檔案管理“智慧3.0”時代推動鄉鎮機關檔案工作提質增效的思考

摘 要：檔案管理即將邁入“智慧3.0”時代，如何保護好檔案從業人員的健康，加強智慧檔案建設，促進鄉鎮機關檔案工作提質增效，是當前我國鄉鎮機關檔案管理亟需解決的問題。本文對當前鄉鎮機關檔案管理面臨的問題進行了闡述，如工作環境不佳，檔案從業人員面臨健康損傷問題;經費投入不足，檔案數據化、智能化程度低;檔案管理工作的重要性認識不足。提出解決方案，如提升工作環境，保護檔案從業者健康;加大經費投入，加快智慧檔案建設;提高檔案管理工作重要性的認識，建設高素質檔案管理人才隊伍等。

關鍵詞：鄉鎮機關;檔案;提質增效

2019年7月25日，由中國檔案學會和江蘇省檔案學會聯合主辦的“2019檔案從業者安全保護專題研討會暨第一屆智慧檔案解決方案展”在南京舉辦，國家檔案局原局長楊冬權在會上做了《檔案人健康，是我們永恒的關注》的主題演講，“有了新科技加持，我們不僅能保護好檔案從業人員的健康，檔案管理也將邁入‘智慧3.0時代。”[1]鄉鎮機關檔案是國家檔案的重要組成部分，具有舉足輕重的地位，而鄉鎮機關檔案管理是衡量基層管理水平的關鍵。因此，推動鄉鎮機關檔案管理提質增效是一項極為重要的工作，應該引起我們的高度重視。

1 鄉鎮機關檔案管理面臨的問題

1.1 工作環境不佳，檔案從業人員面臨健康損傷問題

目前我國部分鄉鎮機關存在檔案工作環境不佳的問題，譬如檔案室建設不規范、硬件條件差、空氣流通不佳等。此外，由于紙質檔案本身的特性，存儲工作和消毒存在一定程度的技術壁壘。如果對檔案儲存室的通風管理、清潔滅菌工作執行不到位，紙質檔案非常容易產生甲醛及苯殘留、霉變、蟲蛀、受潮等問題，在威脅檔案資料安全的同時，也會對檔案從業者的身體健康造成危害。一般來說，檔案管理工作人員健康受損主要是在檔案的運輸和存儲過程中發生的，雖然在此過程中，單位會給檔案從業人員發放手套、口罩、消毒液等勞保物品作為防護工具，但在檔案室環境污染較重的情況下，這些防護措施的實際效果極其有限，仍然避免不了檔案從業人員與有害環境接觸造成健康損傷。筆者認為，提升鄉鎮檔案管理工作環境，讓檔案從業人員擁有“鐵布衫”，遠離病菌的傷害是至關重要的事情。

1.2 經費投入不足，檔案數據化、智能化程度低

我國部分鄉鎮由于檔案管理工作經費投入不足，檔案管理軟硬件設施落后滿足不了檔案管理現代化建設的需求，影響檔案管理信息化、智能化發展。再者，某些鄉鎮機關沒有設立專門的檔案儲存室，一些鄉鎮機關檔案室實際上就是一個大型倉庫，里面堆積了各種與檔案無關物品。以筆者實習過的長沙市望城區某鄉鎮機關為例，該單位的專用檔案室近兩年才建成并投入使用，智慧檔案的建設尚處于起步階段，缺乏現代化檔案管理設備。專用檔案室建成前，機關檔案均簡單堆置在一個上世紀七八十年代建成的老舊瓦房倉庫內，倉庫內部環境陰暗潮濕，周邊雜草叢生，防火、防盜問題令人堪憂，整體環境非常不利于儲存機關檔案，因此紙質檔案蟲蛀、霉變、受潮現象相當普遍。此外，有的單位為了省錢省事，將機關檔案整理工作外包，每年雇傭社會檔案機構從業人員用幾個月時間集中處理上一年度的檔案，發包單位一旦監管不力，檔案的歸檔質量則難以得到保證，埋下極大的安全隱患，不符合《檔案法》、《黨政機關公文處理條例》中安全保密的相關規定。如果檔案管理的經費投入得不到保障，勢必會阻礙檔案管理工作的順利開展，遑論智慧檔案的建設與服務三農了。

