新形勢下如何做好企業檔案管理工作

李霞

摘 要：檔案工作是集知識性、真實性、咨詢性、服務性為一體的綜合性工作，是企事業單位乃至社會發展要素中的重要組成部分。伴隨新時代我國經濟、政治、文化的發展進程，檔案管理的科技含量不斷增加。檔案管理工作必須緊跟時代步伐，與時俱進的提高檔案管理工作的規范化、制度化、科學化，達到更好的服務目的。因此，提升企業檔案管理工作水平迫在眉睫。該文圍繞“對新形勢下企業檔案管理工作的幾點思考”話題，就目前企業檔案管理工作存在的主要問題、問題產生的原因及解決問題的建議這三個層面予以淺述。

關鍵詞：新形勢；企業；檔案管理；措施

在當今這個飛速發展的時代，企業之間的市場競爭將逐步增大。企業在面對日趨復雜的市場時，需要充分挖掘檔案中蘊含的產品信息及市場信息，這樣才能獲取更為精準的營銷數據，進而制定更具備競爭力的營銷方案。本文將介紹一些有關檔案管理方面的內容，適當分析當今時代在檔案管理逐漸轉變中產生的問題，并發現新的方法與途徑，通過對企業檔案的完善，達到促進企業發展的目的。

1 企業檔案管理流程

1.1 資料整理收集

隨著時代的進步，檔案管理也由傳統管理轉變為數字化管理的模式，因此企業通過存放實體檔案和建立電子檔案兩種方式管理，這樣能夠防止破壞甚至丟失重要資料。數字化與傳統化管理企業檔案的方法不同，現代企業的檔案管理，要求管理人員掌握先進技術，跟上發展的腳步，在這樣的前提下適當調整，防止出現重要資料受損問題，避免給企業造成重大的經濟損失。歸檔后的所有文件都要嚴格的按照檔案管理制度進行建檔和存放，這樣才能便于后期的查閱，檔案管理人員的責任心直接關系到檔案管理的質量。認真完成檔案分類工作，不但可以保障檢索工作的正確，還可以減少漏檢的問題。

1.2 檔案保護與統計

由于傳統檔案都是實體紙質品，在進行存放前要按照國家標準對檔案進行檢查、清潔，防止檔案發霉受損。對于現代信息化的網絡檔案存儲，也要做好相關的信息維護，避免通過網絡造成檔案資料的泄露。對于檔案的統計工作也要按照《企業檔案管理規定》中相關要求嚴格履行。有價值的相關檔案也應該做好檔案登記，以此來維護企業以及國家的相關權益。[1]

1.3 處理無價值的檔案

檔案保管到期后，要完全按照相關規定對沒有價值的檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄，要認真負責地開展銷毀工作，避免出現錯誤，造成嚴重損失。

2 企業中檔案管理的問題

2.1 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全，科學性和規范化管理有差距。諸多企業經驗說明，較為完善的檔案管理制度可使企業檔案管理工作有章可循、保質運行。目前，一些企業雖已初步形成了有關檔案管理工作的制度或規定，但大多企業并沒有形成系統的檔案管理工作制度，甚至是已有的一些制度的科學性、規范化及可操作性不強，系統性和連續性方面有差距。[2]

2.2 管理方法相對老化，日常管理手段弱化

檔案的科學管理、安全保存是檔案管理工作的主要職責。但在信息化、網絡化快速發展的今天，絕大多數企業的檔案管理工作還是靠柜子、憑冊子、翻本子、做登記、閱文檔；檔案的收集、整理、編目手段，卷宗的除塵、去污、消毒等管理方法老化；電子媒介（如音像、PPT、視頻等）檔案存儲的新管理手段和措施還沒有合理運用。檔案安全保存，科學管理的機制與新形勢的要求存在一定距離。

