高校資產管理信息化平臺建設研究

陳曉瑜

摘 要：GDGM職業技術學院作為全國一流高職院校建設單位，隨著近年來“外延發展與內涵提升”雙措并舉的進程逐步實現，其資產規模也在同步高速擴大，對適應當前資產管理中新問題、新變動的信息化平臺的需求也變得格外迫切。以此為前提，本文從順應GDGM學院當前資產管理目標、需求解析、功能模塊建設、日常管理與實現等角度出發，對資產管理信息化平臺建設的實務進行分析研究。

關鍵詞：信息化建設;高校資產管理;管理系統

基金項目：本論文受“廣東省一流高職院校建設計劃”項目資助;廣東工貿職業技術學院基金項目資助（項目編號：2016-S-07）

1. GDGM職業技術學院資產管理情況

1.1 資產情況現狀簡介

GDGM職業技術學院校址在廣州市，是廣東省全日制示范性高等職業院校，由白云和天河兩校區組成，占地面積總計1038畝，截止至2018年10月，固定資產總值為62966.03萬元（還在持續增長）其在校生規模已達1.5萬人，成教規模9000人。近年來隨著“外延發展與內涵提升”雙措并舉的進程逐一實現，其資產規模呈逐年穩步增長態勢，一些資產管理問題也逐漸顯現出來，如：多頭資產、權責不明、管理程序重復、環節缺失等，隨著資產基數的增加這些問題越發顯著。因此GDGM學院對資產管理工作的有效梳理、優化以及對資產管理同步的信息化建設需求已經迫在眉睫。

1.2資產管理面臨壓力

當前GDGM學院資產管理面臨的壓力主要可歸納為以下四點：

其一，缺乏規范嚴謹的資產管理體系與信息化建設的融合，學院資產的閑置、丟失、浪費等現象時有發生。

其二，資產管理信息化建設中的物、賬統一有待完善，由于學院校區龐大、部門繁多，因此資產管理中的同步、共享環節存在瑕疵，存在某些有賬無物或有物無賬的情況。

其三，資產管理軟件功能性與實際需求的不匹配，隨著GDGM學院資產形式的逐漸復雜，其資產管理功能的需求性也隨之改變，因此對于軟件功能或版本的時時升級，也是做好資產管理信息化建設的一個重要步驟，但在日常資產管理工作中這一環節經常被忽視。

1.3資產管理信息化平臺建設的必要性

如上1.1和1.2節所述無論從科技角度出發還是從統計管理角度出發，資產管理信息化建設必須保證其前沿性，同時從日常的實用角度考慮其建設重點還包括：深層挖掘和簡化操作兩個關鍵詞。而管理者與計算機網絡的聯動始終是信息化平臺建設的主題，對于在這個建設過程中所包含的所有需求，如：數據信息處理、管理控制、決策輔助等，都需要與資產管理的實務進行相應匹配，如：資產報廢周期、資產實物全程跟蹤、資產使用信息等，要求這些信息化數據都是真實、動態記錄的，只有這樣才能保證資產管理的準確性與高效性。在這個前提下，GDGM學院與SQ信息技術公司合作，開發了GDGM6.0資產綜合管理信息化平臺系統。

2. GDGM職業技術學院資產管理信息化平臺建設目標的明確

高校的資產管理信息化平臺建設的目標通常可分為長期目標和短期目標兩方面來明確，對于GDGM學院來說其長期目標可規劃為三點：第一，按國家高校信息化建設規范要求，整合資產信息化數據庫資源，實現上報教育主管部門數據的同步、真實、準確;第二，為未來發展過程中資產管理信息技術的更新與功能升級做好前提建設，保證可拓展的空間;第三，在前文簡介中曾提到， GDGM學院由多校區組成，其資產管理存在相當程度的復雜性和多樣性，實用傳統的客戶端式資產管理軟件存在一定困難，因此，GDGM6.0資產綜合管理信息化平臺系統建設的一個重要目標，就是利用互聯網資源與管理權限設計的有機融合，實現多區域資產信息化管理，大幅度提升管理實務的靈活性。而GDGM學院的短期目標規劃則可歸納為兩點：其一，增強校內資產管理部門對資產管理各環節的管控效率，大幅度提升校內資產的使用率;其二，通過系統、規范的資產信息化的建設，實現各種需求的資產指標的直觀統計。以上歸納的各長、短期建設目標，明確了GDGM6.0資產綜合管理信息化平臺系統的建設目標為：針對GDGM學院資產管理的具體情況，在平臺的構建中融合了資產管理的實時動態管理技術，建立一種適用于當前高校資產管理的系統模型，并具備充足的后續信息化拓展建設空間。

3. GDGM學院資產管理信息化系統的需求解析

3.1 基礎需求

為更有效的提升GDGM學院內的資產管理效率，GDGM6.0資產綜合管理信息化系統的基礎需求從四方面入手，分別為：其一，安全需求，保證錄入數據的備份與恢復避免數據的丟失，同時保證對信息安全的抵御能力，避免由惡意攻擊造成的資產信息泄露;其二，操作功能的優化，讓管理員可以簡單、全面的實現各種資產管理操作需求，達到其實用目的，并周期性的進行操作日志備份，讓各管理環節有跡可查;第三，更好的兼容性需求，由于前文提到的GDGM學院內多環境下的資產管理需求，因此要保證該信息化系統與各操作系統的兼容性，盡量由于操作系統不兼容導致的信息丟失、鎖死或無法操作;第四，由于GDGM學院資產水平的持續發展，要保證系統足夠廣闊的升級空間，如：與新增數據庫的統一、新設置功能模塊的可能性、智能手機平臺進行操作的可能性等。

