談新形勢下如何提升檔案服務能力

王春香

摘 要：檔案管理工作是新時期應運而生的一種新的管理工作。檔案工作者應順應時代潮流，對原有的工作進行新的探索，找到符合當代要求的工作模式，同時應認真貫徹落實《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》文件中的內容，并領會文件中的精神，使工作的思想和行動能夠有效的統一，并且用全新的工作面貌來迎接新的挑戰。

關鍵詞：新形式；檔案服務；能力；提升

檔案管理工作對社會的信息整合發揮著重要作用，也能夠為國家經濟發展和社會建設提供科學依據。檔案管理工作離不開專業的檔案管理系統的操作以及對社會資源的合理運用，通過檔案的管理工作可以使我國的信息資源能夠得到有效利用，并使其在應用的崗位上發揮出最大價值，因此，提高檔案管理工作勢在必行。

1 完善檔案的信息資源

隨著我國科學技術的不斷發展和進步，我國已經提前進入到信息化時代，信息資源的開發和利用也得到了快速發展，這也使得人們對信息的依賴性有所提高，原有的檔案服務模式已經不能滿足當下人們需求，只有改變傳統的檔案管理模式，才能提高檔案管理的服務能力。

1.1 檔案資料由傳統的封閉性逐漸向現代的開放性轉變

當下，我國的檔案信息正由傳統的封閉性模式逐漸向現代化的開放性模式轉變，但是在轉變過程中依然缺少科學性、規范性。對此，檔案館可以將本館館藏的信息資源在內部進行交流，從而在進行社會服務時，利用互聯網絡平臺可以收集到其它檔案館的信息資源，這樣就可以達到資源共享，使各個檔案館的信息豐富起來，使資源得到了最大化的利用。因此，當下建立一套現代化的完善的檔案信息管理系統是非常有必要的，將每個檔案館的信息錄入其中，這樣一來不僅方便信息上傳，同時下載資源也非常方便，更方便查閱。

1.2 將檔案的資源變得多樣化

我國傳統的檔案信息一般以紙質的為主，其他的一些錄音、影像等資料所占的比重非常小。傳統方式占空間大，而且不易保存。隨著互聯網絡的不斷發展，原有的模式將逐漸被取代，實現檔案信息網絡化管理，同時檔信息也應朝著多元化的方向發展，通過利用多媒體、計算機等方式獲得，獲得的資源多以電子版的為主，這樣不僅能后增加檔案館的資源，還能節省檔案館的空間，保存時間長，同時也能夠使資源得到有效的共享。

2 改變檔案服務機制

檔案管理工作主要是在合法的前提下，為大家提供檔案信息查閱工作。在當下信息不斷發展的過程中，傳統的封閉式的服務形式已經不能滿足大家的需求，因此，必須建立新時代下的新型服務模式，使檔案信息服務能力的能夠得到創新與提升，并向多元化的方向發展，以滿足社會發展的需求。

2.1 采取主動服務的方式

傳統的檔案服務模式是等待顧客上門，但是這樣的服務模式已經跟不上社會的步伐，同時也不利于檔案信息發揮其應有的價值，檔案服務人員應該改變原有的服務模式，采取主動地服務方式，主動了解客戶的需求，幫助其完成相關的信息的查閱工作，還可以提供上門服務或者是幫助客戶編寫各種資料，這樣可以使檔案管理工作能夠更加有效地進行。

可以通過以下三種方式展開工作：第一，通過對用戶需求的研究，主動向其提供檔案的信息服務。同時還要深入了解所在城市不同用戶的需求，并對這些用戶進行分類分析，這樣就可以根據客戶的需求更好的為客戶服務。第二，加大檔案工作的宣傳力度，從而提高檔案工作的知名度[1]。可以利用電視廣告、互聯網平臺等進行宣傳，使大家對檔案管理工作有足夠的了解，這樣有需求的客戶也會主動去聯系檔案館。第三，加強檔案信息的利用。檔案館可以通過公開檔案的目錄、專題目錄等內容，讓需要的客戶方便找到信息源頭。同時也要加強檔案信息的傳播功能，這樣就可以從更深層次上滿足客戶對檔案管理的需求。