1.3 檔案管理工作的重要性認識不足

受傳統思維和績效考核的影響，部分人員認為鄉鎮機關的檔案管理是一項缺乏技術含量的工作，屬于簡單的體力勞動，從思想和行動上不重視鄉鎮機關檔案管理工作。這主要表現在三個方面：一是日常疏于對歸檔材料的收集、甄別和審查，且檔案信息化建設工作推進極其遲緩。二是簡單的認為檔案只要能滿足日常調閱需求，符合上級檢查標準即可，最基礎的檔案歸檔工作流于形式。三是存在部分鄉鎮機關未將檔案管理工作列入政府目標管理績效考核范圍的問題。基層對檔案管理工作的重視與否，直接關系到檔案管理工作的成效。

2 推動鄉鎮機關檔案管理提質增效工作的對策

2.1 改善工作環境，保護檔案從業者健康

結合工作實際，筆者認為改善檔案從業者工作環境的對策有四點：一是在基礎設施建設方面，鄉鎮機關要嚴格執行國家檔案局2008年頒布的《檔案館建設標準》，檔案室建筑材質和檔案存儲設備選用環保無毒的優質材料。二是加強檔案室通風控溫，維持檔案室恒溫恒濕狀態。具體可以安裝智能化設備，譬如檔案庫房溫濕度智能控制系統等。三是制定檔案室定期消毒清潔制度，組織人員對檔案室進行全方位的消毒清潔工作。四是建立專用更衣盥洗室，工作人員在進出檔案室長時間操作前后執行更衣、清潔、盥洗等流程。從多個維度思考提升檔案從業人員工作環境的策略，充分進行防護準備，才能保障基層檔案從業者的身心健康，進而提升鄉鎮機關檔案管理的質量和效率。

2.2 加大經費投入，加快智慧檔案建設

立足新時代中國特色社會主義思想，強化鄉鎮機關檔案的服務三農功能，要加大經費投入，加快鄉鎮檔案信息化建設，以此助力新時代鄉鎮管理和經濟發展。具體有兩點建議：一是加快開展檔案數字化工作，添置現代化檔案管理設備，有效使用檔案管理軟件，對歸集的機關檔案定期進行掃描，形成電子檔并進行有序分類存檔。二是搭建鄉鎮機關檔案信息管理系統，實現檔案“存量數字化、增量電子化、服務網絡化、利用可視化”的目標，方便群眾對“三農”檔案的查詢與利用，充分實現由“群眾跑腿”到“數據跑路”的轉變，群眾動動鼠標，點下手機就可以在線輕松獲取已公開的檔案，讓鄉鎮機關檔案切實為三農服務。

2.3 提高檔案管理工作重要性的認識，建設高素質人才隊伍

鄉鎮要從思想上提高對檔案管理工作重要性的認識，重視檔案管理的“人崗匹配”，做好檔案管理專業人才的培養和儲備。具體有四點對策：一是將基層檔案工作列入政府目標管理績效考核工作范圍。二是定期組織檔案管理在崗人員業務培訓，在掌握檔案管理基本操作的基礎上，加強對檔案管理最新理論和前沿技能的學習，重點提高對智慧檔案建設的認識。三是建立多元人才引進機制，除從本地區公務員系統中選拔優秀的檔案管理人才外，還可以吸納優秀的社會檔案從業人員。四是不定期組織本單位與外單位的檔案管理業務交流，以便互相學習，取長補短。[2]在加強人員學習培訓和引進人才的同時，單位內部還要做好具體業務的“幫傳帶”，才能進一步提高鄉鎮機關檔案在崗人員的整體素質。

3 結束語

綜上所述，本文論述了鄉鎮機關檔案管理存在的問題及檔案管理3.0時代做好鄉鎮機關檔案管理提質增效工作的策略。相關人員只有充分提高對新時代檔案工作的認識，明確鄉鎮檔案管理現代化的重要性，思想和行動步調一致，才能做好新時代鄉鎮機關檔案管理提質增效工作，進一步推進我國鄉鎮檔案管理現代化建設。

參考文獻

[1]江蘇經濟報 科技護航 檔案管理駛向“智慧3.0”時代[EB/OL].https：//cj.sina.com.cn/articles/view/3233134660/c0b5b84402000hkko？from=finance.

[2]中國檔案報“四著力”努力推進檔案工作提質增效[EB/OL].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2017-06/09/content_189221.htm.

作者簡介

馮師雙（1993-），男，漢族，湖南常德人，湘潭大學公共管理學院碩士研究生，研究方向：檔案管理與檔案信息化。