如何做好檔案保密工作

張滿意

摘 要：由于檔案信息關乎到國家利益與安全、社會穩定及個人隱私等，因此做好檔案保密工作十分重要。同時在網絡信息時代當中，怎樣將各類檔案所具備的效能展現出來，讓其能夠為社會主義建設提供更好的服務，并確保不會出現泄密的情況，就成為了需要審圖探究的課題。

關鍵詞：檔案；保密；重要性；措施

保密工作和社會主義現代化建設之間存在著十分緊密的聯系，其屬于維護黨與民族利益，以此確保國家安全的一項大事。在《中華人民共和國憲法》第53條規定：“中華人民共和國公民必須遵守憲法和法律，保密國家秘密。”現階段，我國社會進入到了新的發展階段，保密工作和閉關鎖國階段存在著天差地別，主要表現在保密工作覆蓋的范圍更加的寬廣，情況也十分的復雜。就檔案管理工作而言，也涉及保密工作方面的任務，這主要是因為此類工作人員接觸黨政領導的機會較多，所管理的重要檔案與文件也較多，接觸黨與國家機密的機會也就多了起來。所以，提升保密意識，增強保密觀念，對保密工作順利的開展極其重要。

1 開展檔案保密工作的關鍵性

檔案當中所記錄的內容，屬于最為齊全與可靠的一種信息數據，就市場經濟體系而言，單位間的競爭本質為資源、信息以及人才的競爭，其中信息方面的競爭和單位檔案保存情況緊密相關。若單位能夠對檔案予以妥善的保管，那么就會擁有十分豐富的檔案資源，這樣就能夠掌握更多有用的信息，進而在競爭激勵市場當中嶄露頭角，而檔案數據較為薄弱的一些單位就會逐漸被淘汰。部分檔案信息不只是關乎單位的重要事項，甚至還和國家部分政策與方針存在著聯系，提前對其予以泄露，所造成的安全風險系數十分的巨大，會使得工作進度被破壞，并影響單位的名譽與形象。由此可見，對檔案信息予以保密極其有必要，特別是現階段電子檔案與安全管理系統進一步完善的背景下，需對網絡環境予以安全的維護，保障重要信息資料所具備的保密性和安全性。

2 做好檔案保密工作的對策

2.1 構建網絡安全體系

需對管理職責與權限予以明確的劃分，特別是安全監管部門分工和職責和檔案信息資料所具備的保密性和安全性緊密相關[1]。為了能夠將保密工作做好，需將現階段存在的安全漏洞與隱患作為立足點，增強對網絡系統予以管控與維護的強度，以便于能夠及時的發現與彌補網絡安全漏洞，通過科學的技術方式來對網絡運行環境予以完善。若出現信息泄露的隱患或事件，相關負責人需要將職責擔起來，對監督體系與分工制度予以完善，將責任落實到每個人，這樣就能夠促進安全管理水平的提升，將保密工作做好。

2.2 明確檔案管理人員的保密職責

維護檔案的安全和完整是檔案管理人員的重要責任。這不僅是檔案保管工作的任務所在，同時也是檔案保管工作的最終目的。做到不壞、不亂、不散、不丟是檔案保管工作的具體任務[2]。不壞，即確保檔案不受到一點損壞，不英文任何不利因素造成檔案受損。就已經破損的檔案，要第一時間搶救；不亂，即要求檔案保管工作有條有理，檔案排架規范整齊，有據可循，有目可查；不散，即要求集中保管檔案，以免分散保管檔案導致加大檔案管理的難度，甚至丟失或損壞檔案等嚴重情況的發生。檔案保管工作是一項艱巨的工作，同時也是十分光榮的工作，這項基礎工作十分重要，檔案保管人員要堅持不懈，隨時保持警惕，以免損壞檔案，使檔案的安全性得到保證，從物質上確保檔案工作的順利開展。

2.3 密級檔案的管理和保密

1）密級同非密級檔案分別保管。設立帶鎖的磁盤柜、密集架和專門的庫房等檔案裝具進行保管，從保管條件上使保密檔案的安全得到保證。同時要將檔案管理人員的自身素質提高，不違反相關保密規定，確保其不管在何時何地都能緘口不言，同時要避免損壞檔案，保證檔案的安全性，將保守本職工作所包含的秘密當作自己的義務和職責。

