結核病防治業(yè)務檔案專業(yè)管理與探討

龐偉

摘 要：以落實結核病人的檔案管制為基礎，建立有制度性的檔案管理部門，為我國政府機構提供具有真實性，可信度較高的依據(jù)。以便在日后的工作中，方便調取患者的相關資料，有利于觀察病情的發(fā)展狀態(tài)，更加廣泛的推動結核病的控制技術，降低結核病人的死亡率，提高治愈率，保護國民的身心健康，有效的控制傳染源。規(guī)范管理，明確責任；歸納整理，合理保存；內容詳實，科學管理。最終通過對結核病防治業(yè)務檔案專業(yè)管理進行深入研究后發(fā)現(xiàn)，科學有效的檔案管理制度，有利于降低患病率、控制傳染源、降低死亡率的發(fā)生，可以說對結核病人的相關資料進行管理，有助于日后做好防治工作，因此，結核病防治業(yè)務檔案專業(yè)管理是十分重要的。

關鍵詞：結核病防治；檔案；管理及應用

結核病是嚴重危害人民群眾健康的慢性呼吸道傳染病，被列為我國法定報告的重大傳染病。我國是全球22個結核病高負擔國家之一，年發(fā)病人數(shù)占全球發(fā)病人數(shù)的14.3%，位居全球第2位。結核病防治檔案是在落實國家結核病控制DOTS（對非住院肺結核患者實行全面監(jiān)督化學治療，從而可保證患者規(guī)律用藥，提高治愈率）策略和執(zhí)行《結核病防治規(guī)劃》過程中形成的原始資料，檔案管理工作是結核病控制項目工作質量和管理水平的重要依據(jù)，隨著結核病控制工作的不斷深入，其資料規(guī)范管理愈來愈受到重視。因此，如何管理好結核病防治檔案，更好地為防癆工作服務，提高信息資源的利用率，為進行中（終）期評估和制定中、短期結核病防治規(guī)劃提供可靠的依據(jù)。

1 結核病防治檔案的現(xiàn)狀

資料管理體系不夠規(guī)范，規(guī)范管理已成為我們對一個單位整體工作水平客觀評定的主要條件之一。因此，在全市結核病防治工作不斷得到規(guī)范的今天，對我們工作中產(chǎn)生的資料提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求，建立結核病控制工作檔案管理制度十分必要。

2 我院檔案管理存在的問題

2.1 檔案專業(yè)人員素質亟待提高

我院的綜合檔案室，凸顯的問題是員工少，檔案室的工作人員僅僅有有四名，而且并非專業(yè)人士，這些人在管理檔案的過程中會出現(xiàn)很多錯誤，他們對如何管理檔案沒有形成嚴謹?shù)乃悸?，知識結構不合理，學歷普遍偏低。醫(yī)院缺少高層次的檔案專業(yè)人才。檔案管理的工作人員專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，不能很好地適應現(xiàn)代化檔案管理制度。在我院的人才培養(yǎng)中。因此，如何重視醫(yī)療技術人員人才的引進，以及檔案工作如何接受檔案工作的培訓繼續(xù)，這樣了都成為了人們應該考慮的問題，成為工作的重點內容。

2.2 檔案管理機構不健全、管理不規(guī)范

醫(yī)院檔案管理一般設在綜合檔案室負責。由于醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、設備檔案、科研檔案、醫(yī)療質量考核檔案、司法鑒定所檔案、聲像檔案等，人事檔案由政冶部門管理、醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等由各個業(yè)務科室自己管理。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務知識缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時限性。迄今為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準。

2.3 檔案意識薄弱，檔案利用率較低

在醫(yī)院很多工作人員，甚至領導，缺乏檔案管理意識，仍然存在強烈的“重經(jīng)營，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺少正確的認識。從而忽略了檔案的科學管理，導致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.4 檔案管理設備落后，跟不上時代的要求

隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟的發(fā)展，我院的檔案管理設施設備都已經(jīng)落后，甚至老化，而醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現(xiàn)代化管理水平不高。在這個計算機網(wǎng)絡普及的時代，我院的檔案管理仍然停留于手工收集、檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴重阻礙了醫(yī)院檔案的科學化管理。

