機關檔案室電子文件歸檔工作初探

王怡青

摘 要：自從進入二十一世紀以來，我國政府部門開始著眼于把工作重心放在有關機關單位的檔案室電子文件歸檔方面。因為，機關單位的檔案信息建設將會對整個政府機構的工作運行造成直接影響。同時，當前我國眾多機關單位的辦公程序都呈現出了自動化，這種自動化的辦公流程將檔案信息自動整理和分列開來，使我國政府管理下的機關單位形式發生轉變，使其逐漸向服務公眾方向發展，以此來促進政府職務進程的深入。

關鍵詞：機關單位；檔案信息；電子檔案；檔案歸置；相關措施

當前我國社會形式變化多樣，這使得政府部門領導下的各項機關單位必須提高自身的責任意識，將內務部分的檔案信息建設與整理工作做到最好。因為，倘若機關單位的檔案信息管理工作出現紕漏，勢必會給政府部門的各項改革措施帶來實質性的影響。接下來，筆者將就機關檔案室的電子文件歸檔工作的現狀和存在問題做出總結與歸納，并且提出相應的解決措施。

1 對我國機關單位檔案室電子文件的管理現狀進行分析

1.1 客觀因素導致的機關單位檔案室電子文件管理問題

1）檔案室電子文件存在屬性缺失。眾所周知，在上個世紀中后期，以及本世紀初期，我國機關單位對于檔案信息的保存工作都是通過紙質檔案這種媒介方式來進行存儲工作。而隨著時代的不斷變遷，各種新事物層出不窮，在檔案信息的存儲方面也出現了一種新型的保存方式，即通過電子信息的方式來保存檔案信息。然而這種新事物的產生與發展并不順利，因為在此之前從事檔案室管理工作的人員并沒有接觸過這方面的工作，他們不知道如何對電子文件進行接受與保存工作，甚至不知道該采取怎樣的態度來應對電子信息的接受工作，這種情況導致檔案室的電子文件存在屬性缺失。

2）檔案室電子文件存在軟件和硬件系統依賴。在機關單位檔案室電子文件的歸檔工作中，由于每個機關單位工作形式的不同，導致它們的電子文件整理和存儲格式也有所差異。這樣一來，每一個機關單位的內部人員由于只精通所屬單位的電子文件歸檔形式，而不了解政府部門其他機構的電子文檔歸檔形式，無法實現在政府部門各機構之間的電子文件共享。另外，由于電子文件的存儲與閱讀是需要計算機設備來實現的，那些年紀比較大的機關單位工作人員就顯得處于劣勢地位，他們無法實現跟年輕同志同樣的工作效率，甚至對于電子文件的管理工作也很難實現。

3）檔案室電子文件容易發生被動式修改。當前我國社會以發展經濟和科技為主，國家對科學技術的不斷推崇使得電子文件取代紙質檔案成為時代發展的主流。我們傳統意義上的紙質檔案雖然比較厚重，所占的保存空間比較大，但是倘若有人惡意對其進行修改可以很容易被發現修改過的痕跡。而電子文件與其恰恰相反，電子文件可以利用計算機設備對其壓縮。壓縮之后的電子文件只需要一個小小的U盤或者光盤，網絡硬盤等就可以對其進行存儲，這樣一來就節約了很大的保存空間。但是對其進行內容修改很難被發現，而且只要有電子編輯設備就可以對其進行內容篡改，這樣很難保證電子文件信息的真實性和安全性。

1.2 主觀因素導致的機關單位檔案室電子文件管理問題

1）檔案室工作人員疏于對電子文件管理方式的掌握。紙質檔案是我國機關單位傳統意義上對于信息的一種保存檔案，早在我國建國初期就被廣泛，因此廣大社會群眾對其比較信賴，并且易于接受。另外，最近兩三年在我國社會新聞中經常會看到這樣的報道“某機構公眾信息泄露，或者是某明星的隱私通過電子計算機被泄露出去。”除此之外，經常會有一些企業單位受到黑客的惡意入侵。盡管這些只是小概率事件，但依然在我國社會中引起了軒然大波，使得人民群眾一致認為電子文件安全性沒有保障。另一方面來將，電子文件的入侵使我國機關單位管理人員的工作形式發生重大轉變，他們在應對這一轉變的同時，還要評估外部入侵的風險，因此導致檔案室電子文件歸檔工作停滯不前。