2）加強密級檔案的日常管理。安排專門的人負責收集、整編、借閱檔案以及庫房管理工作，同時嚴格遵循相關規定手續對密級檔案的移出、調閱、銷毀等工作進行辦理，將檔案借閱的審批手續嚴格落到實處。檔案利用完畢后應第一時間清對和檢查，把泄密、失密問題發現，應第一時間將原因查找清楚，采取有效措施彌補。

3）做好檔案密級的調整工作。立足于檔案涉密內容的變化，把劃分密級的標準掌握到，以免密級偏低或過高，保密期限過短或過長。嚴格將解密劃控的時間標準、保密規范標準以及涉密內容標準貫徹落實，對應保密部門的指導監督應保持主動接受態度。

2.4 做好檔案利用中的監督工作

在利用的過程中，要立足于不同的利用對象的各種目的，將其思想和心理動機掌握到，加大重點監護力度。條件允許的檔案館（室）還可以將攝像監視器按照好[3]。就一些為了獲得憑證而到館對檔案進行查閱的利用者，要防止涂改或偷撕檔案；就一些平時喜歡沾口水翻書或看書劃線的利用者，要第一時間給予提醒。把利用監督做好，同時還要做到三勤：首選，嘴勤，經常對檔案制度和規定進行宣傳利用，經常和利用者交流，把其利用目的和動機掌握到。其次，眼勤，經常對動態進行觀察，觀察所有的利用者。最后，手勤腦勤，經常對利用者的情況以及利用效果進行分析，經常對被利用的案卷進行檢查，經常對落實等級制度進行督促。要在利用者離開前，仔細檢查被利用過的文件和案卷，發現問題第一時間查處，并在利用登記簿上做好備注。就損毀檔案行為嚴重的，應第一時間向相關領導報告，為第一時間查處提供方便，最大化減低損失。

2.5 加強對電子檔案的科學管理

信息化時代下，計算機技術日益成熟，傳統紙質文件的檔案形式已經被各種電子表格、電子文檔所替代。檔案材料的整理、修改、定稿與歸檔不再是手工抄寫，而是借助計算機工具。運用電子計算機可有效提高檔案管理的便捷性，但是不容忽視的是，這種方式也存在各種安全隱患。現階段，電子檔案管理存在各種缺陷，例如儲存在光盤、磁盤的電子檔案并未進行防消磁、防損壞及備份副本的處理，使得無法正常地使用；保存有電子檔案的計算機并未進行內外網分離，對內外網服務其并未安裝防火墻，使得電子檔案信息常常大量泄露；未對電子檔案的使用權限予以明確，造成內部人員可隨意對電子檔案進行編輯與更改。所以，應注重電子檔案的科學管理，基于電子檔案的秘密等級予以針對性管理，制定嚴格的借閱制度，對使用權限予以明確，規范借閱手續，并對存有涉密檔案信息的儲存載體、計算機與互聯網進行物理隔離。只有這樣，才可有效保障電子檔案的正常使用與安全管理。

3 結語

新經濟常態下，檔案的保密工作離不開工作人員的付出，將檔案保密工作視為檔案管理的重點事物，以此來確保檔案工作的順利開展。值得注意的是，為了能夠更好地管理好檔案保密工作，應廣泛宣傳，強化檔案管理人員的責任意識及使命感，改進管理不足之處，并嚴格遵照《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國機密法》[4]，以此來有效保護檔案的秘密。另外，充分利用好檔案，促使其能夠真正為社會大眾服務。

參考文獻

[1]孫雪蓮.淺論如何做好檔案的保密工作[J].機電兵船檔案，2013（2）：42-43.

[2]譚波.淺談如何做好檔案的保密工作[J].蘭臺世界，2015（S5）：51-52.

[3]賀錚錚，周月輝.淺談如何做好檔案管理保密工作[J].辦公室業務，2017（17）：89-89.

[4]肖紅飛.探討如何做好檔案的保密工作[J].中小企業管理與科技，2015（29）：63-63.