3 科學管理

3.1 規(guī)范管理，明確責任

各縣（市）參照文書、科技檔案管理的做法，建立結核病控制工作檔案管理制度、檔案查借閱制度，做到“兩個統(tǒng)一，一個指定”?！皟蓚€個統(tǒng)一”即統(tǒng)一檔案盒（由市結核病防治所免費提供）；統(tǒng)一檔案材料類別；“一個指定”即每個項目單位指定一名工作責任感、事業(yè)心較強、認真仔細的專業(yè)人員負責檔案管理。

3.2 分類歸檔，保存完整

參照上級有關要求，暫定11個類別：第一點帶有經(jīng)費預算的工作計劃；第二點各年度要明確相應的工作計劃、并做出工作總結；第三點對下級業(yè)務部門的年度考核標準要明確、并且應及時做好考核總結；第四點上級有關部門下發(fā)的有關文件；第五點本機構對下級部門下發(fā)的有關文件要做好分類歸檔，第六點本機構的規(guī)章制度，各個結核病防治崗位的工作職責工作人員必須明確，第七點統(tǒng)計報表，第八點下發(fā)宣傳、培訓材料，第九點提升工作人員的知識水平，第十點督導報告，第十一點應及時上報考核成績。

3.3 內容詳實，科學管理

結核病防治工作檔案材料是我們工作的原始記錄，要求絕對真實可信。結核病防治中心是結核病從預防到治療、再到登記、報告、科研和技術指導的中心地帶，整個結核病防治中心擔負著全縣結核病控制的重任。它既要落實國家結核病控制DOTS策略，又擔負著基層單位，縣、鄉(xiāng)、村三級防癆網(wǎng)的組織者和控制決策的制定者。隨著中國結核病控制項目的實施，全國DOTS的覆蓋率在2005年已經(jīng)達到了100%。也逐漸提供結核病人從免費檢查、到免費治療政策的落實。當新政策落實以后，結核病人便涌入到縣級結防機構就醫(yī)，當結核病人的大量涌進給醫(yī)院也帶來了一定的困擾，而這些困擾著醫(yī)院的問題是不容忽視。必須建立的檔案管理制度，才能夠把這些結核病人的資料進行整合，做到早發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)、早督導、早就醫(yī)，同時對檔案管理人員也提供了方便，為醫(yī)生們提供了便捷性的服務。結核病防治檔案資料由結防機構統(tǒng)一管理，每年集中整理一次，形成卷宗，裝訂成冊。結核病防治檔案管理，作為結防整體工作的一個重要組成部分，已納入全市結核病防治工作規(guī)范化、制度化軌道，為抓好落實，這項工作將列入全市結防工作督導考核的常規(guī)項目。

4 結核病防治檔案的發(fā)展

4.1 積極爭取領導支持，增強發(fā)展的后勁

在生存中求發(fā)展，在發(fā)展中求更好的生存，這是結核病防治檔案管理的發(fā)展理念。工作人員必須加強結核病防治檔案管理制度的建立和發(fā)展，必須力求落實國家結核病控制DOTS策略和執(zhí)行《結核病防治規(guī)劃》工作中痕跡化的管理，可以儲存大量文獻信息，準確制定各時期《結核病防治規(guī)劃》，實現(xiàn)資源共享。

4.2 轉變服務態(tài)度，提高服務質量

管理人員應主動走出科室，多方面搜集信息資源，回到科室以后整理成有價值、有針對性的檔案信息，提供給相應的科研人員和醫(yī)務人員，保證科研工作和醫(yī)療工作效率的提高。

4.3 提高館員的自身素質

隨著檔案的電子化、網(wǎng)絡化資源的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須不斷提高業(yè)務素質，才能及時有效地組織開展工作。因此，管理人員必須從知識結構、工作技能、服務手段等多方面提高專業(yè)素質。以自學、參觀、接受各科業(yè)務培訓為目標，不斷提高自身業(yè)務水平，必須適應當下的新形勢，才能更好地完成檔案的工作任務。

5 小結

疾病控制工作是一項在國內算是普及性的工作，其檔案內容的龐大性是難以預測到的，只有我們通過實踐才可以正確的了解到，疾控中心檔案管理建設的規(guī)范化有多重要，有利于推動疾病預防控制工作的進展。本次研究中作者認為，在結核病防治檔案管理過程中，必須做到揚長避短，克服自身存在的不利條件，努力挖掘潛力，改變觀念，開拓視野，積極采取一系列有效措施，加強制度建設和自身建設，爭取得到領導的重視和支持，才能使結核病防治檔案管理工作體現(xiàn)出完整化、規(guī)范化、科學化的模式。

參考文獻

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