論電子檔案長期保存的困難及對策

董華蘭 楊雅淇 陶佳美

摘 要：近年來，科學技術的發展迅速，電子工程的發展也有了很大的創新。隨著計算機和網絡技術的飛速發展、社會信息化進程的不斷加快，黨政機關、企事業單位等對電子信息的依賴感越來越強，檔案管理信息化也越發顯得重要。當前，對檔案管理的要求遠遠不止于“管好”檔案，而更要“用好”檔案。在這樣的環境下，深層次開發利用檔案信息資源，提供優質高效的檔案信息服務，已然成為檔案管理者亟待解決的重大課題。由于檔案網絡化檢索利用比紙質檔案更方便快捷，并能夠大大降低工作強度、提高工作效率，越來越多的用戶在利用檔案時也更多地把眼光投放在電子檔案上。而在過去的檔案管理模式中，不同業務部門的檔案信息資源都是各自獨立的，就好比信息海洋里的一個個孤島，很難實現部門間的信息集成。設計人員只對自己參與的、或僅限于本部門完成的項目能夠做到了解、熟知，而對本單位其它部門設計的項目，很難知曉或不夠了解，甚至對自己有借鑒作用和參考價值的設計方案也是如此。在這種情況下，就形成了單位內各部門之間信息資源的相對分散、相對封閉，甚至造成不必要的重復計算、重復設計，大大影響了設計人員的工作效率，也對單位頂層的全局化管理和檔案信息的深層次利用形成了一定障礙。

關鍵詞：電子檔案;長期保存;困難及對策

電子檔案在長期儲存過程中如何保障其可用性，是近些年來檔案界關注的熱點與難點問題。由于電子檔案具有設備依賴性、信息可變性、信息不能直接讀取性等特點，因此與紙質檔案有著顯著不同，基于此，本文重點探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性。

1 檔案管理應用系統的科學技術現狀和發展趨勢

信息化已經成為當前社會發展的趨勢。隨著信息化時代的到來，檔案管理模式也在不斷發生變化。推動檔案管理信息化、數字化、系統化是當今檔案事業改革發展的戰略選擇，這不僅符合現代檔案工作的發展方向，同時也有關檔案事業的發展前途。一方面，社會信息量的激增和新型載體的應用使傳統的檔案管理方法已經不能完全滿足社會需要;另一方面，人們對科技檔案資源的時效性要求逐漸增強，傳統的紙質檔案遠遠跟不上信息社會發展的腳步。這就迫使檔案部門必須改變傳統的管理方法，同時要更新管理理念，創新服務方式，利用現代信息技術搭建數字化、網絡化的信息服務平臺，有效積累和儲備信息資源，實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，以實現檔案信息資源價值最大化。但是，由于受到資金、電子文件以及現行階段檔案信息開放程度的影響，在對檔案信息資源進行開發時往往會有一定的困難，主要表現在信息資源開發程度滯后且共享程度較低。從目前運行的網上檔案館來看，大多是將目錄信息數據庫直接送上網絡，信息量十分有限且信息質量不高。加之部分歷史原因，檔案館的文本數據資源原本就不足，也就很難在短時間內補充信息資源，完善資源共享。另外，我國在電子文件管理標準的制定上相對滯后，管理系統在設計上五花八門，資源無法實現共享，這些問題嚴重影響了檔案信息化建設。電子文件作為國家信息資源的重要組成部分，如果無法實現共享，從長遠來看，受影響的不僅僅是檔案管理水平，還影響到檔案信息服務水平。而適合工程設計類檔案管理系統的軟件，缺乏現成的經驗可循，檔案管理者在選擇適合本單位特點的管理軟件時感到無所適從。檔案信息共享建設是信息社會化的內在要求，是檔案事業適應時代和社會發展的必然趨勢。建立一體化應用集成平臺級的檔案管理系統是適應網絡化應用發展的必然，互聯網技術的發展為滿足檔案管理業務的需求，提供了技術基礎。

