保險業(yè)電子文件風(fēng)險管理研究

高思宇

摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展，電子文件已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)中，保險行業(yè)也不例外，電子文件的風(fēng)險管理也已經(jīng)成為研究的方向。本文對保險業(yè)電子文件風(fēng)險進行分析，并提出相應(yīng)的規(guī)避風(fēng)險的對策。

關(guān)鍵詞：保險；電子文件；風(fēng)險分析

前瞻產(chǎn)業(yè)研究院《互聯(lián)網(wǎng)對中國保險行業(yè)的機遇挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略專項咨詢報告》指出：保險信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在兩個方面：其一，從軟、硬實力兩方面提升IT基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)業(yè)務(wù)的能力，如實施標(biāo)準(zhǔn)化的IT運行管理、建設(shè)可靠的數(shù)據(jù)中心和災(zāi)備中心等，以保持業(yè)務(wù)穩(wěn)定、持續(xù)運行；其二，運用云計算、大數(shù)據(jù)處理、移動智能終端等層出不窮的新技術(shù)，做好數(shù)據(jù)挖掘，促進精細(xì)化服務(wù)和保險業(yè)務(wù)創(chuàng)新

發(fā)展[1]。

隨著保險業(yè)不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，電子文件為檔案提供了新的載體，硬盤、磁帶、光盤已經(jīng)成為檔案中必不可少的一部分。而大數(shù)據(jù)時代的到來，云存儲成為一種新的儲存方式，這也就使得電子文件風(fēng)險管理變得尤為重要，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件更加需要進行風(fēng)險的規(guī)避，確保文件的真實安全。

1 保險業(yè)電子文件管理存在的問題

1.1 保險電子檔案管理意識薄弱

保險行業(yè)對電子文件管理意識薄弱是檔案管理工作中的突出問題。大多數(shù)的保險機構(gòu)只是注重對保險工作本身的管理和資金投入，而忽視了對保險電子文件的技術(shù)支持和資金支持。保險電子文件和保險電子檔案不僅是真實記錄保險工作的重要載體，也是保險公司賴以生存的生命線[2]，因此對保險業(yè)電子文件風(fēng)險管理是刻不容緩的。

1.2 缺乏有效的管理方法

保險業(yè)電子文件覆蓋的范圍廣泛、內(nèi)容龐雜不易管理，有些保險機構(gòu)在工作中使用信息技術(shù)，但是受現(xiàn)實條件的限制，如技術(shù)、資金、人員等，難以完全實現(xiàn)保險檔案信息化，增加了保險檔案查詢訪問的難度。保險檔案信息化是保險業(yè)檔案管理的發(fā)展方向，利用科學(xué)有效的方法管理保險業(yè)電子文件、把風(fēng)險降到最低是當(dāng)前保險行業(yè)應(yīng)該重視的問題。

1.3 缺少專業(yè)的電子文件管理人員

保險業(yè)電子文件的有效管理與保險業(yè)服務(wù)大眾的水平息息相關(guān)，保險機構(gòu)不積極主動培養(yǎng)相關(guān)的人才是當(dāng)前保險電子文件管理的一大問題。調(diào)查顯示，中國的保險行業(yè)代理人總體流失率每年高于50%，其中，保險公司業(yè)務(wù)員工作的第一年流失率最高，甚至高達(dá)80%[3]。將保險業(yè)檔案進行信息化不僅需要資金的支持，更加需要先進的技術(shù)與專業(yè)的人員，增加聘用專業(yè)的檔案管理人才也是必不可少的。

2 保險業(yè)電子文件存在的基本風(fēng)險

2.1 電子文件讀取性風(fēng)險

保險業(yè)電子文件的讀取性風(fēng)險就是文件信息的不可讀、不可用。電子文件的存儲介質(zhì)包括磁盤、磁帶、光盤等，具有存儲密度高、存儲形式多樣等特點，但是高存儲也面臨著高風(fēng)險。存儲介質(zhì)易受外力損壞，一旦介質(zhì)受損，文件可讀性便失去了保證。此外，電子文件的載體和讀取設(shè)備的分離性要求利用時必須有讀取設(shè)備，沒有讀取設(shè)備的電子文件是不可用的。

2.2 電子文件傳輸安全性風(fēng)險

網(wǎng)絡(luò)安全一直是無法完全解決的問題，而一般電子文件的傳輸是通過網(wǎng)絡(luò)，如果在傳輸過程中遇到黑客或者病毒，就會對電子文件的傳輸造成嚴(yán)重的威脅。病毒的侵入可能會使得電子文件被篡改甚至銷毀，造成信息不真實或者丟失。另外，電子文件的傳輸是可以進行壓縮、加密的，但如果遇到壓縮、加密的技術(shù)不成熟，在傳輸過程中也會對電子文件造成損壞。電子文件在傳輸過程中引發(fā)的安全問題是不容忽視的。

2.3 客戶信息泄露風(fēng)險

保險機構(gòu)的客戶信息大多都很詳細(xì)具體，這些信息如果不慎泄露后果就會不堪設(shè)想，不法分子獲取客戶信息后就會對客戶的財產(chǎn)甚至人身安全造成危害，如美國保險經(jīng)紀(jì)公司的54萬個人的信息丟失，就存在著嚴(yán)重的安全隱患。客戶信息丟失、經(jīng)濟損失直接導(dǎo)致了公眾滿意度下降，進而失去信心，這種不信任很可能導(dǎo)致保險機構(gòu)的公信度降低，造成不可彌補的損失。

