信息化背景下小學檔案管理的建設及完善問題研究

郭云松

摘 要：隨著科學技術的不斷提升，學校的檔案管理工作開始引入信息化管理的模式。這是小學檔案管理健康穩定發展的良好產物。與此同時，小學的檔案管理過程中還存在著一定的問題，需要進一步的完善及發展。本文將對當前小學檔案管理存在的問題進行細致的分析，并給予對應的改善意見，以促進我國小學檔案管理的水平的進一步提高。

關鍵詞：信息化；小學；檔案管理；問題研究

1 引言

對于小學來說，檔案管理工作主要為文書的管理及學籍方面的管理，這兩項對于學生的未來發展具有重要的影響。因此，對于小學的檔案管理工作應給予高度的重視[1]。

2 我國小學檔案管理的現狀分析

伴隨著科技的不斷發展及信息化水平的提升，我國小學管理水平有了質的提升。與此同時，也帶動了我國小學檔案管理工作的發展。小學檔案管理工作在我國檔案管理中占據著基礎性的作用。因此，其受到了廣泛的關注，相關教育管理部門也提升了對其重視力度。小學的檔案管理工作通過引入現代信息技術，已經逐步實現了檔案管理工作的信息化[2]。其中的檔案數據傳輸、檔案的數據信息保護及計算機立卷等保護工作也正在逐漸實現信息化的管理。

然而，由于傳統檔案管理觀念的根深蒂固，有些小學的檔案管理工作模式還相當傳統，存在著嚴重的滯后性。這種情況大大的影響了小學檔案管理工作的水平及質量，導致小學檔案管理工作的效率受到一定的影響。因此，對小學檔案管理工作進一步發展帶來了一定的阻礙作用。目前，我國小學檔案管理的基礎性環節相對薄弱，其主要原因是相關的檔案管理者在進行小學檔案管理時未采取相適應的檔案管理模式[3]。未能形成較為健全完善的檔案管理機制也制約著小學檔案管理工作效率的進一步提升及發展。

3 我國小學檔案管理存在的問題分析

3.1 學校領導對檔案管理工作的重視程度不高

目前，我國的教育模式仍停留在應試教育階段，這就促使了學校領導及教師更多的注意力集中在學生的整體學習成績上。在小學階段，各個學校都較為重視教育的硬性任務，檔案管理工作就極易被忽視。甚至有些學校未將檔案管理工作納入到學校的重要工作的范圍中。在學校制定的一些計劃、工作總結及項目考核檢查工作中，很少將學校的檔案管理工作列入其中。因此，因為學校相關領導的不重視，促使著檔案管理相關的人力及物力等未能得到有效的支撐。有些小學對于檔案管理甚至未設置相應的檔案管理工作者，導致檔案資料出現了混亂放置及庫房臟亂的現象。嚴重影響了小學檔案管理工作的順利開展。

3.2 檔案管理的信息化水平存在著嚴重的滯后性

當前，信息化水平的不斷演變發展，為學校的檔案管理工作帶來了良好的發展契機。然而因為一些學校未能真正的認識到檔案管理的重要性，造成檔案管理的相關費用沒有納入學校的預算中，進而使學校檔案管理工作的信息化水平得不到發展。每個學校的教育經費都是有限度的，其大多數用在為師生建設校舍及購買教育器械上。因為相應經費的不足，學校的檔案管理工作存在著嚴重的滯后性[4]。與此同時，有些學校檔案管理模式的落后也制約了其信息化水平的提升，阻礙了其現代化發展的步伐。

3.3 檔案管理工作的職責劃分不夠清晰

在我國的一些小學，存在著對于檔案管理工作不夠重視的問題。有些學校對于檔案管理工作并未設置專門的管理機構，因此也就沒有專門的人員負責對應的管理工作者。此類學校對于檔案并未進行系統化的歸納及整理。因為一些學校對檔案管理的混亂問題，就造成了某些重要的檔案被分散拿走，甚至沒進行記錄的現象發生。久而久之就造成了檔案的丟失。這樣一旦丟失后期就很難被查找到。因為學校沒有對相關職責進行細致的劃分，就會造成對應的責任較難找到專人負責，進而對學校造成嚴重的損失[5]。

