淺談在新醫改下做好縣級醫院文書檔案工作的幾點體會

胡濤 唐曉峰

摘 要：縣級醫院作為醫療衛生機構中的重要力量，其覆蓋地域廣、服務人口多、承擔著醫療、科研、教學、急救、預防、保健等多項功能，在縣鄉村三級醫療服務體系中起著龍頭作用，在國家推行“新醫改”大背景下，縣級醫院更是發揮著“主力軍”的作用，隨著公立醫院改革各項任務逐步涉入“深水區”，如何在“新醫改“大背景下將醫院文書檔案工作做好，對于現今以及未來了解我國醫療衛生體制發展具有重要的歷史意義和價值。

關鍵詞：新醫改；縣級醫院；文書檔案；作用

醫院檔案是行政、科研、后勤、資產管理及其他各項工作中直接形成具有保存價值的文字、圖像、音像等具有不同載體的歷史記錄。醫院檔案一般分為綜合檔案、病歷檔案和人事檔案等。其中綜合檔案中主要包含文書、科研、設備、基建、財務、影像等檔案大類。這些檔案資料在醫院建設發展中起著查考憑證、參考依據、科學研究和宣傳教育的重要作用。

隨著國家新醫改工作的不斷深化和推進，縣級醫院的醫療質量不斷提高，對外協作不斷增多，整體實力不斷提升，在這種情況下，加強縣級醫院文書檔案管理工作顯得更加重要。

1 加大投入改善文書檔案工作基礎條件

醫院層面要高度重視文書檔案的管理，充分認識檔案管理在醫院發展建設中，尤其是在新醫改大環境下的的重要作用，要為文書檔案工作提供相關保障，并根據醫院的發展，加大檔案工作硬件設施投入，配備所需硬件設施，完善基礎設施，為文書檔案工作提供物力、財力保障。

2 加強宣傳樹立檔案管理意識

在縣級醫院中，大多數沒有專職檔案管理人員，檔案管理工作由文秘人員兼任，醫院對檔案管理工作也不是非常重視，因此，做好檔案宣傳工作，主動樹立良好的形象，向職工宣傳檔案的工作性質和職能，宣傳檔案工作在醫院各個方面發揮的重要作用，顯得更加重要。通過宣傳，使廣大職工認識和了解檔案工作，增強他們的檔案意識，提高他們支持和參與檔案工作的積極性。此外，還要拓展宣傳工作的思路，不斷更新檔案宣傳手段、內容、形式，增強宣傳吸引力，結合每一階段醫院的中心工作和檔案工作實際，找準檔案宣傳切入點，達到最佳宣傳效果。還可以利用已有檔案資料在醫院的簡報、宣傳欄、網站、電子屏上宣傳檔案工作，同時還要廣泛宣傳國家檔案的法律、法規、制度，強化全院職工特別是醫院領導的檔案意識，使檔案工作目標管理能列入領導議事日程和醫院發展規劃，促進檔案工作有計劃、有步驟的開展。

3 強化檔案的收集工作

檔案的收集工作是檔案管理的基礎和前提。檔案是醫院工作的資料庫和信息庫，真實記錄了醫院的組織沿革、制度建設和事業發展，使醫院每前進一步都有據可查、有史可鑒，對醫院的歷史、現狀及發展都有非常重要的價值。縣級醫院里，科室、職工的檔案管理意識普遍不強，往往形成文件處理完后不及時歸還，檔案處于分散保存的一種狀態。這要求檔案管理人員對分散的文件要主動收集，按照一定的規定集中保存，這就凸顯了檔案收集工作的重要性。此外，醫院還要建立健全文書檔案管理的相關制度，使文書檔案的收集有章可循，使文件材料流向清楚，辦理完畢的文件材料及時收集，集中保管，能避免因散存而遺漏丟失，從而使文書檔案管理形成制度化，規范化。

4 提高檔案的利用水平

檔案工作的最終目的是開發利用檔案資源，工作中應通過更深層次的、多路徑、現代化技術地收集與開發檔案資源，不斷提高檔案成果的使用價值，為醫院業務、科室管理及患者資料服務，與其他各部門一起共同促進醫院的社會效益和經濟效益。去年以來，隨著新醫改工作的推進，文書檔案工作的重要性也日漸凸顯。例如：在我院數次新醫改檢查中，我們有效利用保存的檔案資料，采用文字、圖表、照片等形式制作了二十面展板，全方位的展示了醫院在新醫改各個階段中工作的變化、亮點、成績得到了檢查組、社會各界及醫院職工的好評，收到了很好的效果；對口支援工作也是新醫改工作中的一個重要內容，既包括省市醫院對口支援我院的各種文件、協議、名冊，還有我院對口支援鄉鎮衛生院的各種檔案資料，這些資料都是新醫改工作的具體體現，重要性不言而喻。在今年參加全市省級對口幫扶擂臺賽中，我們利用檔案資料制作的展板、視頻、宣傳彩頁，既宣傳了新醫改工作亮點，增強了新醫改氛圍，又很好的宣傳醫院，提高了醫院社會影響力，這與檔案資料的收集、歸檔、充分利用是密不可分的。

5 目前縣級醫院檔案工作中存在的問題

1）檔案意識不強，檔案利用率低。當前各級醫院，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫院管理中，各醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案納入目標考核。由于管理制度不嚴、不健全，不能及時移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

3）檔案管理人員知識更新不夠，業務水平不高。檔案管理人員的素質影響檔案管理水平，在醫院人才培養中，一般只重視醫療專業技術人員素質的提高和繼續教育，往往忽視了檔案管理工作人員的業務培訓，醫院沒有綜合檔案室，管理人員也多為兼職，沒有機會對檔案知識進行系統培訓和新知識的更新。針對以上問題，除了做好相關宣傳工作外，檔案管理工作人員也要從自身做起，盡職盡責，加強檔案專業知識以及相關人文知識、信息化知識和醫學知識的學習，豐富自己的視野，拓寬自己的知識結構，做好本職工作，努力提高檔案的利用率，充分發揮醫院現有檔案為職工服務的作用，讓檔案管理工作得到醫院和職工的認可，從而為逐步形成重視檔案工作的良好氛圍做好鋪墊。

參考文獻

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作者簡介

胡濤（1982-），男，漢族，陜西勉縣，研究方向：檔案專業。