信息化時代下的醫(yī)院檔案管理問題探討

莫正輝

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展與進步，信息化技術已經(jīng)開始被廣泛用于社會各領域中，也為各大醫(yī)院的檔案管理工作指引了新的方向。檔案管理模式由傳統(tǒng)紙質管理逐漸轉化為數(shù)字管理、云管理，在極大程度上促進了新時期醫(yī)院檔案管理工作模式的創(chuàng)新，也為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展提供了更高效、更安全可靠的檔案管理方式。然而，在一些醫(yī)院的檔案管理中，依然存在著固守傳統(tǒng)檔案管理方式的落后行為，或者是沒有結合醫(yī)院類型開發(fā)針對性的管理系統(tǒng)，導致醫(yī)院檔案管理的信息化建設落后。因此，結合醫(yī)院類型加強對醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新和改革，是信息化時代下醫(yī)院提高檔案管理效率的重要方式。

關鍵詞：信息化時代;醫(yī)院檔案管理;問題與解決措施

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，它是不僅記錄了醫(yī)院發(fā)展過程中的重大事件，記錄了醫(yī)療研究成果，更記錄了豐富的病例資料，對于醫(yī)院工作的順利開展以及穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，其重要性不可小覷。檔案管理是一項繁瑣易出錯的工作，在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)差池，都會影響著管理工作的質量以及醫(yī)院的日常經(jīng)營。這些問題在傳統(tǒng)檔案管理模式中是非常常見的問題，在信息化時代下，醫(yī)院檔案管理必須要結合信息時代中的信息技術、網(wǎng)絡技術等多種技術對管理模式進行創(chuàng)新，提高檔案管理的效率和效果，有效規(guī)避檔案管理中的各種問題，是確保醫(yī)院管理工作發(fā)展、優(yōu)化醫(yī)院檔案信息管理與利用水平的關鍵。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 醫(yī)院檔案管理權責劃分不明確

醫(yī)院檔案的種類繁多，包含文書、人事、行政、財務、設備、病歷等多種檔案，通常而言，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作多由多個部門共同管理，基本上是各個部門自行管理自己部門的檔案資料。而醫(yī)院的綜合檔案室只收錄人事、行政、文書、科技、財務等檔案，有行政部門進行管理。但文書檔案、映像檔案又屬于其他部門的管理范疇，導致很多文書檔案、影像檔案等會存在多部門管理的問題，而每個部門所采取的管理模式會有所區(qū)別，這也在很大程度上影響著醫(yī)院資料的管理水平。另外，各個部門在進行檔案管理時，沒有進行明確的權責劃分，也沒有對檔案管理工作進行考核，這種缺乏系統(tǒng)管理的管理模式，會在很大程度上造成醫(yī)院檔案管理工作的混亂，甚至造成重要檔案的丟失。

1.2 管理程序復雜且檔案利用率不高

在傳染病專科醫(yī)院中，檔案管理的內容多、程序復雜，既有對醫(yī)院日常運營信息的檔案，有與其他醫(yī)院的信息交流檔案，有醫(yī)院行政檔案、人事檔案、病例檔案、傳染病研究資料等等，檔案的類型非常多，在傳統(tǒng)的管理程序中，往往需要對各種檔案進行分類、編碼、擬題等多種操作，隨著醫(yī)院的運行時間的推移，其管理程序會越來越繁瑣復雜，工作難度也會隨之而增加，管理人員的工作壓力的增加也更容易導致管理上失誤問題的出現(xiàn)，影響檔案管理效果。其次，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，因為大多數(shù)檔案都是紙質檔案，為了提高保存與翻閱的效率，需要對檔案進行裝訂，會在一定程度上造成檔案的損壞。另外，在裝訂好的文件中進行查閱時需要找到指定內容是存在難度的，一方面無法及時找到所需檔案的內容，另一方面即使找到了也無法將其與裝訂好的檔案進行分離查閱。隨著時間的推移，檔案數(shù)量的增多，在查閱更早之前的檔案的難度會更加大，進一步影響了檔案的利用率。

