結(jié)核病防治業(yè)務(wù)檔案專業(yè)管理與探討

龐偉

摘 要：以落實(shí)結(jié)核病人的檔案管制為基礎(chǔ)，建立有制度性的檔案管理部門，為我國政府機(jī)構(gòu)提供具有真實(shí)性，可信度較高的依據(jù)。以便在日后的工作中，方便調(diào)取患者的相關(guān)資料，有利于觀察病情的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，更加廣泛的推動(dòng)結(jié)核病的控制技術(shù)，降低結(jié)核病人的死亡率，提高治愈率，保護(hù)國民的身心健康，有效的控制傳染源。規(guī)范管理，明確責(zé)任；歸納整理，合理保存；內(nèi)容詳實(shí)，科學(xué)管理。最終通過對(duì)結(jié)核病防治業(yè)務(wù)檔案專業(yè)管理進(jìn)行深入研究后發(fā)現(xiàn)，科學(xué)有效的檔案管理制度，有利于降低患病率、控制傳染源、降低死亡率的發(fā)生，可以說對(duì)結(jié)核病人的相關(guān)資料進(jìn)行管理，有助于日后做好防治工作，因此，結(jié)核病防治業(yè)務(wù)檔案專業(yè)管理是十分重要的。

關(guān)鍵詞：結(jié)核病防治；檔案；管理及應(yīng)用

結(jié)核病是嚴(yán)重危害人民群眾健康的慢性呼吸道傳染病，被列為我國法定報(bào)告的重大傳染病。我國是全球22個(gè)結(jié)核病高負(fù)擔(dān)國家之一，年發(fā)病人數(shù)占全球發(fā)病人數(shù)的14.3%，位居全球第2位。結(jié)核病防治檔案是在落實(shí)國家結(jié)核病控制DOTS（對(duì)非住院肺結(jié)核患者實(shí)行全面監(jiān)督化學(xué)治療，從而可保證患者規(guī)律用藥，提高治愈率）策略和執(zhí)行《結(jié)核病防治規(guī)劃》過程中形成的原始資料，檔案管理工作是結(jié)核病控制項(xiàng)目工作質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，隨著結(jié)核病控制工作的不斷深入，其資料規(guī)范管理愈來愈受到重視。因此，如何管理好結(jié)核病防治檔案，更好地為防癆工作服務(wù)，提高信息資源的利用率，為進(jìn)行中（終）期評(píng)估和制定中、短期結(jié)核病防治規(guī)劃提供可靠的依據(jù)。

1 結(jié)核病防治檔案的現(xiàn)狀

資料管理體系不夠規(guī)范，規(guī)范管理已成為我們對(duì)一個(gè)單位整體工作水平客觀評(píng)定的主要條件之一。因此，在全市結(jié)核病防治工作不斷得到規(guī)范的今天，對(duì)我們工作中產(chǎn)生的資料提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求，建立結(jié)核病控制工作檔案管理制度十分必要。

2 我院檔案管理存在的問題

2.1 檔案專業(yè)人員素質(zhì)亟待提高

我院的綜合檔案室，凸顯的問題是員工少，檔案室的工作人員僅僅有有四名，而且并非專業(yè)人士，這些人在管理檔案的過程中會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤，他們對(duì)如何管理檔案沒有形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃悸罚R(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低。醫(yī)院缺少高層次的檔案專業(yè)人才。檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理制度。在我院的人才培養(yǎng)中。因此，如何重視醫(yī)療技術(shù)人員人才的引進(jìn)，以及檔案工作如何接受檔案工作的培訓(xùn)繼續(xù)，這樣了都成為了人們應(yīng)該考慮的問題，成為工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

2.2 檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理不規(guī)范

醫(yī)院檔案管理一般設(shè)在綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、醫(yī)療質(zhì)量考核檔案、司法鑒定所檔案、聲像檔案等，人事檔案由政冶部門管理、醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等由各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時(shí)限性。迄今為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 檔案意識(shí)薄弱，檔案利用率較低

在醫(yī)院很多工作人員，甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案管理意識(shí)，仍然存在強(qiáng)烈的“重經(jīng)營，輕檔案”的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺少正確的認(rèn)識(shí)。從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.4 檔案管理設(shè)備落后，跟不上時(shí)代的要求

隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我院的檔案管理設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)落后，甚至老化，而醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現(xiàn)代化管理水平不高。在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代，我院的檔案管理仍然停留于手工收集、檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

3 科學(xué)管理

3.1 規(guī)范管理，明確責(zé)任

各縣（市）參照文書、科技檔案管理的做法，建立結(jié)核病控制工作檔案管理制度、檔案查借閱制度，做到“兩個(gè)統(tǒng)一，一個(gè)指定”。“兩個(gè)個(gè)統(tǒng)一”即統(tǒng)一檔案盒（由市結(jié)核病防治所免費(fèi)提供）；統(tǒng)一檔案材料類別；“一個(gè)指定”即每個(gè)項(xiàng)目單位指定一名工作責(zé)任感、事業(yè)心較強(qiáng)、認(rèn)真仔細(xì)的專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理。