2）檔案室電子文件歸檔方式缺乏科學性管理。從檔案室電子文件的歸檔方式我們不難發現，當前我國機關單位的電子文件歸檔并沒有一個統一的管理體系，而且電子文件的存儲呈現出一個混亂不堪的場面。這樣使得機關單位從事電子文件管理工作的人員無法及時對電子文件進行尋找與處理工作。另外，這種混亂不堪的歸檔局面也很容易造成電子文件的缺失。

2 針對我國機關單位檔案室電子文件管理問題的相關措施

2.1 制定科學合理的檔案室電子文件管理制度

1）從檔案室電子文件的收集方面進行分析。針對檔案室電子文件的歸檔工作，在收集階段機關單位管理人員應該按照其的存在范圍進行合理性區分，只針對重要的、近期的電子文件進行歸檔工作。對于那些存在年代比較久遠的電子文件完全沒有歸檔的必要。另外，當前機關單位都是自動化的辦公體系，針對一些沒有特殊性要求的電子檔案，可以利用自動化辦公將其呈現在我國公民面前，以供其瀏覽

利用。

2）從檔案室電子文件的鑒定方面進行分析。針對機關單位檔案室電子文件的鑒定應該從三個階段出發。首先，也是最重要的一點，要求機關單位內部進行鑒定，鑒定出內部部門認為具有利用價值的電子文件，對于這類電子文件進行優先歸檔，并且將其上傳到機關單位內部網絡系統。其次，是由掌管檔案室事物的工作人員進行二次鑒定工作，這一階段的工作任務是對上個階段評估出來的重要電子文件進行分辨，分辨的內容除了電子文件自身的價值之外，還應該包括電子文件的需求檢測，這樣有利于對其進行分期保管。最后，鑒定篩選出來的電子文件保管年限，有的電子文件只是在某一時間段有利用價值，而有的電子文件長期有效。管理人員需要對這類電子文件進行正確區分歸檔。

2.2 提供開放的檔案室電子文件以供公眾瀏覽利用

一般而言，我國機關單位檔案室電子文件的歸檔有一部分是為了機構內部而服務的。因此，這類電子文件要求在保存時密封，或者需要驗證密碼，只有職務達到一定高度的工作人員才有資格瀏覽。另一部分保密度要求不高的電子文件可以供公眾瀏覽，但是機關單位并沒有將其進行公開，針對這類電子文件希望機關單位可以將其進行解密，上傳到公開網絡，任由我國公民可以隨時隨地對其進行讀取和利用。

2.3 定期銷毀過時的檔案室電子文件

我國政府部門管理的機關單位數量很多，陣容龐大。因此，這些機關單位形成和管理的電子文件數目也很大。雖然與紙質檔案相比而言只是九牛一毛，但是數量眾多的電子文件運行起來會很容易造成機關單位的電子信息系統崩潰。因此，這便要求機關單位負責電子文件歸檔工作的管理人員定期銷毀失去利用價值的電子文件，這樣一方面可以避免電子信息系統的崩潰問題，另一方面也可以節約出更多的文件保存空間。

3 結束語

綜上所述，在我國社會發展的現階段，機關單位的檔案室建設工作尤為重要。我國機關單位傳統的檔案信息管理方法已經不能滿足工作的需要，需要相關管理工作者找到一種新型的檔案信息管理方法來為機關單位的檔案建設工作服務。這種新型的檔案信息管理方法就是我們當前社會所提倡的電子檔案管理方式，這種方法顛覆了傳統的紙質檔案管理方式，使機關單位的檔案信息更加具有安全性。

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