資源的有效共享，從而整合優(yōu)化檔案信息資源，有助于進(jìn)一步推動(dòng)高職院校各項(xiàng)工作上新臺(tái)階。

1 數(shù)字化檔案室建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提

檔案信息化，是指相關(guān)部門在檔案管理工作中，準(zhǔn)確應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，合理優(yōu)化檔案信息資源，為人們提供多樣化的服務(wù)。檔案信息化改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將工作重心放置在檔案信息分享上，而不是檔案實(shí)體上。

數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式，例如通過電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)搜集與資料管理。數(shù)字化檔案室與傳統(tǒng)檔案是有較大的差距，管理的對(duì)象并不是傳統(tǒng)觀念中的檔案，而是數(shù)字化信息。

通過數(shù)字化檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，有助于推動(dòng)檔案管理信息化和可持續(xù)發(fā)展，因此，數(shù)字檔案室建設(shè)具有進(jìn)步性。

2 高職院校進(jìn)行數(shù)字化檔案室建設(shè)是必然趨勢(shì)

在日常的教育教學(xué)及管理過程中，學(xué)校老師和學(xué)生都會(huì)產(chǎn)生眾多具有價(jià)值的信息，除了傳統(tǒng)的文字、圖標(biāo)等紙質(zhì)文件外，還有各種音頻資料、聲像資料等非紙質(zhì)的文件材料。這些信息資源正越來越多的以電子文檔的形式被保存和利用，極大地提高了工作的效率，也方便了使用者，推動(dòng)了數(shù)字化檔案室的建設(shè)與發(fā)展。

（一）院校未來發(fā)展要求

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的逐步發(fā)展，出現(xiàn)了多元化的檔案資源載體，除了紙質(zhì)載體，還有膠卷、新型光盤與磁盤等新型載體。在新時(shí)期，高職院校的檔案館（室）建設(shè)走向了多元化，傳統(tǒng)的檔案管理方式難以滿足師生的多元化發(fā)展需求，隨著高職院校實(shí)行電子政務(wù)以及辦公無紙化管理，對(duì)于檔案管理也提出了多元化的要求，基于此種背景下，構(gòu)建數(shù)字化檔案室，也是高職院校發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）檔案信息利用要求

原始檔案是以紙質(zhì)形式保存，但是在現(xiàn)代，人們對(duì)于檔案信息有多元化的需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式以及管理方式難以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)共享。在新時(shí)期必須構(gòu)建完善的檔案管理模式，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)落后的管理方式，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念和服務(wù)措施，以滿足廣大師生對(duì)于檔案信息資源的各種需求。

（三）便于保護(hù)檔案原件

由于傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)檔案，大部分自然因素會(huì)嚴(yán)重?fù)p壞檔案。如果檔案的多次復(fù)印或查閱，也會(huì)損害紙質(zhì)檔案，所以構(gòu)建電子化檔案能夠有效的避免此類問題，也能夠有效的保護(hù)檔案原件。

3 高職院校數(shù)字化檔案室建設(shè)的意義

（一）幫助解決信息孤島問題

信息孤島現(xiàn)象是高職院校較為常見的問題，對(duì)于高校而言，雖然擁有了各種辦公自動(dòng)化平臺(tái)，但是由于平臺(tái)與系統(tǒng)皆是由上級(jí)部門研發(fā)成立的，時(shí)間有所不同，開發(fā)公司也大不相同，所以平臺(tái)的結(jié)構(gòu)也有所不同，之間并沒有一定的關(guān)聯(lián)性，從而形成了信息孤島。比如學(xué)校的人事管理、教務(wù)管理、學(xué)生管理及財(cái)務(wù)、后勤管理等平臺(tái)之間無法做到關(guān)聯(lián)，師生應(yīng)用數(shù)字信息資源時(shí)，必須對(duì)相關(guān)平臺(tái)進(jìn)行逐一檢索，才能夠獲取相關(guān)信息，此種方式不僅耗時(shí)耗力，也不利于信息化建設(shè)。

（二）有助于推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)