2 數字檔案長期保存面臨的問題

2.1 自然災害

自然災害主要表現在災害性的天氣，人力不能支配和操縱的各種自然事件所引發的數字檔案災害，如由于地震、火山、滑坡與泥石流等地質現象引起的數字檔案災害;由于洪水、泥石流、火山、海潮、暴雨、龍卷風等天氣現象引起的數字檔案災害;由于太陽風、隕石等天文現象引起的數字檔案災害。這些自然災害不是人力所能控制的，我們只能通過預測和一些技術手段來避免或者降低數字檔案的損失。

2.2 人為原因

數字檔案的人為災害，是指人們在社會生活中的種種不合理行為，失誤和故意破壞行為所導致的數字檔案丟失或者損壞。如戰爭、犯罪等社會動亂引起的數字檔案災害;由計算機病毒、黑客入侵、信息惡意刪除等犯罪活動所引起的數字檔案災害;由火災、空難、不合理操作等非主觀因素所引起的數字檔案災害。如果有需要足夠的技術和政策法規支持，這類人為因素從某種意義上來說是可以避免的。

3 針對于電子檔案長期安全保存實踐的研究

3.1 “4-3-2”安全存儲方式的分析

針對于電子檔案長期安全保存實踐的研究可以從全國地質資料館的實際情況開始，首先我們可以了解一下“4-3-2”安全存儲方式的含義，“4-3-2”安全存儲主要是指四種備份介質，三種物理載體以及兩種離線的永久備份載體。也就是采用光盤、磁帶以及磁盤列陣三種介質成為全國地質資料館電子檔案長期安全保存備份介質。

3.2 檔案級光盤和藍光光盤合理運用的分析

檔案級光盤和藍光光盤相比其他的存儲載體來說有著很多的優勢，例如：性能優越、存儲周期長、操作簡單以及內容不能被修改等都是檔案級光盤和藍光光盤的主要優點。正是這些優勢讓檔案級光盤和藍光光盤成為全國地質資料館離線存儲的最有使用價值的載體。其中檔案級光盤的使用能夠有效的保障采用光盤存儲的電子檔案具有長期保存并且可讀的作用。檔案級藍光光盤的采用更適合數據信息較多的電子檔案的長期存儲，通過采用檔案級藍光光盤可以更好的減少分盤的工作流程，光盤早提外標簽的制作還能夠為數據檢索提供便利，減少時間的浪費，從而達到提升工作效率的目的。因此合理的利用檔案級光盤和藍光光盤不僅僅能夠實現對電子檔案的長期保存，還能保證電子檔案的安全性和專業性。

3.3 電子檔案長期安全保存的主要過程

針對于電子檔案長期安全保存的問題，我國也發布了一些法律法規來規范電子檔案長期安全保存的主要流程。電子檔案備份工作是電子檔案長期安全保存的工作之一，電子檔案備份工作是就是把原本電子檔案復制一份出來保存，目的是為了當原電子檔案丟失以后，能夠及時的通過電子檔案備份工作找到，減少不必要的損失。在進行電子檔案備份工作時有著嚴格的工作流程，所以一定要按照國家的法律法規和自檢、互檢制度規范工作流程，從而對每一個環節進行有效的監管和控制，確保其一致性、可靠性以及可讀性。所以說只有嚴格要求電子檔案工作的各個流程，才能從根本上保證電子檔案長期安全存儲工作的順利記性和實現數據信息的保密性、專業性。

4 結語

當全國興起檔案信息化建設的時候，人們的焦點重點放在了對電子檔案的管理與利用上，忽視了電子檔案在長期儲存中潛在的風險。本文正是基于此探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性，希望能借此引起更多檔案工作者對電子檔案長期保存中存在的風險的重視，從而積極探尋可行性對策來確保電子檔案的可用性。

參考文獻

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