新形勢下提升企業檔案工作價值的途徑

狄強軍

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—156—03

摘要 現階段，伴隨著我國社會主義現代化建設事業的不斷推進，我國逐步邁入了經濟發展與社會轉型的關鍵時期，各個領域的改革工作也呈現出繁榮的景象。而就我國重要的經濟主體——企業的運營與發展來看，能否對其內部檔案進行有效的管理和高效的應用，在很大程度上影響著其整體的運行活力與發展潛力。特別是基于信息化、網絡化的時代背景，廣大檔案工作者必須積極探索一條工作開展的新道路，才能為企業發展提供強有力的數據支持。本文以朔黃鐵路公司為例，探討了新形勢下我國相關企業單位提升自身檔案工作開展有效性的具體策略，希望理論的研究，可以對實際工作的開展有所助益。

關鍵詞 新形勢 網絡化 企業檔案工作 開展有效性 策略探究

近些年來，伴隨著計算機技術的不斷完善與推廣，其在愈來愈多的領域中得到了有效的應用，朔黃公司檔案管理工作也難以避免這一歷史發展趨勢。就我國各種規模、各種類型企業的發展實況來看，如果不能牢牢把握檔案管理這一工作，順應信息化的時代發展潮流，就很難在激烈的市場競爭中站穩腳跟。對于企業來說，檔案工作開展有效性的提升，直接彰顯了其內部強大的運營活力以及發展潛力，是評判其管理水平高低的重要指標之一。所以，探究新形勢下檔案管理工作開展的創新策略，對于提升公司的運行活力、助推我國現代化建設，有著較高的現實價值與實踐意義。

一、企業單位檔案工作價值的重要地位

（一）檔案是企業的重要資源

基于復雜多變的市場環境以及日趨多樣化的消費者需求，我國各企業所面臨的市場競爭壓力愈來愈大，如果不能抓住管理這一有效的手段，就很難在激烈的競爭中搶得先機。而在企業單位內部各項管理工作開展的過程中，檔案是其管理、決策的基礎所在，如果要想全面提升內部各項工作開展的有效性，首先要做的就是提升檔案管理工作的開展活力。我們以鐵路單位為例，無論是對原有鐵路線路的維護和擴建，還是創新研發各種新型的技術與產品，亦或是對一些大型設備的引入和應用，都需要依托于檔案部門所提供的完整基礎資料，只有這樣，才能切實提升各項事務推進的質量與效率，促進單位的良性運轉與可持續發展。對于企業單位內部的管理者與決策者來說，檔案是十分重要的一種信息資源，是其經營決策的支持依據。特別是對于發展歷史悠久的企業單位來說，管理者需要在過去的發展軌跡中吸取教訓、總結經驗，這時就需要從檔案中發掘其所需的數據信息?，F階段，伴隨著檔案信息化趨向的不斷凸顯，企業單位的管理工作也逐漸邁向了現代化階段，成為各個企業單位參與市場競爭的有力武器之一。需要注意的是，檔案并不可以直接產生經濟效益，其價值主要凸顯在應用過程中的憑證作用。所謂檔案管理，是以特定的形式將某些事實、數據、信息留存下來，從而為其他活動提供必要的數據支持。如此一來的，檔案不僅可以直觀地說明企業單位的各項具體活動，同時也可以保障單位整體以及內部當事者的合法權益。