高職院校構(gòu)建數(shù)字化檔案室，能夠有效的應(yīng)用信息資源，構(gòu)建高效信息化發(fā)展高層次水平。院校必須正確認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)背景，能夠緊密結(jié)合信息資源的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，有效的整合檔案室的各項(xiàng)資源，確保信息資源管理科學(xué)有序，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的有效共享。在學(xué)校信息化建設(shè)中，對(duì)電子文件進(jìn)行分層管理，有效的改變傳統(tǒng)各部門之間的分散化管理模式，加強(qiáng)各部門的有效管理與統(tǒng)籌發(fā)展，采用整體戰(zhàn)略方式，推動(dòng)文件工作的有序開展。構(gòu)建學(xué)校數(shù)字化檔案室，能夠有效的解決信息孤島與信息共享不暢通等眾多問題，匯總學(xué)校的信息流，切實(shí)提高信息資源的使用效率。

4 高職院校數(shù)字化檔案室建設(shè)的具體途徑

在數(shù)字化檔案室建設(shè)過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，檔案管理部門要精心設(shè)計(jì)、科學(xué)謀劃，檔案人員要積極主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，為數(shù)字化檔案室建設(shè)創(chuàng)造一切條件，真正發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的重要作用，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值。

（一）提高檔案信息化建設(shè)資金投入

當(dāng)前我國(guó)大部分高校并未正確認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案室建設(shè)的重要意義，在檔案室建設(shè)方面資金投入不足，限制了院校檔案信息的有效共享。高職院校要把檔案信息化納入學(xué)校信息化范疇，把數(shù)字檔案室工作作為信息化工作的重點(diǎn)，對(duì)電子文檔的收集、保管和利用作統(tǒng)籌規(guī)劃，有計(jì)劃有步驟地加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，落實(shí)規(guī)劃所需經(jīng)費(fèi)，緊密跟隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展步伐，加強(qiáng)對(duì)科學(xué)技術(shù)和電子產(chǎn)品的有效發(fā)展與創(chuàng)新，切實(shí)提高數(shù)字化檔案室的硬件質(zhì)量與管理效率。

（二）確保數(shù)字化檔案內(nèi)容及信息安全

由于高職院校檔案資料具有重要性與機(jī)密性，所以必須對(duì)檔案資料進(jìn)行安全性保護(hù)，對(duì)于部分的硬軟件設(shè)施進(jìn)行安全化處理，在人員配備與管理方面要注重加強(qiáng)信息安全教育與培訓(xùn)，切實(shí)增強(qiáng)工作操作真實(shí)性與準(zhǔn)確性，有效的避免人為違規(guī)操作，或者是失誤操作，在日常的工作中能夠加強(qiáng)對(duì)于檔案系統(tǒng)的檢查和維護(hù)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，確保高校檔案管理工作的安全性與先進(jìn)性。

（三）建設(shè)高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)

高職院校內(nèi)部必須構(gòu)建高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，合理配備檔案工作人員，切實(shí)保證檔案室管理工作全面有效開展。學(xué)校必須重視檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建以學(xué)校檔案室專職檔案員為主、各部門兼職檔案員為輔的檔案管理團(tuán)隊(duì)，確保高職院校各部門都有檔案人員，各項(xiàng)工作都能被檔案人員所關(guān)注。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案工作業(yè)務(wù)，做到檔案人員專職又專業(yè)，從而高效開展檔案管理工作。

（四）科學(xué)規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

高職院校進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃。首先，對(duì)各部門檔案資料收集內(nèi)容要有規(guī)范化要求，確保檔案部門能夠規(guī)范齊全地進(jìn)行數(shù)字化采集；第二，要對(duì)各門類檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，根據(jù)各類檔案的形成規(guī)律進(jìn)行源頭設(shè)計(jì)，利用校園平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化，建好學(xué)校網(wǎng)上檔案室；第三，要對(duì)檔案人員進(jìn)行數(shù)字化教育培訓(xùn)，熟悉和掌握數(shù)字化技術(shù)，確保檔案信息的安全與完整，為高校檔案信息提供完善的保障。

5 結(jié)束語

綜上所述，我們能夠看出，當(dāng)前我國(guó)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，在數(shù)字化時(shí)代下，高職院校必須提高檔案室管理工作效率與質(zhì)量，有效的應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，確實(shí)提高管理效率。高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)有著極為重要的作用，高校的每個(gè)部門都必須正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案建設(shè)的重要性，能夠應(yīng)用科學(xué)有效的方法，進(jìn)一步加強(qiáng)部門內(nèi)的數(shù)字化建設(shè)，有效提高檔案管理效率與質(zhì)量，從而推動(dòng)高職院校工作整體發(fā)展。

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