信息數(shù)字化對高職院校檔案管理的影響分析

吳曉芳

摘 要：當(dāng)今社會迎來數(shù)字信息化潮流，信息數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會的方方面面并且得到了人們的稱贊，高職院校檔案管理更需要信息數(shù)字化技術(shù)的運用。熟練掌握數(shù)字信息化技術(shù)極大提高了檔案管理的效率和檔案管理的能力，如何充分利用這一技術(shù)來彌補高職院校的檔案管理中存在的不足，將高職院校檔案管理提升新的高度是一個值得深入研究的問題。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化；高職院校；檔案管理

1 引言

高職院校的檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活，記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。檔案管理是院校必不可少的組成部分，它對于學(xué)校的管理來說至關(guān)重要。隨著計算機(jī)的普及，對比之下人工檔案管理的方式效率低下，保密性較差，隨著時間的增長，就會產(chǎn)生越來越多的文件，非常不利于查找更新和維護(hù)，已然不能滿足院校和學(xué)生的發(fā)展需要。運用信息數(shù)字化技術(shù)管理高職院校檔案可以極大提高檔案管理效率，更是當(dāng)今社會發(fā)展的需要。

2 高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

盡管高職院校普遍實現(xiàn)了信息數(shù)字化和檔案管理工作的接洽，檔案管理工作已經(jīng)有了很大的發(fā)展，越來越正規(guī)，但是就當(dāng)前情況來看檔案管理工作仍然存在諸多不足：

首先，高職院校檔案管理人員水平參差不齊，業(yè)務(wù)能力存在不足。高職院校檔案信息數(shù)字化進(jìn)程對于高職院校檔案管理人員的要求越來越高，但是目前好多檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)堪憂，很大一部分高職院校的檔案管理人員是沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的，甚至是由其他體系或者部門的人兼任，因為缺乏責(zé)任感或者對檔案管理的重視度不夠和專業(yè)知識不精通、知識結(jié)構(gòu)不合理往往會造成檔案管理混亂，跟不上檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程，反而阻礙了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展。

其次，高職院校檔案數(shù)字化必需的基礎(chǔ)設(shè)備缺乏。若想跟得上檔案數(shù)字化的進(jìn)程就必須具備完善先進(jìn)的計算機(jī)等硬件設(shè)備和先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)等軟件。就目前現(xiàn)狀而言，很多高職院校配備了計算機(jī)硬件設(shè)備，但是使用的檔案管理系統(tǒng)極為落后，根本不能充分了解檔案信息查閱者的需求，譬如說學(xué)生通過檔案管理系統(tǒng)查閱相關(guān)信息時，只能根據(jù)系統(tǒng)提供的特定信息才能得到結(jié)果，查無此信息時，不能及時地反饋給檔案管理者。有時各個部門之間的數(shù)字化信息不能及時有效共享，做不到集中統(tǒng)一查閱，比如說學(xué)籍檔案等由學(xué)生處管理，教學(xué)任務(wù)工作制定由教務(wù)處安排，彼此不能充分交流，呈現(xiàn)在統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)中，造成了檔案查閱者的精力浪費。或者查閱的信息與傳統(tǒng)文件信息相比缺少一部分，造成使用者反感，極大地影響了檔案查閱者的使用體驗，違背了檔案信息數(shù)字化的初衷。部分高職院校加大了教學(xué)等方面的投入，校園規(guī)模得以擴(kuò)張，校園設(shè)施也逐漸完成。但院校檔案管理工作方面的投入與院校發(fā)展成反比。更有甚者，部分高職院校缺乏相應(yīng)的資金，甚至都沒有配備足夠的計算機(jī)等硬件設(shè)施以及相應(yīng)的場館，這就極大的阻礙了高職院校檔案的信息數(shù)字化進(jìn)程。

