企業文書檔案管理信息化建設途徑探索

楊青

摘 要：文書檔案工作在信息化建設中發揮日益重要的作用，主要體現在文書檔案不僅關系到企業日常問題處理、經營活動等內容，還會影響到企業管理決策。因此，企業做好文書檔案工作，強化文書檔案管理，推進文書檔案信息化建設，將有效提升企業競爭力，促進企業持續發展。

關鍵詞：文書檔案管理；信息化建設；創新路徑

在企業生產經營中，文書檔案與日常工作問題處理、領導決策等工作緊密相連，并在推動企業信息化建設過程中發揮著不可替代的作用。將信息技術廣泛運用于文書檔案管理中，將有效提升文書檔案管理效率。因此，企業應給予文書檔案工作更多支持，運用信息技術對文書檔案進行管理，借助現代化手段形成新型的數字化檔案。

1 信息技術對文書檔案管理產生的影響

信息技術的發展改變了文書檔案工作方式，也改變了文書檔案管理工作以往的固定管理模式，并產生了大量信息化工具，這些信息工具可有效地運用到檔案管理工作上。信息技術對文書檔案管理工作的影響主要體現在以下方面：

1.1 信息技術對文書檔案內容的影響

互聯網時代下，信息技術為文書檔案信息處理工作提供了新的方式，文書檔案工作人員運用計算機系統進行信息分析和處理，實現了自動化處理，同時生成電子文件[1]。計算機系統的出現，使得傳統的文書檔案發生了形式上的改變，現如今的文書檔案不再僅限于紙質檔案，電子記錄輔助傳統檔案管理和純粹電子檔案管理已成為檔案管理的主要內容。同時，信息技術促使電子文件信息擺脫了傳統信息處理的限制，對文書檔案管理而言，存儲方面更為及時、便捷、安全。

1.2 信息技術對文書檔案本質屬性的影響

信息技術的產生，使得文書檔案的本質屬性發生了變化：檔案信息的核心是原始記錄，同時也是檔案信息的主要內容。在文書檔案信息使用和查閱中，檔案信息沒有了草稿與印稿的區別，電子文件轉換為PDF、JPG等形式的文件內容，更好地將檔案信息實時存儲起來，保證了文書檔案信息的完整性。

1.3 信息技術對檔案內容形式的影響

電子文件管理包括：生成、收集、歸檔、保管這些過程。電子文件生成中，首先要保證相應文書檔案信息的原始性和完整性，了解文書檔案數據類型，確保電子文件信息的可追溯性和質量，保證文書檔案內容與描述一致。通過加強信息技術的運用，運用信息技術將現有的文件內容轉化為其他形式的文件，可實現對檔案工作流程的全過程監控。

2 當前文書檔案管理信息化建設中的主要問題

2.1 文書檔案管理流程不夠規范

在企業文書檔案管理過程中，部分檔案管理人員整理檔案內容的方式固定、工作流程不夠規范，還有一些人員在整理文書檔案信息環節時，不能采用先進技術分析并整理，沒有實現文書檔案整理過程的規范化、流程化。

由于企業信息化應用建設進展緩慢，給文書檔案管理工作造成了一定困擾，目前還有部分企業內部文書檔案內容的準確性達不到崗位工作要求。

2.2 對文書檔案的保護不夠

因為檔案資源有限，部分企業在檔案管理過程中不能采用信息化技術提升管理。從企業實際管理過程中發現，因為對文書檔案的保護不到位，檔案內容殘缺、信息不完整，損壞嚴重，加上沒有進行信息化存儲，更是無法發揮文書檔案的指導作用，體現不了文書檔案的運用價值[2]，甚至直接影響到企業發展。

2.3 文書檔案管理制度不夠完善

現行的文書檔案管理制度不夠完善，缺乏對檔案管理制度信息化建設內容；加上對于員工的管理不夠嚴格，沒有發揮出檔案管理制度應有的作用。比如檔案人員管理機制、文書檔案人員管理、績效考核制度內容不夠細化，不能很好的發揮出制度的約束及管理作用，從而導致文書檔案管理工作效率提不上去，影響到信息化建設的健康

發展。

3 做好文書檔案管理信息化建設工作途徑探索

3.1 加強文書檔案信息化建設管理

加大信息化建設的投入，一是借用現代科學技術，更新文書檔案管理需要的硬件設備設施，提升信息檔案管理的支撐。二是借助互聯網、計算機等工具，將信息技術廣泛滲透在檔案信息的分析和整理中，進一步明確現代科技的運用優勢，提升信息技術在文書檔案管理中運用的有效性。

3.2 確定文書檔案工作流程管理

文書檔案是在行政管理事務中產生的，作為通用文書轉化后的主要形式。文書檔案主要包括命令、指令、報告、通知、布告、決定、信函、簡報、會議記錄、工作總結等內容，在明確文書檔案工作內容之后，及時規范文書檔案工作流程，提升檔案人員管理意識[3]。