3.2 分類歸檔，保存完整

參照上級(jí)有關(guān)要求，暫定11個(gè)類別：第一點(diǎn)帶有經(jīng)費(fèi)預(yù)算的工作計(jì)劃；第二點(diǎn)各年度要明確相應(yīng)的工作計(jì)劃、并做出工作總結(jié)；第三點(diǎn)對(duì)下級(jí)業(yè)務(wù)部門的年度考核標(biāo)準(zhǔn)要明確、并且應(yīng)及時(shí)做好考核總結(jié)；第四點(diǎn)上級(jí)有關(guān)部門下發(fā)的有關(guān)文件；第五點(diǎn)本機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)部門下發(fā)的有關(guān)文件要做好分類歸檔，第六點(diǎn)本機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度，各個(gè)結(jié)核病防治崗位的工作職責(zé)工作人員必須明確，第七點(diǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，第八點(diǎn)下發(fā)宣傳、培訓(xùn)材料，第九點(diǎn)提升工作人員的知識(shí)水平，第十點(diǎn)督導(dǎo)報(bào)告，第十一點(diǎn)應(yīng)及時(shí)上報(bào)考核成績。

3.3 內(nèi)容詳實(shí)，科學(xué)管理

結(jié)核病防治工作檔案材料是我們工作的原始記錄，要求絕對(duì)真實(shí)可信。結(jié)核病防治中心是結(jié)核病從預(yù)防到治療、再到登記、報(bào)告、科研和技術(shù)指導(dǎo)的中心地帶，整個(gè)結(jié)核病防治中心擔(dān)負(fù)著全縣結(jié)核病控制的重任。它既要落實(shí)國家結(jié)核病控制DOTS策略，又擔(dān)負(fù)著基層單位，縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)防癆網(wǎng)的組織者和控制決策的制定者。隨著中國結(jié)核病控制項(xiàng)目的實(shí)施，全國DOTS的覆蓋率在2005年已經(jīng)達(dá)到了100%。也逐漸提供結(jié)核病人從免費(fèi)檢查、到免費(fèi)治療政策的落實(shí)。當(dāng)新政策落實(shí)以后，結(jié)核病人便涌入到縣級(jí)結(jié)防機(jī)構(gòu)就醫(yī)，當(dāng)結(jié)核病人的大量涌進(jìn)給醫(yī)院也帶來了一定的困擾，而這些困擾著醫(yī)院的問題是不容忽視。必須建立的檔案管理制度，才能夠把這些結(jié)核病人的資料進(jìn)行整合，做到早發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)、早督導(dǎo)、早就醫(yī)，同時(shí)對(duì)檔案管理人員也提供了方便，為醫(yī)生們提供了便捷性的服務(wù)。結(jié)核病防治檔案資料由結(jié)防機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，每年集中整理一次，形成卷宗，裝訂成冊(cè)。結(jié)核病防治檔案管理，作為結(jié)防整體工作的一個(gè)重要組成部分，已納入全市結(jié)核病防治工作規(guī)范化、制度化軌道，為抓好落實(shí)，這項(xiàng)工作將列入全市結(jié)防工作督導(dǎo)考核的常規(guī)項(xiàng)目。

4 結(jié)核病防治檔案的發(fā)展

4.1 積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，增強(qiáng)發(fā)展的后勁

在生存中求發(fā)展，在發(fā)展中求更好的生存，這是結(jié)核病防治檔案管理的發(fā)展理念。工作人員必須加強(qiáng)結(jié)核病防治檔案管理制度的建立和發(fā)展，必須力求落實(shí)國家結(jié)核病控制DOTS策略和執(zhí)行《結(jié)核病防治規(guī)劃》工作中痕跡化的管理，可以儲(chǔ)存大量文獻(xiàn)信息，準(zhǔn)確制定各時(shí)期《結(jié)核病防治規(guī)劃》，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量

管理人員應(yīng)主動(dòng)走出科室，多方面搜集信息資源，回到科室以后整理成有價(jià)值、有針對(duì)性的檔案信息，提供給相應(yīng)的科研人員和醫(yī)務(wù)人員，保證科研工作和醫(yī)療工作效率的提高。

4.3 提高館員的自身素質(zhì)

隨著檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化資源的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能及時(shí)有效地組織開展工作。因此，管理人員必須從知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作技能、服務(wù)手段等多方面提高專業(yè)素質(zhì)。以自學(xué)、參觀、接受各科業(yè)務(wù)培訓(xùn)為目標(biāo)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，必須適應(yīng)當(dāng)下的新形勢，才能更好地完成檔案的工作任務(wù)。

5 小結(jié)

疾病控制工作是一項(xiàng)在國內(nèi)算是普及性的工作，其檔案內(nèi)容的龐大性是難以預(yù)測到的，只有我們通過實(shí)踐才可以正確的了解到，疾控中心檔案管理建設(shè)的規(guī)范化有多重要，有利于推動(dòng)疾病預(yù)防控制工作的進(jìn)展。本次研究中作者認(rèn)為，在結(jié)核病防治檔案管理過程中，必須做到揚(yáng)長避短，克服自身存在的不利條件，努力挖掘潛力，改變觀念，開拓視野，積極采取一系列有效措施，加強(qiáng)制度建設(shè)和自身建設(shè)，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能使結(jié)核病防治檔案管理工作體現(xiàn)出完整化、規(guī)范化、科學(xué)化的模式。

參考文獻(xiàn)

[1]林強(qiáng)，莫申巨.淺析我省結(jié)核病防治的檔案管理和運(yùn)用[J]福建醫(yī)藥雜志，2002，24（4）：116-117.

[2]呂青.結(jié)核病防治中的健康促進(jìn)[J]中國社區(qū)醫(yī)師，2012，（3）：6.

[3]范喜慧.新時(shí)期如何規(guī)范和強(qiáng)化疾控工作中的檔案管理[J]行政管理，2011，（30）：343.