3 保險業(yè)電子文件風(fēng)險因素分析

3.1 機構(gòu)內(nèi)部因素

保險業(yè)機構(gòu)內(nèi)部的文件管理制度不健全也會造成電子文件管理存在風(fēng)險。一些機構(gòu)再電子文件管理初期企圖套用紙質(zhì)文件的管理方法，但電子文件在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中面臨的風(fēng)險遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)文件，一味的套用是不可取的。管理制度的不完善也會造成電子文件管理職責(zé)在組織內(nèi)部的分布不合理，組織不當(dāng)將會造成電子文件管理職責(zé)的空缺、重疊等問題，導(dǎo)致電子文件的質(zhì)量問題等不良后果。

3.2 自然環(huán)境因素

在電子文件的保管場所中可能會存在建筑、溫度、濕度、光線等方面的問題。不適宜的保管場所就會導(dǎo)致電子文件質(zhì)量對的缺損。計算機內(nèi)的元部件也會受氣溫、濕度、灰塵的影響使其性能變差，影響電子文件的質(zhì)量。

不可抗力的因素也會威脅電子文件的管理，如洪水、地震等天災(zāi)因素，以及戰(zhàn)爭、縱火等人禍因素。美國ABC公司的調(diào)查表明，在造成數(shù)據(jù)丟失的原因中，暴風(fēng)雨占9.4%，火災(zāi)或爆炸占8.2%，水災(zāi)占6.7%，地震占5.5%[4]。

3.3 社會環(huán)境因素

在電子文件的管理中法律法規(guī)因素是影響其質(zhì)量的重要因素，例如，在《電子文件歸檔與電子檔案管理制度》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)章制度出臺之前，很多機構(gòu)的電子文件管理都是處于無章可循的狀態(tài)。另外，保險行業(yè)同行之間競爭激烈，相互競爭的同時又在相互模仿學(xué)習(xí)，先進的管理制度能帶動整個行業(yè)的科學(xué)管理，而不規(guī)范的行為也會在行業(yè)內(nèi)部進行傳播，從而產(chǎn)生惡劣的影響。

4 保險業(yè)電子文件風(fēng)險管理策略

4.1 強化電子文件風(fēng)險意識

在保險行業(yè)應(yīng)對電子文件風(fēng)險的過程中，可怕的不是文件風(fēng)險本身，而是對風(fēng)險無知、不予理會的態(tài)度。為了加強保險行業(yè)對電子文件風(fēng)險的意識，主管的部門應(yīng)該向整個公司機構(gòu)不斷普及和深化電子文件存在保存風(fēng)險的意識，使得員工在工作中引起注意，在進行電子文件管理的時候就能讓這種意識深刻地存在，避免不必要的損失。

4.2 盡量避免自然因素造成的風(fēng)險

面對電子文件風(fēng)險的自然因素，就要做到：改善電子文件的保存管理環(huán)境，如適度調(diào)節(jié)溫濕度、控制磁場；加強建筑質(zhì)量；對于雷擊風(fēng)險，就可以采取設(shè)置避雷針、避雷圈等措施，保證電子文件介質(zhì)的物理安全。

4.3 制定科學(xué)合理的電子文件管理方法

制定科學(xué)合理的管理方法是保險機構(gòu)對電子文件規(guī)避風(fēng)險的重要舉措。首先，保險機構(gòu)要明確電子文件管理的基本思路，可以運用“文件與信息生命周期管理”模型，將電子文件進行合理有序的管理。其次，保險機構(gòu)可以明確電子文件管理人員的具體職責(zé)，將職責(zé)細(xì)分到每一個人身上，一旦出現(xiàn)問題就能快速發(fā)現(xiàn)是哪個部分的管理不到位，方便對問題的追究。

4.4 加強電子文件制度建設(shè)

保險機構(gòu)對電子文件的管理首先要遵循現(xiàn)有的、已出臺的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)則》就明確了電子文件管理必須保證“真實性、完整性、可靠性、可用性”的基本要求。保險機構(gòu)還可以制定適用于內(nèi)部電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)制度，比如可以采用多種備份形式轉(zhuǎn)移風(fēng)險，利用脫機轉(zhuǎn)移和聯(lián)機轉(zhuǎn)移的方法將電子文件進行備份。

4.5 做好異地備份

異地備份可以在本地系統(tǒng)和數(shù)據(jù)受到無法復(fù)原的破壞時，恢復(fù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。異地備份的方法多種多樣，可以進行同城異地、全球異地；脫機異地備份、災(zāi)備中心、外包備份等。如平安公司舊建立了IT災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)，將58個關(guān)鍵系統(tǒng)中每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的“災(zāi)難恢復(fù)時間”和“災(zāi)難恢復(fù)數(shù)據(jù)指標(biāo)”進行落實，災(zāi)后就能確定優(yōu)先恢復(fù)那些數(shù)據(jù)。

參考文獻

[1]保險行業(yè)基礎(chǔ)信息化現(xiàn)狀分析.http：//www.bai-ke.cn/jingjijinrong/224106

[2]石玉，賈東月.保險業(yè)電子文件風(fēng)險因素探析[J].檔案，2010，02：49-52.

[3]揭秘險企增員“怪圈”代理人首年流失率可達(dá)80%.中國保險網(wǎng).http：//www.china-insurance.com/news-center/newslist.asp？id=123754

[4]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.8.