3.2功能性需求

GDGM6.0資產綜合管理信息化系統的功能性需求的設計是與GDGM學院內資產管理的實用情況出發，進行數據分塊設計然后統一管理的模式進行的，簡潔、高效而不煩冗，其具體功能模塊需求如下圖3-1所示：

如上圖3-1中所涉及的10項功能性需求模塊的每一項還要與拓展功能相銜接，如：系統管理（包含日志管理、參數設定、資料管理、數據信息發布等）、報表功能模塊（錄入、查詢、導出）、超級功能模塊（單位樹/部門樹的調整、計劃制定）等。在與管理員的登錄權限相匹配的范圍內，可實現數據庫中查詢的資產信息、相應資產編號、統計報表、明細賬目等直接用辦公軟件（通常是Excel格式）的格式下載或打印。其中一些主要功能性模塊將在下文做具體分析。

3.3 管理需求

為緩解前文1.2節所歸納出的學院資產管理壓力該信息系統的管理需求可歸納為如下三點：首先，對于文本、數據穩當的兼容拓展，如財務部門的季度/年度報表，政務發放的各種文件，進行與官方要求的格式統一，避免由于格式轉換帶來的附加工作量或是內容信息轉換偏差;其次，通過對統計分析軟件的集成提升對信息數據的分析能力;最后，簡化管理操作，縮短資產核對錄入周期，提升錄入信息與資產實物的契合度。

4.主要功能性模塊分析

在第3節中圖3-1所示的各功能模塊中，一些功能是在日常資產管理信息化建設尤為重要的，其中包括：

4.1通用操作模塊

在此功能模塊中涉及所有權限用戶對于此信息化平臺資產管理的最基礎功能操作，其中包括：身份登錄、系統導航、通用操作（其中包括：基礎操作、查詢、列舉、導出、幫助服務、附件上傳等）。其中每種涉及資產信息化變更的操作都需要經過提交審核步驟，在審核通過后才會在系統的共享資料界面中出現，如果審核過程中出現某些阻礙審核通過的觸發條件，則會保存所提交的審核信息，并將未通過原因反饋給提交用戶，為進階修改提供備份。例如：某資產管理員用戶登錄后，對某一資產情況進行錄入，其系統管理流程如下圖4-1所示：

4.2資產管理功能模塊

在GDGM6.0資產綜合管理信息化系統中最主要的功能模塊是資產管理功能模塊，其中將相關功能按所屬類型分為五大類，即：財務賬模塊、實物管理模塊、房屋管理模塊、處置管理模塊和產權管理模塊。在這五大模塊中每一項中又根據實際信息化建設需求細分為若干功能小項（由于細項過多在此不一一列舉），其中比較有代表性的功能小項有，財務賬模塊中的變動入賬、處置銷賬、資產折舊入賬功能;實物管理模塊中的資產分配、資產維修功能;處置管理模塊中的報廢到期資產查詢功能等，這些功能都是為GDGM學院的資產管理信息化量身定做的，其功能的操控性和實際需求的匹配度極高，并且復合GDGM學院內部資產管理層階權限結構，即高階資產管理員的介入會讓資產管理流程更簡潔。例如，當普通權限管理員進行財務賬模塊中的變動入賬時，其系統管理流程如下圖4-2所示：

5.管理模塊層階權限的建設

GDGM6.0資產綜合管理信息化系統根據GDGM學院的資產管理層階結構采取六級管理功能權限制度，其中系統功能性管理員層階最高，但其不涉及資產管理實務，僅有最高對系統內部問題進行維護、數據備份等后臺管理權限;其余五級進行校內資產管理實務的權限等級，其基礎功能向下兼容，自高至低依次為：一級資產主管，具有最高級別的資產（變動）審核權，以及部分系統后臺管理功能，如設置用戶權限等級（所有以下級別）等;二級資產管理權限，具備資產變動初審權限，系統后臺維護權限，設置用戶權限等級（不包含一級資產主管）;資產審核權限，該權限通常由財務部門與資產管理部門負責人持有，具有財務審核權和所屬智能范圍內的資產情況查詢權;普通權限，對具備身份認證資格用戶發放的權限，具有基本登錄系統資格，資產信息變更資格（需審核），基礎查詢資格（公開資產信息），資產信息錄入等;最低級權限為公共權限，不具備系統登錄資格，只能進行公開資產信息的查詢和打印權限。

結束語：

GDGM6.0資產綜合管理信息化平臺建設從實踐角度出發以GDGM學院內資產信息數據共享以及官方報備信息同步化為根本建設目的，滿足當前與未來持續發展的信息化需求，具備物賬匹配度高、管理效率突出、系統安全等級高、存儲空間大等特點，相信其一定會為GDGM學院未來的資產信息化管理實務做出與其投入相匹配的貢獻。

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