（二）檔案是重要決策的依據

企業單位的運營與發展，始終不能脫離決策這一重要的因素。而決策的正確、恰當與否，深受這一要素的影響。特別是伴隨著我國社會主義市場經濟的持續、高速發展，我國各企業單位在經營機制、管理架構等層面都做出了進一步的調整，這就意味著檔案在愈來愈多的領域中得到了有效的應用，并且深刻影響著企業單位的經濟效益與社會價值。理論上來說，企業單位的檔案應當涵蓋企業單位生產、管理、經營活動的全部要素，例如科技研發、技術創新、原料采購、商品生產、財務管理、人事安排、品牌營銷、經營決策等，直接影響著企業單位的經營方向與發展狀況。因此，對于各企業單位的檔案管理人員來說，如果可以將檔案管理工作的具體指標與要素落到實處，就可以幫助企業單位的領導者、決策者全面了解企業單位的經營現況，及時調整經營戰略，實現其決策行為同單位企業發展需求的有效契合。在此基礎上，社會各個主體也會更加認同企業單位的經營成果，這就為不同主體的信息交流與業務合作打下了良好的基礎。除此之外，檔案管理工作并不是一蹴而就的，而是貫穿企業單位發展始末的一項持久性工作，這就意味著在不同企業單位長期發展的歷史進程之中，檔案管理工作必須做出恰當的鞏固與強化，這對于企業單位的持續、穩定發展，有著不容忽視的重要價值。如果企業單位經營管理戰略是依托于檔案管理成果所提出的，那么將在很大程度上提升企業單位資源配置效率，對其提升自身的運營活力與市場競爭力大有助益。

（三）提升企業單位軟實力

現階段，企業單位間競爭的要素已經不僅僅局限于資金規模與設施配備情況，更多的則側重于企業單位管理與人才培養，我們可以將其統稱為企業單位的軟實力。而就企業單位內部管理工作的開展來看，檔案工作發揮著十分基礎的作用，是企業單位管理系統中不可或缺的重要環節。除去上文中所說的檔案管理在科技研發、技術創新、原料采購、商品生產、財務管理、人事安排、品牌營銷、經營決策等方面的重要價值，企業單位的每一個部門都需要檔案來為自身工作提供有力的數據信息支持。例如干部的選拔與任用需要組織部通過檔案了解相關人員的履歷及工作表現，而紀檢部門工作的開展，則需要對財務憑證和原始記錄進行調取。除此之外，企業單位與職工的糾紛也需要各類檔案和文件的證實。更重要的是，伴隨著計算機網絡技術在企業單位檔案管理工作中的廣泛應用，檔案作為一種信息資源，已經可以間接地為企業單位創造更大的社會價值與經濟效益。創新是企業單位生存、發展的基礎所在，而檔案管理工作的高質、高效開展，可以及時解決生產過程中存在的難題，全面提升生產的質量與效率，優化生產結構，助推企業單位整體的創新型發展。

二、創新并提升檔案管理工作

（一）轉變思想，提升管理方式

人們常說：思想是行為的先導。這就要求有關人員全面認識檔案管理工作的開展價值，并將思想層面的認識落實在實際行動之中。現階段，企業單位檔案管理工作的創新開展，必須先從管理思想和意識方面實現創新，只有這樣才能減少相關工作的開展阻力，最大程度上實現檔案管理工作的開展價值。而這一目的的實現，需要企業單位內部領導者、決策者以及廣大檔案管理人員勇于打破傳統管理模式的桎梏，積極轉變自身的管理理念，全面樹立自我超越意識，有針對性地調整和定位自身的工作。

在突破思維桎梏的基礎上，廣大檔案工作者需要從工作方式上尋求轉變。這一目的的實現，要求相關主體主動轉換看待、處理問題的角度。具體來說，廣大檔案工作者應當拓展自身的管理視野，豐富自身的專業知識，培養自己對多個領域的興趣。如此一來，可以及時跟進其所在工作領域的現實狀況以及發展動向，并且借助于業內最為先進的理念和前沿的技術，靈活應對檔案管理工作中的各種問題，實現從“單一專業型”向“多樣復合型”的有效過渡。

除此之外，廣大檔案工作者要不斷提升自身的業務功底、管理能力以及服務意識，不僅要熟練掌握檔案管理工作的各個環節、步驟，全面落實不同類型檔案所對應的管理方法與指標，同時還需要加強對計算機以及網絡知識的學習，了解到通過這一平臺開展檔案管理工作的方法與技巧，實現自身管理水平的有效提升，助推于企業單位內部檔案管理工作的信息化建設。

