信息化時代下的醫院檔案管理問題探討

莫正輝

摘 要：隨著社會的不斷發展與進步，信息化技術已經開始被廣泛用于社會各領域中，也為各大醫院的檔案管理工作指引了新的方向。檔案管理模式由傳統紙質管理逐漸轉化為數字管理、云管理，在極大程度上促進了新時期醫院檔案管理工作模式的創新，也為醫院現代化發展提供了更高效、更安全可靠的檔案管理方式。然而，在一些醫院的檔案管理中，依然存在著固守傳統檔案管理方式的落后行為，或者是沒有結合醫院類型開發針對性的管理系統，導致醫院檔案管理的信息化建設落后。因此，結合醫院類型加強對醫院檔案管理模式的創新和改革，是信息化時代下醫院提高檔案管理效率的重要方式。

關鍵詞：信息化時代;醫院檔案管理;問題與解決措施

檔案管理是醫院管理工作中的重要組成部分，它是不僅記錄了醫院發展過程中的重大事件，記錄了醫療研究成果，更記錄了豐富的病例資料，對于醫院工作的順利開展以及穩定發展具有重要意義，其重要性不可小覷。檔案管理是一項繁瑣易出錯的工作，在任何環節出現差池，都會影響著管理工作的質量以及醫院的日常經營。這些問題在傳統檔案管理模式中是非常常見的問題，在信息化時代下，醫院檔案管理必須要結合信息時代中的信息技術、網絡技術等多種技術對管理模式進行創新，提高檔案管理的效率和效果，有效規避檔案管理中的各種問題，是確保醫院管理工作發展、優化醫院檔案信息管理與利用水平的關鍵。

1 醫院檔案管理中存在的問題

1.1 醫院檔案管理權責劃分不明確

醫院檔案的種類繁多，包含文書、人事、行政、財務、設備、病歷等多種檔案，通常而言，大多數醫院的檔案管理工作多由多個部門共同管理，基本上是各個部門自行管理自己部門的檔案資料。而醫院的綜合檔案室只收錄人事、行政、文書、科技、財務等檔案，有行政部門進行管理。但文書檔案、映像檔案又屬于其他部門的管理范疇，導致很多文書檔案、影像檔案等會存在多部門管理的問題，而每個部門所采取的管理模式會有所區別，這也在很大程度上影響著醫院資料的管理水平。另外，各個部門在進行檔案管理時，沒有進行明確的權責劃分，也沒有對檔案管理工作進行考核，這種缺乏系統管理的管理模式，會在很大程度上造成醫院檔案管理工作的混亂，甚至造成重要檔案的丟失。

1.2 管理程序復雜且檔案利用率不高

在傳染病專科醫院中，檔案管理的內容多、程序復雜，既有對醫院日常運營信息的檔案，有與其他醫院的信息交流檔案，有醫院行政檔案、人事檔案、病例檔案、傳染病研究資料等等，檔案的類型非常多，在傳統的管理程序中，往往需要對各種檔案進行分類、編碼、擬題等多種操作，隨著醫院的運行時間的推移，其管理程序會越來越繁瑣復雜，工作難度也會隨之而增加，管理人員的工作壓力的增加也更容易導致管理上失誤問題的出現，影響檔案管理效果。其次，在傳統的檔案管理模式下，因為大多數檔案都是紙質檔案，為了提高保存與翻閱的效率，需要對檔案進行裝訂，會在一定程度上造成檔案的損壞。另外，在裝訂好的文件中進行查閱時需要找到指定內容是存在難度的，一方面無法及時找到所需檔案的內容，另一方面即使找到了也無法將其與裝訂好的檔案進行分離查閱。隨著時間的推移，檔案數量的增多，在查閱更早之前的檔案的難度會更加大，進一步影響了檔案的利用率。