再者，檔案信息數(shù)字化的安全性較低。檔案數(shù)字化面臨一些不容忽視的問題，檔案掃描圖片的質(zhì)量清晰度不高，數(shù)字化檔案智能程度不夠，隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。紙質(zhì)檔案要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)才能實現(xiàn)數(shù)字化，從檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫，到數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。由于檔案掃描的過程，需要經(jīng)歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，周期長、任務(wù)重、比較繁瑣，必須有嚴(yán)格的安全保密管理機(jī)制來保證，如果其中有一個環(huán)節(jié)做不到嚴(yán)謹(jǐn)有序，就有可能發(fā)生實體檔案丟失、篡改或破壞的行為，也可能發(fā)生重要檔案信息泄密的后果。 紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息之后，只有依靠一定的數(shù)字化存儲設(shè)備才能實現(xiàn)供人們查閱利用，因此，數(shù)字化檔案信息存儲設(shè)備的管理尤為重要，如果管理不嚴(yán)或者失當(dāng)，就有可能造成檔案信息滅失或泄密的后果。這主要有數(shù)字化存儲設(shè)備本身損壞導(dǎo)致信息無法讀取的安全性問題，也存在信息讀取訪問權(quán)限管理不嚴(yán)，致使無關(guān)人員能夠瀏覽到相關(guān)內(nèi)容造成泄密的問題等。

3 信息數(shù)字化的優(yōu)勢

高職院校檔案管理信息數(shù)字化的好處是毋庸置疑的，具有極大的先進(jìn)性。一方面可以高效地節(jié)省資金，傳統(tǒng)的檔案管理是通過增加辦公人員和費用來改善檔案管理，使得成本進(jìn)一步加大，而信息數(shù)字化檔案管理將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，節(jié)省了占地空間和辦公人員費用，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

另一方面，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。再者，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。檔案信息的電子化，可以通過其他介質(zhì)將成果進(jìn)行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴(kuò)大社會影響的同時也拓寬了社會服務(wù)范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，使高職院校檔案工作不斷地適應(yīng)社會的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)，有力地維護(hù)了高職院校檔案管理系統(tǒng)的權(quán)威。

4 解決檔案管理工作中存在的問題的有效途徑

第一，作為檔案管理的最直接參與者，管理人員能力的大小、素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到檔案管理工作的好壞。檔案管理人員在檔案管理崗位上必須具備的基礎(chǔ)知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等都直接會影響著檔案管理工作的效率、質(zhì)量和水平。要做的是增強(qiáng)管理員專業(yè)水平面要根源始選拔高素質(zhì)才面原工作員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)使其適應(yīng)代發(fā)展及工作需要。檔案管理人員續(xù)費要進(jìn)一步提高檔案工作的理論知識，加強(qiáng)在檔案工作中解決實際問題的能力，以此提高工作水平，并適應(yīng)新形式下本職工作的要求。

第二，高職院校檔案工作要嚴(yán)格遵循檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，一體化，規(guī)范化。為使得高職院校檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)，急需構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理制度，并切實有效落實。在制度中明確管理職責(zé)，工作任務(wù)要進(jìn)行細(xì)化，責(zé)任到人，檔案理工作中實行量化考核，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動性，自覺地去履行崗位職責(zé)。采取實際行動推進(jìn)檔案管理工作制度化和規(guī)范化。

第三，加大對高職院校檔案信息數(shù)字化的資金投入。檔案信息數(shù)字化的推進(jìn)離不開必要的資金支持，有了足夠的金錢投入才能配備先進(jìn)的設(shè)備。高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分意思到檔案管理的重要性，進(jìn)行重組的資金預(yù)算和投入更新高職院校檔案必備的硬件和軟件設(shè)備，多加培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人員，才能及時跟得上信息數(shù)字化的步伐。

5 結(jié)語

高職院校檔案信息數(shù)字化可以極大地促進(jìn)檔案管理效率，但是信息數(shù)字化進(jìn)程任重而道遠(yuǎn)，需要檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)水平的不斷提升、制度的規(guī)范化、高職院校的資金支持，各個高職院校應(yīng)該謹(jǐn)慎對待檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的一些問題，積極完善檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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