檔案規范化管理與信息服務的策略探討

郝夢菲

摘要：文章在分析檔案管理現狀的前提下，針對性地提出檔案規范化管理的措施，對有效提升檔案公共信息服務的能力，提升檔案管理工作的影響力和認同度，具有較好的理論和實踐指導意義。

關鍵詞：檔案;規范化;信息;服務;策略

當社會對于檔案管理的要求逐漸提升的趨勢下，要考慮到檔案管理工作復雜度高、數量大、煩瑣枯燥的特點，從檔案管理的各個方面進行規范化、程序化管理，確保檔案信息結構完整、統一規范、科學合理。要在全面分析檔案管理現狀的前提下，針對性地提出檔案規范化管理的措施，并較好地提升檔案公共信息服務的能力，提升檔案管理工作的社會影響力和認同度。

一、檔案規范化管理的基本要求

1.注重檔案資源的規范化收集和整理。為了更好地提升檔案的開發利用水平，要檔案資源的收集、整理和歸檔工作，必須確保檔案資料的來源清晰、材料收集齊全完整，并且要根據檔案材料的名稱、作者、時間等要素進行合理、明確的整理分類，依據檔案的重要程度進行標準化格式的轉換，使之統一標準和格式，滿足檔案規范化管理的要求。同時，在互聯網、大數據技術等現代信息手段的應用下，還要加強對互聯網、新媒體等檔案信息的收集和整理、歸檔，必須對這些虛擬空間的檔案信息進行分類，依循與網絡體系相契合的科學分類整理方法進行操作。

2. 兼顧實體檔案與數字化檔案的建設。在檔案管理規范化建設的過程中，要注重實體檔案與信息化、數字化檔案的統籌并進，要充分重視實體檔案自身所具備的原真性和憑證功能，加強對實體檔案的資料保管工作，避免實體檔案受到環境因素、人為因素的破壞，確保實體檔案資料的原真性、完整性。同時，還要以現代信息技術為依托，將不同載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，使之具有數字化、仿真性的特點，借助于計算機設備實現對數字化檔案的存儲和管理。

3. 確保檔案信息的安全。在檔案規范化管理與信息服務的建設中，必須保證檔案信息的安全性，具體來說包括以下方面：（1）檔案管理系統的安全性。要對數字化檔案信息進行備份處理，使之與實體檔案實現同步保管，較好地防范和規避檔案信息設備故障、軟件問題、操作失誤或計算機病毒現象，確保檔案信息的完整與安全。（2）檔案數字信息的保密性。要制定完善的檔案管理保密制度，尤其是特別重要的保密檔案信息，要進行數字化保密處理，嚴防檔案保密信息的泄漏現象。還可以采用計算機物理方法，對檔案信息進行物理加密處理，使數字保密信息與其他設備進行物理隔離。（3）檔案信息應用軟件的安全性。軟件安全是極其重要的部分，要確保操作系統、密碼登錄系統、各種應用功能軟件系統的安全，可以為系統設定專用VPN、用戶名和密碼，各個工作人員只能在自己的權限內使用賬戶，不得超出管理權限。

二、檔案規范化管理的現狀分析

1.缺乏對檔案規范化管理的足夠重視。部分領導對于檔案規范化管理和信息化服務缺乏深入的認知，認為檔案規范化管理和信息服務是部門內部的事情，沒有引發檔案規范化管理的足夠重視，在資金投入、硬件設備更新、管理人員的專業技術水平等方面的關注較少，導致檔案規范化管理和信息服務的效率下降。

2. 時效性不強。在檔案規范化管理的建設過程中，檔案管理部門與其他業務職能部門之間的銜接不夠緊密，沒有形成檔案規范化管理的協同意識和觀念，導致檔案信息收集不夠完整，一些檔案資料沒有及時歸檔，顯現出檔案管理與實際工作狀況不相適應的遲滯現象，極大地制約了檔案資源的信息更新和服務。

3. 檔案管理體系尚未完善。在檔案規范化管理的建設進程中，暴露出較多的問題，如：檔案管理制度不夠完善、檔案管理內容存在缺失等，沒有順應時代的發展要求，健全檔案管理系統和機制，使檔案管理系統的科學性缺失，滿足檔案規范化管理的要求。

4. 信息化程度不高。在檔案規范化管理的過程中，盡管計算機設備和技術得到了廣泛的應用，然而由于檔案管理的信息化建設還起步較晚，受到基礎設施設備、人員素質、思想觀念等方面的限制和制約，導致檔案規范化管理的信息化程度不高，局限于檔案資料的信息化采集、存儲等，而缺乏對檔案信息資源的深度挖掘、開發和服務利用，導致檔案規范化管理效率低下。