2.3 專崗人員相對不足，隊伍整體素質有短板

據有關資料記載，大多企業從事檔案管理工作人員多為兼職，特別是一定數量的企業沒有把檔案崗位人員的選配、培養重視起來，計算機、網絡管理、檔案工作軟件運行等專業人員少之又少。新形勢下的企業檔案內容較前豐富了、資料載體形態拓展了，但現崗的檔案管理工作人員思想觀念、知識結構、多媒體技術掌握、日常管理辦法、業務工作能力等元素都按與時俱進的要求有短板。

3 新時期企業中檔案管理的問題解決措施

3.1 建立健全檔案管理工作制度

建立健全檔案管理工作制度，是提升企業檔案管理工作水平的約束基礎。企業要及時查找檔案管理工作中的問題與漏洞，建立健全檔案管理工作制度和規定，用規章制度來約束承擔此項工作人員行為，使檔案管理工作有章可循，保證檔案信息的妥善管理與正確使用。建立健全檔案管理制度應包括：規范檔案管理流程，提高管理環節的完成質量；形成相應的安全措施，保證電子檔案的完整與安全；制定科學有效的、較為完善的量化考核標準與制度，加強對這個崗位人員的考評與監督，加大這項工作隊伍建設的力度。

3.2 完善信息技術，提高硬件設施

處于信息化時代中，計算機已經離不開我們的生活，它也為企業管理工作帶來巨大的影響。企業對于檔案管理工作進入信息化時代要作出相應的轉變和完善。提高設施，完善科學技術，能夠更好地提升檔案的價值，使其對企業產生更加有利的作用，促進企業經濟發展。[3]

3.3 加強檔案工作培訓，全員增強檔案意識

不僅檔案工作者要對檔案管理有專業系統的知識，更要加強管理層、企業員工的檔案意識，不僅要對檔案工作者進行定期培訓學習，而且全員都要學習，檔案工作者要不斷學習的是檔案管理的工作方法，全員要學習的是公司檔案制度文件，每位員工都要清楚自己在檔案工作中的責任。只有通過學習，才能提高全員的檔案素養，才能創新工作方法，否則只能按照舊方法故步自封。另外，給檔案工作者建立晉升機制是穩住檔案建設的有力措施，是給檔案工作者自發積極探索學習做好檔案管理的一劑良藥。

4 新時代創新型檔案管理

在管理檔案的過程中，了解熟知檔案管理方法是最基本的要求。在檔案從傳統逐步發展過渡到信息化的階段，管理員要不斷提高自己的知識，加強自己的管理技術，不斷從外界吸取先進的知識和技能，對各種各樣的檔案進行科學有效的管理。檔案的存在可以見證一個企業的進步，對于企業有重要的意義。每個企業所有的員工信息、申請過的專利，還有許多科學技術都通過檔案來體現，因此精煉、簡化檔案管理體系更加有利于眾多檔案的管理，逐漸創新管理方法，擴大檔案工作范圍，深化其工作的意義。信息化的檔案管理機制使檔案通過網絡得到合并、整理，在這樣的檔案發展模式下，檔案管理會變得更加靈活高效。[4]

5 結語

總之，新形勢下，檔案管理工作必須緊跟時代步伐，形成先進的管理理念，制定科學的管理措施，建立合理的管理制度，解決工作中存在的突出問題，提高檔案規范化管理水平和管好、用活檔案的服務能力，推動企業伴隨國家實現中國夢、兩個一百年奮斗目標的戰略部署不斷發展。

參考文獻

[1]李然.新形勢下企業檔案管理工作的創新發展思路[J].黑龍江檔案，2018（01）：105.

[2]王芳.淺談新形勢下如何加強企業檔案管理工作的心得[J].科技信息，2011（34）：474.

[3]于海濤.新形勢下做好企業檔案管理工作的思考[J].中國市場，2018（07）：130+133.

[4]林曉娟.新形勢下加強企業檔案管理工作的路徑探討[J].黑龍江檔案，2017（01）：79.