新時期檔案信息化建設的現狀與對策

徐雷

摘 要：當前，在信息化快速發展的背景下，單位的檔案管理也逐漸向信息化轉變，加強檔案信息化建設也被提上各機構的工作日程。本文結合信息化的時代背景分析檔案信息化建設的現狀，提出幾點粗淺的對策。

關鍵詞：新時期；檔案；信息化；對策

隨著電子信息技術的廣泛應用，檔案管理信息化建設是檔案事業改革發展的必然趨勢，現行的檔案管理的問題日益凸顯，使用價值和現實意義大打折扣。因此，分析現行檔案信息化建設存在的不足，檔案信息化建設的意義，為促進檔案管理信息化建設提出改進措施。

一、檔案信息化建設的意義

（一）方便存儲

信息化建設中，檔案存儲可以以文字、圖像、聲音等多種方式和載體來進行存檔，豐富了檔案的記錄方式，使內容更直觀、生動、完整。電子化檔案管理采用硬盤進行存儲，存儲量大，可不斷復制，有效地延長檔案的使用壽命。

（二）效率高效

單位檔案內部有各類業務活動形成的檔案，對外與上級主管部門、同級關系部門及檔涉及到裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等多個環節，工作繁瑣且易出錯，查找和調閱也消耗大量人力。通過現代化軟件使檔案歸檔和檢索方便快捷，解放了勞動力，節省了財力、物力，提高檔案實際利用效率，加快檔案信息化建設。

（三）支持信息共享

電子檔案依靠網絡和信息技術，打破空間的限制，實現電子化辦公和網絡化傳輸，借助平臺在各部門、各科室間建立實時通信系統，共享各種資源，節省時間成本，為機構發展提供強大的數據保障。

二、檔案推行信息化建設現狀

（一）設備建設不完善

檔案信息化建設離不開現代化的軟件工具和硬件設備，這都需要經費支持，但現實是機構領導認識不到位，用于檔案的經費十分有限，檔案硬件環境，檔案軟件系統仍處于起步階段，截止到目前國內沒有一個相對完善和統一的檔案信息管理系統。由于各機構不愿將財力的投入和支持檔案發展，受到客觀條件的限制，目前各單位所使有的檔案管理多數早期開發，系統品種多，標準格式不統一，使用效果不佳，功能擴張性不強，不支持升級或更新換代。系統建設滯后仍然是當前我國辦公自動化環境下檔案管理現代化的的主要制約因素之一。

（二）檔案管理制度不健全

各個機構的檔案管理制度都是在工作實踐中慢慢摸索形成的，國家層面的機構評審制度中也沒有對機構檔案管理的相關評審標準，致使檔案管理制度很不健全，大多單位檔案管理制度陳舊落后，對實際納入檔案管理的標準細節內容沒有明確要求。檔案管理工作沒有正式的獎懲制度，這也就對檔案工作人員也沒有管理約束作用，致使檔案工作人員積極性不高，責任心不強。由于檔案管理又缺乏統一的管理標準、模式及統一的收檔方法，最終導致的結果是檔案資料收集不全面，整理不及時，歸檔太隨意，利用有困難。在缺乏正式的管理制度之下，長此以往，就會造成檔案資料的丟失和混亂歸類。

（三）檔案管理人員素質水平有待提高

檔案工作繁重的業務量對專業性要求較高，但實際上機構檔案管理人員多數是兼職，非本專業，有的是從別的科室臨時調劑過來，人員流動頻繁，有些年齡偏大，對檔案工作不重視，責任心不強，由于缺乏專業和系統的檔案管理知識和相關法律知識，他們很難對歸檔材料進行甄別、整理、歸檔，更不用說運用先進的計算機技術和檔案管理系統進行工作，使檔案收集和管理的質量參差不齊。

（四）缺乏信息化安全建設

長期以來，檔案管理人員往往被忽視檔案當事人的合法權益，在檔案服務工作中，由于管理人員素質不高，職業道德理念弱，沒有嚴格按照檔案管理規范進行處理，加之利益的驅動，出現擴散、變更、濫用個人數據的現象頻繁發生，侵犯當事人個人隱私的事情也屢見不鮮。由于一些電子檔案被復制和篡改后沒有記錄，導致檔案信息的失真，影響信息資源開發利用，嚴重侵害了個人的合法權益，若處理不當有可能造成重大的事故糾紛。

三、促進檔案信息化建設的措施

（一）改善軟硬件條件

隨著社會信息化的推進，檔案管理必在一定的技術環境下進行，數字化的檔案信息資源具有很強的技術依賴性，也直接關系到檔案信息資源的開發和利用效果。加大投入和支持力度，借鑒同行業、相關專業信息化系統建設理念和思路，加強開發和研究，盡快地解決軟件和硬件一些技術難點，遵照統一標準實現檔案信息資源整合，從而檔案信息化的進一步發展提供必要的技術支持。

（二）逐步完善檔案管理制度

有效實現檔案管理的科學化、規范化，標準化建設，必須從完善規章制度建設方面著手制度。進一步明確檔案標準化管理程序和基本工作要求，建立完善有關檔案信息分類、利用、歸檔、保管、保密等一系列工作制度和流程。嚴格落實管理責任制和責任追究制，建立單位分管領導是第一責任人制度，進一步明確了檔案管理者基本工作職責，制定相應的檔案人員崗位責任制度，檔案管理人員認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，做好檔案借閱和利用情況的登記，出現問題，按照制度要求嚴格追究相關人員責任，做到存檔有依據、查詢有規定、管理有方法，促進了檔案管理的規范化和制度化。

（三）不斷提高檔案管理人員的素質水平

就當前的實際狀況來看，我國檔案部門的人才儲備狀況嚴重不足，根本無法適應檔案信息化建設的需求，檔案人才隊伍的建設不容樂觀，首先樹立服務的管理觀念，健全和改善薪酬激勵機制，激發工作人員的工作積極性，改善服務質量。其次，根據專業、年齡等方面因素優化人才結構，通過采用多種優惠政策，吸引高層次技術人才，為檔案實現人才更替，以滿足檔案信息化建設發展的需要。最后，加強培訓教育，各機構制定教育培養計劃，通過激勵措施推行培訓和再教育，鼓勵檔案人員學習計算機技術和業務知識，不斷提高檔案人員的知識素質水平。

（四）做好檔案信息安全工作

信息化下網絡安全是值得思考的問題，檔案內容和數據復雜，在使用過程中一些工作人員保護意識不強，涉及到個人隱私的信息被泄露、篡改，或意外丟失。因此，第一，檔案工作部門需提高重視，明確歸檔制度，定期檢查檔案的保管情況，嚴格按規范辦事；第二，進一步明確檔案管理的范圍，明確責任主體權利和義務，形成公開透明使用方式，公開監督；第三，加大懲罰力度，對未按程序辦事人員提出警告，對侵犯檔案當事人權利的不法行為，采取嚴厲措施加以制裁。