1.3 沒有重視與信息化的結合

隨著時代的發展，各項先進技術在傳染病專科醫院中得到了廣泛的運用，計算機、網絡、云技術等多種技術在醫院管理與運營等各個方面發揮著不可磨滅的重要作用，財務管理、醫院信息系統建設、各種影像存檔、通信系統、內網系統、儀器設備管理、檢驗病案等多項工作中都加大了對計算機等技術的運用，逐步向信息化建設邁進。但在檔案管理的信息化建設的重視度卻相對較低，醫院的領導對于檔案管理的重視度不夠，同時也沒有認識到信息化建設對于檔案管理的意義，導致醫院檔案管理信息化建設工作沒有與其他醫院工作的信息化建設齊頭并進，極大地限制了醫院檔案管理的效果。

2 信息化時代下醫院檔案管理優化措施

2.1 建立健全醫院檔案管理制度體系

在信息化時代下，醫院檔案管理的優化必須要根據國家在檔案信息化建設方面的規定來建立完善的檔案管理體系。一方面，要建立更健全規范的管理系統，拓展更多形式的文件保存模式，在紙質的基礎上增加數字、電子保存格式，同時在管理系統上要保證對檔案的檢索與瀏覽的效率和準確性，確保系統具有內網和外網雙重檢索能力，并能夠實現對檔案的收集、存儲、查閱、權限、更新等多種功能的增加，滿足醫院日常運營對檔案的一系列要求。此外，還應建立專門的檔案信息系統，保證其發布、聯機查詢、遠程檢索等必要功能的齊全，同時可以根據實際情況開放部分檔案，為患者等社會各界人士提供更專業的查詢與咨詢服務，更大限度地發揮醫院檔案的價值。

2.2 規范流程，加強信息建設

要改善醫院檔案管理中存在的多種問題，提高檔案管理效果，必須要以健全和規范檔案管理流程為基礎。檔案管理信息化建設必須要有更規范標準的流程，只有這樣才能確保管理人員在進行管理工作時做到有跡可循、有的放矢。所以醫院必須制定規范的檔案管理流程，讓管理人員按照更規范的流程進行檔案管理，促進檔案管理的有序進行。其次在信息化時代下，應該加強對檔案管理軟硬件的設備的建設力度，加強對計算機、網絡、云等設施的更新與改善，促進信息化建設在檔案管理上的落實，這樣不僅能提高檔案管理的水平，還能進一步保障管理效率及其安全性、準確性。

2.3 消除部門、科室之間的隔閡，提高檔案管理有序性

按照功能職責的不同，醫院分為多個部門、多個科室，各個科室、部門之間在檔案管理上存在著相互獨立、隔閡明顯的問題，在檔案管理上存在著混亂問題，這種狀態嚴重影響到了醫院整體檔案管理工作的有序性，不利于對檔案信息的完整收集。因此，在信息時代下優化醫院檔案管理，必須要弱化、消除各部門、各科室之間的隔閡與界限，改變互相獨立的現狀，促進相互之間的聯系與溝通，轉變醫院內部科室、部門之間的檔案管理模式，將分散管理轉化為一體化管理，實行統一、系統管理，促進各部門、各科室之間信息的全面匯總，有效提高醫院檔案管理的有序性。此外，還應加強對檔案管理人員的配置、加強在檔案管理工作上的權責劃分，進一步提高醫院檔案管理的規范性。在檔案管理人員的管理上，要對其安全意識、保密意識、責任意識進行培養，防止對重要檔案的泄露、盜取和篡改，確保檔案的安全性。

3 結束語

在社會發展的新時期，各大醫院在檔案管理工作的信息化建設方面必須要加以重視，需要結合信息時代的多項技術對檔案管理模式進行創新和優化，以此促進醫院檔案管理工作在信息化時代下的效率和效果的提升，同時也為促進醫院日常運營工作的進一步優化提供支持。在信息化建設過程中，要充分利用現代化先進技術，實現管理模式的創新和轉變，還要結合國家標準來對管理方式進行規范，消除科室之間的界限，以此確保醫院檔案管理工作的有序性和有效性。

參考文獻

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