2.2 服務的手段向現代化轉變

隨著我國信息化的不斷深入，人們對信息的依賴程度也越來越高，因此，檔案服務手段的轉變也迫在眉睫。檔案館可以利用現代互聯網絡信息技術，合理利用檔案信息資源，使檔案信息管理更加科學化與先進化。還可以利用互聯網建立檔案信息數據庫以及信息查詢系統，使檔案的檢索系統逐漸完善，這樣就可以使信息資源能夠得到最大范圍的共享，同時也能夠是資源發揮出最大的價值。

電子的信息資源也需要進行歸檔和管理。相較于傳統的紙質文檔，電子的文檔的整理更加具有挑戰性，是一項難度比較大工作。為了能夠保障電子文檔的管理工作，我國出臺了《中華人民共和國檔案法》，其中明確提出了要對“電子文檔”進行加強的工作，這樣就能夠有效地保證電子文檔的真實性、完整性以及安全性，同時檔案管理部門還可以利用統一的網絡平臺整合相關的信息資源，使用戶得到的都是完整、有效的信息[2]。

還可以加強檔案文獻資源庫的建設，這樣就可以提高檔案館的實用性，可以使更多的用戶從中受益。同時還要加強檔案館館藏信息的目錄建設以及全文數據庫的建設，這樣才能真正的做到檔案管理工作的現代化、開放化，使檔案館的資料以及信息能能夠被合理的利用起來。

2.3 服務的內容要多元化

通過現代技術手段的分析，對用戶的需求進行深層次的挖掘，并根據客戶的需求開展相關的工作，例如，可以提供客戶檔案信息的導航工作，檔案信息的在線咨詢等。這些拓展的工作內容也需要本檔案館能夠與其他檔案館以及社會的信息資源有緊密的聯系，這樣才能夠滿足用戶的需求，同時也能夠提高資源的利用價值，也大大了提高工作效率。

3 提高檔案管理工作的服務質量

3.1 創新的服務理念

檔案管理的工作人員應該改變原有“等、靠”的服務理念，可以利用檔案館的數據優勢，對客戶的需求進行分析，根據客戶的需求，總結出一套新的服務模式，使檔案服務的工作能夠適應新時期的社會需求，同時也可以提高檔案管理工作的服務質量，使檔案管理的行業能夠健康、可持續地發展下去[3]。

3.2 提高服務人員的創新意識

檔案管理工作崗位人員也應該具有相關的知識以及技能，這也是新時代檔案管理工作中發展的重要內容。因為檔案管理工作人員是最直接的參與者，既要管理檔案的信息，還要完成與客戶的溝通，所以他們在檔案管理的工作中發揮著重要作用，因此，應該提高檔案人員的綜合素質，防止其出現業務水平參差不齊的現象，可以通過相關的培訓來提高檔案管理人員的綜合素質，使其具有創新意識[4]。

4 結束語

總而言之，想要當代的檔案管理工作適應新時代的發展趨勢，首先應注重觀念的改變，利用創新的服務模式，增強檔案工作人員的服務意識，并充分利用互聯網絡技術，使檔案工作管理人員的綜合素質不斷提高，才能實現檔案管理工作的質量提高，同時使我國的檔案管理工作得到不斷的發展，并且使《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見》的精神能夠得到落實，并將文件精神發揚出去，使檔案管理的工作能有一個新的面貌以能夠順應時代潮流的發展。

參考文獻

[1]周蓉.新形勢下事業單位檔案管理信息化建設研究[J].卷宗，2018，（21）：81.

[2]孫琳.論如何提升國土資源檔案為人民服務的能力[J].裝飾裝修天地，2017，（17）：135.

[3]王亮.如何提升事業單位檔案服務工作能力[J].企業改革與管理，2016，（14）：190.

[4]王濤.增強服務意識，提升檔案利用服務能力的思考[J].中國新通信，2018，（6）：204-205.