（二）發展信息電子化建設

現階段，我國逐步邁入了經濟發展與社會轉型的關鍵時期，各個領域的改革形勢十分激烈，而作為我國重要經濟主體之一的企業單位，必須牢牢把握信息化的時代發展潮流，才能在激烈的市場競爭中搶得先機。相關市場調研結果顯示，企業單位信息化的加速推進，必然要求輔以檔案工作的信息化開展。近些年來，各種規模、各種類型的企業單位都呈現出信息化的發展態勢，特別是一些大中型企業單位中電子商務的發展，已經從簡單的數據處理過渡到戰略型的資源計劃，信息技術深刻影響著企業單位內部產品研制、生產以及銷售的整個過程。對于各企業單位來說，其內部的生產和其他主要業務必須依托于基礎的檔案工作，所以，檔案管理的信息化建設迫在眉睫。

而如何提升檔案建設與管理的信息化水平，要求相關主體秉承統籌兼顧的思想理念，從整個系統著眼檔案的信息化建設，并且借助于網絡平臺，聯通各個部分，發揮檔案系統的整體優勢，并且提升相關主體的管理水平。首先，應當制定一套完善的檔案信息化管理標準，并且在單位內部大力推廣相關的管理應用軟件，不斷提升相關人員管理、整合、積累、應用電子文件的能力，從而在單位內部建立起檔案數字化、資源共享化、服務對象擴大化的檔案信息系統。

（三）建設檔案制度建設與管理隊伍建設

任何一項工作的持續、高效開展，都離不開一支高素質、專業化的人才隊伍，企業單位內部的檔案管理也不例外。特別是基于電子檔案所具有的內容多元化、載體多樣化、處理方式一體化以及管理手段技術化的特征，相關企業單位必須重視專業化人才的培養工作，才能為實際工作的開展提供強有力的智力和技術支持。換句話說，只有解決好了人員問題，才能使檔案信息化建設沿著正確的軌道前行，從而契合社會各主體以及經濟市場對于檔案工作的開展需求。

現階段，許多企業單位內部的檔案部門凸顯出專業人才匱乏的發展問題，特別是一些高技術能力、高處理水平的復合型人才更是少之又少。許多企業單位內部的檔案管理人員隊伍不穩定，頻繁出現崗位調動甚至是跳槽的問題，嚴重制約了企業單位內部各項工作開展效率與質量的提升。針對這一普遍存在的問題，企業單位內部的管理者必須加大重視力度。首先，應當把好檔案管理及其相關崗位的“用人關”，明確不同崗位的用人標準以及工作門檻，避免出現“任人唯親”的不良現象，從源頭處提升管理隊伍的專業性。其次，為了更好的順應信息化、網絡化的時代潮流，企業單位內部應當盡可能為檔案管理人員提供學習專業理論與前沿技術的機會，使其可以熟練掌握同其工作關聯密切的知識，從而更好的服務于實際工作的開展。最后，檔案深刻關系到企業單位內部數據信息甚至是商業機密，所以要求相關工作人員具備較高的思想道德與專業素養，在不良誘惑面前可以堅守自己的本心。所以，企業單位應當加大對這一人群的思想教育力度，使其正視自身所肩負的崗位職責與社會責任。與此同時，還可以輔以必要的獎懲措施，在工作環境以及生活條件上給予工作人員更大的關懷，使其以更加積極、主動的姿態，投身于企業單位的檔案信息化建設浪潮之中。