4 我國小學檔案管理工作的進一步完善策略研究

4.1 創新管理方式，進一步提升小學檔案管理的信息化水平

在小學的檔案管理過程中，要充分的將現代科技技術應用到其中，進一步創新檔案數字化管理模式，提升檔案管理的信息化水平。這是實現檔案管理工作可持續發展的重要途徑，也是提升其服務質量及效率的重要方法。首先，應用信息化技術，逐步應用規范的應用軟件，對學校的檔案進行科學的管理。通過專業人員的輔助對各類軟件進行綜合的分析，選取功能齊全及適應學校檔案管理的軟件。為小學檔案管理工作的順利開展打下堅實的基礎。其次，健全檔案管理的檢索工具，通過檔案檢索工作對學校的檔案進行電子信息的著錄。實現計算機檢索，提升檢索的工作效率。最后，進一步豐富檔案服務利用模式[6]。在學校檔案管理過程中除了傳統的檔案復制、檔案閱覽及檔案展覽等工作，可以借助計算機網絡及手機網絡等工具對檔案進行綜合的管理，實現檔案管理工作的信息化。

4.2 進一步提升檔案管理者的綜合素質水平

科學技術的不斷發展，需要將信息化檔案管理模式有效的引入到小學的檔案管理工作中。因此，檔案資料本身不單純為紙質檔案或實物。這就需要相關的檔案管理者不僅需要傳統的檔案管理能力，還需要不斷的學校掌握現代化的技術，具備計算機及相應輔助設備的靈活操作能力。小學的檔案管理工作是一項重要的工作，因此，需要選拔綜合素質優異、責任心強及工作認真的管理者。在發展的過程中逐步實現小學檔案管理人員的專業化、規范化及規定化。避免學校在檔案管理工作者確認過程中的隨意性，進而為檔案管理工作的順利進行提供良好的保障。

與此同時，對于相應的檔案管理者，需對其進行定期的培訓工作，不斷拓展其檔案管理的工作能力。首先，需培養相應檔案管理者的服務意識及保密意識。作為一名合格的檔案管理者，不僅需要做好日常的檔案管理工作，還需懂得如何規劃檔案[7]。因此，學校需要提升對檔案管理工作的重視力度，為檔案管理的信息化發展提供強有力的支持。

4.3 進一步建立健全小學檔案管理制度

對于小學的檔案管理工作，在學校中應提到相應的高度水平，使學校各級人員強化對其的重視水平。將檔案管理工作列入到年度考核中，將相關的責任落實到各個人。與此同時，進一步建立健全檔案管理的保管及保密等工作。通過建立健全相應的檔案管理制度，促使學校檔案管理的信息化水平進一步的提升。小學檔案管理在信息化的背景下，需要對其進行科學的管理，這樣才能使學校的檔案管理工作得到真實的落實及進一步發展。

5 結論

本文首先對我國小學檔案管理的現狀進行了簡要的分析，獲知了小學檔案管理工作的重要意義。與此同時，對我國小學檔案管理工作存在的問題進行了研究，并針對存在的問題給予了合理化的改善意見，本文的研究對我國小學檔案管理工作的進一步發展具有顯著的推動作用。

參考文獻

[1]王珊珊.小學校園數字化背景下檔案管理模式研究[J].黑龍江檔案，2018（03）：65.

[2]王珊珊.小學檔案管理系統的研究與分析[J].黑龍江檔案，2018（02）：92.

[3]張琳.對實現小學檔案管理信息化的若干看法[J].內蒙古教育，2017（08）：44-45.

[4]甄桂文.小學檔案管理存在的問題及對策[J].考試周刊，2016（10）：157.

[5]唐曉雪.淺談小學檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2013（23）：213.

[6]熊春花.有關小學教學檔案管理工作的幾點看法[J].老區建設，2013（08）：60-61.

[7]雷華.興義市中小學檔案管理幾個問題的思考[J].貴州檔案，2003（02）：18-20.