1.3 沒有重視與信息化的結合

隨著時代的發(fā)展，各項先進技術在傳染病專科醫(yī)院中得到了廣泛的運用，計算機、網(wǎng)絡、云技術等多種技術在醫(yī)院管理與運營等各個方面發(fā)揮著不可磨滅的重要作用，財務管理、醫(yī)院信息系統(tǒng)建設、各種影像存檔、通信系統(tǒng)、內網(wǎng)系統(tǒng)、儀器設備管理、檢驗病案等多項工作中都加大了對計算機等技術的運用，逐步向信息化建設邁進。但在檔案管理的信息化建設的重視度卻相對較低，醫(yī)院的領導對于檔案管理的重視度不夠，同時也沒有認識到信息化建設對于檔案管理的意義，導致醫(yī)院檔案管理信息化建設工作沒有與其他醫(yī)院工作的信息化建設齊頭并進，極大地限制了醫(yī)院檔案管理的效果。

2 信息化時代下醫(yī)院檔案管理優(yōu)化措施

2.1 建立健全醫(yī)院檔案管理制度體系

在信息化時代下，醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化必須要根據(jù)國家在檔案信息化建設方面的規(guī)定來建立完善的檔案管理體系。一方面，要建立更健全規(guī)范的管理系統(tǒng)，拓展更多形式的文件保存模式，在紙質的基礎上增加數(shù)字、電子保存格式，同時在管理系統(tǒng)上要保證對檔案的檢索與瀏覽的效率和準確性，確保系統(tǒng)具有內網(wǎng)和外網(wǎng)雙重檢索能力，并能夠實現(xiàn)對檔案的收集、存儲、查閱、權限、更新等多種功能的增加，滿足醫(yī)院日常運營對檔案的一系列要求。此外，還應建立專門的檔案信息系統(tǒng)，保證其發(fā)布、聯(lián)機查詢、遠程檢索等必要功能的齊全，同時可以根據(jù)實際情況開放部分檔案，為患者等社會各界人士提供更專業(yè)的查詢與咨詢服務，更大限度地發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值。

2.2 規(guī)范流程，加強信息建設

要改善醫(yī)院檔案管理中存在的多種問題，提高檔案管理效果，必須要以健全和規(guī)范檔案管理流程為基礎。檔案管理信息化建設必須要有更規(guī)范標準的流程，只有這樣才能確保管理人員在進行管理工作時做到有跡可循、有的放矢。所以醫(yī)院必須制定規(guī)范的檔案管理流程，讓管理人員按照更規(guī)范的流程進行檔案管理，促進檔案管理的有序進行。其次在信息化時代下，應該加強對檔案管理軟硬件的設備的建設力度，加強對計算機、網(wǎng)絡、云等設施的更新與改善，促進信息化建設在檔案管理上的落實，這樣不僅能提高檔案管理的水平，還能進一步保障管理效率及其安全性、準確性。

2.3 消除部門、科室之間的隔閡，提高檔案管理有序性

按照功能職責的不同，醫(yī)院分為多個部門、多個科室，各個科室、部門之間在檔案管理上存在著相互獨立、隔閡明顯的問題，在檔案管理上存在著混亂問題，這種狀態(tài)嚴重影響到了醫(yī)院整體檔案管理工作的有序性，不利于對檔案信息的完整收集。因此，在信息時代下優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，必須要弱化、消除各部門、各科室之間的隔閡與界限，改變互相獨立的現(xiàn)狀，促進相互之間的聯(lián)系與溝通，轉變醫(yī)院內部科室、部門之間的檔案管理模式，將分散管理轉化為一體化管理，實行統(tǒng)一、系統(tǒng)管理，促進各部門、各科室之間信息的全面匯總，有效提高醫(yī)院檔案管理的有序性。此外，還應加強對檔案管理人員的配置、加強在檔案管理工作上的權責劃分，進一步提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性。在檔案管理人員的管理上，要對其安全意識、保密意識、責任意識進行培養(yǎng)，防止對重要檔案的泄露、盜取和篡改，確保檔案的安全性。

3 結束語

在社會發(fā)展的新時期，各大醫(yī)院在檔案管理工作的信息化建設方面必須要加以重視，需要結合信息時代的多項技術對檔案管理模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化，以此促進醫(yī)院檔案管理工作在信息化時代下的效率和效果的提升，同時也為促進醫(yī)院日常運營工作的進一步優(yōu)化提供支持。在信息化建設過程中，要充分利用現(xiàn)代化先進技術，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新和轉變，還要結合國家標準來對管理方式進行規(guī)范，消除科室之間的界限，以此確保醫(yī)院檔案管理工作的有序性和有效性。

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