最后，企業單位還可以借助于內部的宣傳教育，全面提升不同崗位人員對于檔案管理的重視力度。具體來說，要大力宣傳檔案部門貫徹黨和國家法律法規的創新舉措，要大力宣傳檔案工作服務于企業單位生產經營、改革發展的重要事例，要大力宣傳檔案工作的新成績，要大力宣傳檔案工作戰線的先進典型，營造良好的檔案宣傳氛圍，為檔案事業科學發展提供強大輿論支持，不斷提高檔案工作的影響力。在此基礎上，應當鼓勵有關人員積極參與到同檔案管理相關的征文、競賽以及專業能力比拼活動之中，全面提升管理人員的工作積極性以及主觀能動性，在單位內部營造起良好的競爭氛圍。

三、堅持依法治檔并提升監管力度

檔案管理工作的開展，同樣也離不開一套強有力的監管機制。所以，企業單位應當基于自身的發展實況以及戰略定位，再結合國家、省、市等多級政府出臺的法律、法規、政策等，建立起一套科學的檔案管理制度，為各項事務的推進提供強有力的制度保障。這一目標的實現，一方面要將檔案管理制度與體系建設納入企業單位管理制度的范疇之中，從而降低工作開展所面臨的阻力。另一方面，該制度要涵蓋檔案管理總則、文件歸檔流程、借閱制度、銷毀制度等多個要素，避免出現“無章可循”的尷尬局面。除此之外，要加大對有關人員的監管力度，確保各項工作的及時到位，落實崗位責任制度的具體要求，將每一項工作落到實處。我們以總公司對子公司的檔案監管為例，應當建立健全檔案績效考核制度，子公司每年年底將年度檔案統計報表上報集團公司，然后由總部科學評估不同主體的檔案管理情況，并將安全責任制的具體要求落實下去。

四、采用現代科學方法管理檔案

需要注意的是，檔案的信息化管理與建設，始終需要依托于電子計算機技術，從而發揮其高運算速度、高精確度、大儲存量以及強邏輯判斷能力的優勢。我們以文件的管理為例，企業單位內部應當加大宣傳教育力度，引導檔案管理人員學習有關計算機的專業知識與技術，提升自身應用計算機接收、查找、借閱、歸還文件的能力。特別是針對部分到期應銷毀的文件，借助計算機的編程功能，相關工作人員可以及時辨認并銷毀該部分文件，從而全面提升檔案管理工作開展的有效性?，F階段，企業單位內部的檔案呈現出規模擴大化、載體多元化以及價值集成化的態勢，這就要求相關主體積極應用電子計算機技術，編制一些如大型索引、特殊統計、內容介紹等的專業程序，從而更好地服務于一些特殊的編研工作，全面提升企業單位內部檔案管理以及統計服務工作開展的實效性。所以，對于企業單位內部的決策者、管理者來說，必須加大對檔案信息化建設的政策引導與資金投入力度。一方面，要從思想層面重視這一工作的開展，給予信息化建設以更大的支持。另一方面，要加大硬件上的引進力度，配備專門的電子計算機，并且定期更新和完善內部的局域網，提升企業單位內部以及各企業單位間信息交流與業務合作的有效性，實現檔案信息化建設價值的最大化。

五、合理高效應用檔案

檔案管理工作的開展，其根本目的在于合理、高效應用檔案，為其各項工作的開展提供強有力的數據信息支持。所以，檔案的規范管理不能同有效利用割裂開來。我們以朔黃企業的擴建改造為例，借助于對檔案資料的深入發掘、全面整合、科學分析以及有效利用，企業做出了提前還貸的重要決定，最終節省貸款利息費用支出近10億元。由此我們可以看出，廣大檔案管理人員應當牢牢把握決策者、管理者、領導者的需求動機以及決策趨向，及時選取、整合并分析同企業決策相關聯的檔案資料，從而為其提供更加細致、高效的檔案服務，為其綜合競爭力以及市場占有率的提升，打下堅實的物質基礎。

六、結語

總而言之，企業單位檔案管理工作的開展狀況如何，深刻影響著其內部各項事務的推進質量與效率。相關主體應當重視這一工作的開展，不斷提升工作開展的有效性、科學性，為企業單位的運營與發展提供強有力的數據支持。