供電企業人事檔案管理現狀及其管理措施分析

于芝芬

摘 要：對供電企業來講，人事檔案管理和企業職工自身的利益密切相關。隨著國內經濟的不斷發展，國家改革了系列人事制度，在現代化的背景下傳統的人事檔案管理存在一定的不足，對人事檔案管理來講保守的管理方式不利于供電企業的長遠發展，對此我們要有清醒的認識，作為供電企業從事相關工作的人員，應該清醒的認識到要想保障企業適應時代的發展，就應該強化人力資源管控系統的建設，不斷提升現代化人事檔案管理體系制度。在本文中筆者首先分析了供電企業人事檔案管理存在的不足，然后探討了創新供電企業認識檔案管理的具體措施，以期不斷提升供電企業人事檔案管理的水平和質量。

關鍵詞：供電企業;人事檔案;不足;創新

作為與供電企業員工息息相關的管理內容，人事檔案工作應該得到企業的關注和重視。隨著社會的不斷發展和供電企業現代化企業制度的不斷確立，我們要對目前供電企業人事檔案管理工作中存在的不足有一定的認識，然后研究新的管理模式和措施，不斷提升管理的質量和水平。在本文中筆者先分析了供電企業人事檔案管理存在的不足，然后探討了創新供電企業認識檔案管理的具體措施，以期不斷提升其人事檔案管理的水平和質量，為供電企業的可持續發展提供良好的智力支撐。

1 供電企業人事檔案管理存在的不足

1.1 載體存在缺陷

最近幾年，很多電力企業完成了從紙質檔案向數字化檔案的過渡。但是，由于以數字化為載體的人事檔案管理方式依然需要花費大量的人力、物力對其進行維護。很多情況下，調取想要的檔案資源依然非常的繁瑣。尤其是對一些諸如人事個人信息方面的資料，對其數字化后反而難以及時的把檔案找出，在此背景下，一些供電企業更愿意使用傳統的紙質檔案資料，這就導致數字化的檔案資源利用效率較低。不僅如此，一些地區依然采用紙質檔案管理的方式開展檔案工作，工作需要耗費大量的人力物力，浪費資源。

1.2 制度的缺失和管理存在不足

當前，國內一些供電企業依然沒有建立完善的人事檔案管理工作制度，一些單位雖然制定了制度但是制度不完善，存在有制度不執行的現象，有些企業制定的制度和自身的實際情況不符，不具有可操作性，這會對檔案管理的效率造成一定的影響，對供電企業人事檔案管理非常不利。不僅如此，一些供電企業的檔案管理監督檢查機制不完善，甚至缺乏相關制度，監管不到位甚至缺失，相關從業人員甚至出現故意泄漏人事檔案信息資料的情況，這不僅對企業的形象造成損壞，也影響了個人信息安全。

1.3 創新力的不足

目前一些供電企業不重視人事檔案管理的創新，導致企業內部檔案管理從業人員的獎勵和創新機制不足，一些人員安于現狀，進取心不足。不僅如此，一些供電企業并沒有完善的引入人才機制，這就導致內部創新力不夠，管理效率不高，質量難以提升。

1.4 體系問題

供電企業對人事檔案管理的方式直接影響著檔案管理的質量和水平，目前很多供電企業并沒有建立全面的檔案管理體系，質量保障體系也不健全，和工作標準相比工作質量較低，無法滿足當前高質量的發展要求，一些記錄不完善。很多供電企業管理檔案的方式較為落后，依然存在以文本記錄為主的管理措施，很多信息化技術沒有在檔案管理之中應用，在信息化背景下，信息量較多，因此還是用傳統的管理方式，無法滿足檔案管理高效性和便利性的要求。

2 新時期加強供電企業人事檔案管理工作的措施

2.1 完善人事檔案管理制度

對一些不合時宜的規章制度，供電企業應該堅決革新，建立健全和新形勢下相匹配的管理制度，確保人事檔案管理工作趨于科學、規范。及時、完整的收集檔案信息，科學的鑒定檔案的真偽，確保歸檔檔案的正確性。就檔案借閱來講，人事檔案要區別對待，需要履行相應的手續才能供其閱覽。及時、完整的更新檔案資料，對新的內容要及時的加入其中。

2.2 加強干部隊伍建設

進入新世紀后，信息化技術獲得蓬勃發展，在各行各業中均有使用，我們應該用信息管理代替傳統的檔案實體管理，所以這就要求從業人員要具有一定的信息化技術，因此培養高素質的人事檔案管理人才就顯得格外重要。人是決定供電企業人事檔案管理的第一要素，現代化背景下，人事檔案管理人員應該積極轉變角色，從實體管理人員轉向管理和發布信息管理人員，這對人事檔案管理的信息化程度至關重要。需要從業人員具有應用信息化技術的能力，能夠在計算機的幫助下對人事檔案信息進行管理。電力企業培養專業化的人事檔案管理人員，筆者認為可以從以下幾個方面著手，其一，理論性內容和業務技能培訓同時進行，現代化的電力企業需要現代化的人事檔案管理，這就需要從業人員具有扎實的理論功底，還應該對檔案管理工作的原則有清醒的認識，對相關管理技能非常熟悉。其二，培訓現代化信息技術，我們應該把培訓重點放在檔案管理軟件的應用上，提高管理人員的實操水平，讓他們對檔案管理軟件非常熟悉，對各個功能均有了解，成為信息化管理檔案的專家，這對相關軟件功能的真正發揮很有幫助。

2.3 記錄和存儲的創新

隨著時代的進步，目前可以看到今后的發展趨勢為網絡化和信息化，因此我們可以用信息化檔案代替傳統的紙質檔案，在單位內部大力推進構建檔案管理網絡，實現信息之間的相互勾連。在信息化技術的幫助下，采用網絡化的方式管理檔案，或者下放檔案信息錄入權限，這可以保證及時的錄入相關信息，也可以減輕專職管理人員的工作量，各個部門都可以通過網絡上傳信息資源。不僅如此，對傳統紙質檔案來講，新型的存儲載體具有較強的優越性，小空間、容量大、容易復制等，信息內容保存的更加安全和便捷。如構建完善的認識檔案管理信息平臺，在互聯網技術的幫助下開展相關工作。如高速壓縮上傳技術、數據庫技術等先進技術的使用，把紙質版的檔案資料及時變更為信息化檔案系統，確保信息庫資料完整無缺。

2.4 創新檔案管理模式，實現現代化管理

加強創新意識，首先就應該更新立卷制度，改進工作方法，不僅體現在裝訂的形式上，還體現在手段上，應該考慮如何便于開展工作，為日后的利用奠定基礎，對工作出現的問題和不足，我們要開動腦筋，做一些小革新、小創造，以便于起到事半功倍的效果。在檔案管理工作中還應該加強現代化技術的應用，借此實現更好的管理效率和更好的管理質量。一些比較繁瑣的管理內容，我們可以借助信息化技術來完成，如數碼技術、影像技術、條形碼技術等應用等，可以不斷提升工作效率，實現更好的管理水平。

3 結束語

對供電企業來講，人事檔案管理工作比較繁瑣，我們應該用動態的眼光對待問題，不能保持其靜止不變。目前階段，國內一些供電企業已經開始實現集約化的人力資源管理，在此過程中人事檔案管理工作扮演著重要的角色。因此，革新供電企業人力資源管理，實現更好的工作質量，體現工作效果是目前供電企業人事檔案管理從業人員應該思考的問題。

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