1）信息化建設中，補充文書檔案工作步驟。將部門管理人員和基層員工組織起來，分析文書檔案工作的創新模式，共同探討信息化建設的創新路徑。在整理文書檔案信息的環節，對同一類型文書檔案內容進行有效分析，積極了解相關檔案資源的聯系性，實現對文書檔案內容的統一保存和查詢，也為文書檔案管理信息化建設提供有效的技術支撐。

2）在檔案移交環節，文書檔案收集人員要依據文書檔案管理制度要求，將相應的文書檔案及時移交給檔案室，便于檔案室人員及時檢查這些檔案材料是否符合歸檔要求、檔案信息內容是否完整、有效，檔案室人員檢查無誤后，共同辦理移交手續，促進文書檔案材料的及時歸檔。

3）在檔案整理環節，檔案室管理人員要認真確定文書檔案的編號、分類、保管期限等內容，認真編制文書檔案目錄，及時將這些檔案歸類整理。除此之外，還要進一步開發檔案信息系統，以便提高檔案資源的利用率。

3.3 提高對文書檔案管理信息化的正確認識

文書檔案是企業檔案的重要內容之一，是通用文書的一種特殊形式。檔案信息化是企業發展的必然趨勢，因此，企業員工要提高認識，根據實際情況對相應資料信息進行分析和整理，提高文書檔案信息收集的完整性、內容的有效性和時效性。在文書檔案管理信息化的過程中，檔案管理人員要意識到整理、利用文書檔案不僅是自己的本職工作，更是企業的重要管理內容，要堅持實用性、邏輯性、歷史性等原則，將檔案及時分類，有針對性的整理和存檔，提高檔案利用率和信息化管理技術。

3.4 注重文書檔案信息的安全管理

因電子文件的形式不固定，因此在其保存時要特別注意，切實保護好電子文件，必要時采取加密形式保護檔案信息，以避免偽造電子文件情況的出現。

日常工作中，檔案人員要充分利用信息技術加強對檔案信息的安全保護，可根據文書檔案內容的字體、字號等，同時借助電子印章來保護好文書檔案，嚴格執行檔案加密制度，有權限的人員才能對相應的文件做出有效修改，進一步提升文書檔案內容的安全性。同時檔案部門管理人員要大力推進信息化建設，積極借助信息化手段來加強檔案管理。要根據實際情況構建科學、合理的文書檔案管理體系，強化檔案權限管理，以文書檔案信息的保護為主，為文書檔案信息的安全保護提供可靠的技術保障。

3.5 提高員工綜合素質管理

現代信息技術發展日新月異，網絡中的信息多且雜，如果不能夠對其進行有效辨別，就會導致檔案信息失真。因此檔案管理人員要主動學習專業知識，積極提高對檔案信息的辨識能力、保護能力，充分利用計算機、網絡技術等手段來加強檔案內容識別與保護。

企業要積極培養員工的檔案意識，對員工定期進行專業知識學習宣傳，普及崗位工作內容及崗位可能產生的檔案知識，在此基礎上，嚴格實施年檢制度和績效考評制度，促進員工檔案意識的全面提升。在日常工作中要提升文書檔案人員的專業素養，采取“送出去、請進來”模式開展專業知識培訓，提高業務能力；要加強其保密意識教育，采取利用殺毒軟件、防火墻、涉密電腦不聯網、辦公室與閱覽室分開等措施，采用保險鎖、保險柜、防盜器等設備來保護文書檔案信息；對于涉密文件，采取設定權限、數字+密碼等形式對其進行雙層保護。

3.6 完善文書檔案管理制度

對現有的文書檔案管理制度進行再次細化，大力推進信息化建設。企業要構建高效的文書檔案管理機制，以規范化的制度來約束員工，不斷提升管理水平，以實現對文書檔案工作流程的及時優化。

在文書檔案管理中，對檔案信息的字體字號、紙型、排布規則等內容重點分析，嚴格遵守制度規范來開展信息化建設，將信息化廣泛滲透于企業檔案管理中，明確規定文書檔案工作流程，更好的保證企業檔案信息的安全性[4]。企業還應對文書檔案文件簽發制度進行完善，認真檢查相關文件的格式、辦理程序等是否符合標準操作要求，嚴格按照程序審核發放范圍。

4 結束語

企業要充分意識到信息技術對文書檔案管理工作的影響，積極培養檔案人員的責任意識，進一步完善文書檔案管理制度，以規范化的制度來約束人員，促進文書檔案工作流程的及時優化；要培養員工的檔案意識，引導員工積極利用信息技術、計算機技術等保護檔案、開發利用檔案，不斷提升文書檔案信息化的管理水平。

參考文獻

[1]李英杰.基于檔案信息化背景下的文書檔案管理工作初探[J].赤子（上中旬），2017（2）：28-28.

[2]孟磊.淺談更新文書檔案管理理念實現文書檔案管理信息化[J].華章，2013（18）：24-24.

[3]龍繡娟.文書檔案管理信息化存在的問題分析[J].經濟技術協作信息，2013（28）：34-34.

[4]李巍巍.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[C]//“決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（下）.2016.