三、檔案規范化管理與信息服務的策略探索

（一）加大檔案規范化管理的重視力度

各級領導要加大對檔案規范化管理的重視，從資金投入、人才配置、基礎設施等方面提供支持，充分認識檔案管理效率與人力資源之間的關系，樹立正確的大檔案觀念和意識，采用科學化、專業化的措施實現檔案規范化管理。

（二）完善檔案信息服務機構及制度體系

可以從多元主體的視角建構檔案信息服務的扁平化管理，建構扁平化的檔案管理組織機構，減少整體層級，將重點放在對檔案信息資源的服務流程控制、梳理、分析等關鍵環節，轉變粗放的信息服務模式，以“扁平”程序、“放大”價值為目標，面向用戶開展檔案信息采集、檢索、利用等工作，使檔案信息傳播渠道更為通暢。

同時，要完善檔案信息管理的制度體系，建構并完善檔案信息收集、整理制度;檔案保密制度;檔案信息服務制度等，更好地實現對檔案信息資源的開發和更新，從不同角度設計和完善檔案規范化管理制度體系，為檔案信息服務提供制度支撐。

（三）強化檔案信息資源的優化配置

為了實現檔案信息資源的價值最大化，要從不同方面入手，加強檔案信息資源的優化配置：1. 明確檔案信息資源優化配置的目標定位。要注重對檔案信息資源需求對象的細分，明晰檔案信息資源需求的用戶對象、方式、范圍等，并分析檔案信息資源的其他屬性，使之能夠滿足各類檔案用戶的需求。2. 注重檔案信息資源的市場優化配置。要建立健全市場需求導向的供求機制，關注檔案信息市場的供求變化，考慮資源類型、用戶主體、組織機構等因素，確保檔案信息資源與市場需求相契合。同時，還要建立健全檔案信息資源市場化配置運行機制，實現對檔案信息資源優化配置的宏觀引領和規劃協調。另外，還要注重對特色檔案、綜合檔案、專業檔案的整合，使各類檔案信息資源能夠優勢互補、信息共享，最大化地體現檔案的利用價值。

（四）創新檔案信息服務方法

要充分彰顯檔案信息的開發、利用和服務價值，要不斷創新檔案信息服務的方法，結合互聯網、數據庫、大數據、云存儲等現代前沿信息技術，較好地提升檔案信息的服務能力和水平。1. 樹立檔案信息服務意識。要樹立用戶至上的檔案信息服務理念，基于檔案信息服務對象的需求，進行動態、全方位的檔案信息服務，以服務對象的需求作為檔案信息服務的首要前提，為提升檔案信息服務水平奠定思想基礎。鑒于此，檔案管理部門首先需要優化檔案掛那里規章制度，按照相應的標準對檔案信息化進行處理和管理。與此同時，根據檔案信息服務意識的要求，管理部門還需要對工作人員相關業務能力與服務水平進行系統綜合地培訓。2. 推進文檔一體化建設。要依循“存量數字化、增量電子化”的理念，全力推進檔案全文數字化、文檔一體化的建設，簡化檔案信息利用的審批權限，優化檔案利用環節，更好地優化檔案利用水平，高效地服務檔案需求用戶。在文檔一體化建設過程中，工作人員首先可以根據相應檔案管理規范的具體要求與當前檔案實際保存情況相結合，選取合適的檔案規范化手法，采取相應的單套制或者雙套制來保障檔案歸檔過程中的安全性。3. 創新移動終端環境下的檔案信息服務。要樹立以用定采、以用定服的理念，創新應用電子信息、終端應用、大數據、云計算等基礎技術，利用移動終端的交互性延展性，拓寬檔案信息服務的載體形式，并推進檔案信息的電子化認證體系建設，實現檔案信息服務流程的再造和重構，為需求用戶提供快捷便利的檔案信息服務。同時，要建構合理有效的檔案信息服務安全網，加強對檔案信息的篩選和分類，加強涉密信息聯網的風險防控。另外，還要推進檔案信息服務機制的協同建設，要形成各系統、各部門之間的溝通協調機制、暢通交流與協作渠道，突破檔案信息服務壁壘，實現檔案信息資源的多點共享和互為印證，更好地提升檔案信息資源整合和服務的個性化。

綜上所述，檔案管理工作要順應時代的要求，加強檔案的規范化管理和建設，在分析檔案規范化管理現狀的基礎上，切實提出檔案規范化管理的提升措施，樹立檔案規范化管理的觀念，整合和優化配置檔案信息資源，更好地發揮檔案信息服務的價值和效能。

（作者單位：霍州煤電集團晉北能化公司）