新時期圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢研討

楊曉聞

摘 要：在當前社會背景下，隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)水平的不斷提高，這就為我國圖書館檔案管理工作帶來了新的機遇與發(fā)展機會。現(xiàn)代信息技術(shù)能夠有效提高圖書館檔案信息化管理水平，不過當前圖書館檔案信息化管理中，也存在著一些不足之處，這嚴重影響了圖書館檔案信息化管理工作的正常和健康發(fā)展。本文主要分析了加強新時期圖書館檔案管理工作的重要意義以及當前圖書館檔案信息化管理所遇到的問題，并提出了合理有效的解決對策，希望能為新時期圖書檔案信息化管理帶來一定的幫助，文中存在的不足之處，還望大家多多包涵。

關(guān)鍵詞：新時期；圖書資料；檔案信息化管理

在新時期下，隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，過去的圖書資料檔案管理模式，已經(jīng)難以滿足人們的需求。過去的管理觀念比較陳舊、管理意識較為淡薄，這嚴重影響了管理質(zhì)量和管理效率，因此加強圖書資料檔案信息化管理優(yōu)勢的分析，并及時解決圖書資料檔案信息化管理中存在的問題，能夠為未來圖書資料信息化管理的有效發(fā)展提供一個幫助。

1 新時期加強圖書檔案管理工作的意義

1.1 有利于更好的對圖書資料檔案進行保存

圖書資料檔案的管理是一個龐大且復雜的工作，現(xiàn)在眾多有用的信息都儲存在圖書資料中，因此加強對圖書檔案資料的有效管理，才能更好的發(fā)揮出圖書資料的真正價值意義。而在新時期下加強圖書資料檔案的信息化管理，能夠使得資料發(fā)揮出自己最大的價值，所以信息化管理能夠加強對資料檔案的歸檔與保存。

1.2 能夠有效滿足使用者的需求

將圖書資料檔案實現(xiàn)信息化的管理，能夠及時有效的滿足使用者的需求。我們在加強圖書室的檔案信息化管理的時候，是要對電子檔案和電子文件進行有效的分類和管理，并對電子檔案和電子文件進行妥善的保管，通過時間的積累和資料的積累，能夠使得我們保管的資料成為一項有用的資源，而使用者在使用過程中會覺得非常方便，那就發(fā)揮出了圖書資料檔案的使用價值。

2 新時期下圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 有效改善的資料保管的方式

在過去的圖書資料保管和節(jié)約過程中，管理人員需要及時記錄圖書資料的借閱信息，并及時的回收資料，這就顯得比較麻煩和臃腫，而通過信息化管理后，可以使得對資料原件進行有效的保護，防止原件資料的丟失和損壞。這也就避免了重要資料出現(xiàn)加劇損失的情況，因此圖書資料檔案信息化管理有效的改善了資料保管的方式。

2.2 有效地節(jié)約了物力資源和人力資源

將圖書資料檔案實現(xiàn)信息化管理，能夠?qū)⒐芾砣藛T從繁瑣的工作中解脫出來。信息化管理主要是通過計算機開展圖書館里資料，這非常的節(jié)約管理人員的時間，提高了他們的工作質(zhì)量和工作效率。在過去要改動檔案信息的時候，需要非常的費時間，工作人員需要找到檔案并進行一一整改，而現(xiàn)在則不需要現(xiàn)在管理人員只需要通過計算機輸入簡單的指令，就能夠完成以前復雜的管理工作，這也大大降低了人為失誤，有效地利用了人力資源和物力資源。

2.3 促使圖書資料檔案的有效利用

通過圖書資料檔案信息化管理和管理人員對電子文檔以及電子目錄可以進行及時的分類與歸檔，而使用者在使用的時候，通過簡單的檢索資料就可以完成對相關(guān)資料的查找。這就好比過去一一查找資料的時候，節(jié)約了時間。借閱者在進行檢索資料時，僅僅需要輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞，即可完成相關(guān)資料的查找與閱覽，這為使用者帶來極大的方便，促使更多的使用和使用圖書資料檔案，這提高了圖書資料檔案的使用率。

2.4 能夠發(fā)揮出圖書資料的公共社會效應

再將圖書資料實現(xiàn)信息化管理后，可以將相關(guān)的資料進行數(shù)據(jù)的整合，將過去的紙質(zhì)文件整理為電子資源，并通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)資源社會共享，實現(xiàn)資料的社會公益性。這種模式打破了過去圖書資料使用的時間和空間限制，使得使用者可以根據(jù)自身的需求隨時隨地的使用各類資料，實現(xiàn)了資源的流通與共享，充分發(fā)揮出了它應有的價值。

3 實現(xiàn)圖書資料檔案信息化管理的有效措施

3.1 加強圖書資料管理人員的信息化水平和意識

要想實現(xiàn)圖書資料檔案信息化管理，這就需要加強圖書資料管理人員的，信息化思想轉(zhuǎn)變。要讓資料管理人員樹立信息化的管理理念，而相關(guān)部門也要加強對管理人員的培訓和教育，要提高相關(guān)管理人員的信息化操作能力與管理水平，從而實現(xiàn)，圖書資料檔案信息化管理。

3.2 相關(guān)部門提供專項的資金支持，改善檔案信息化管理的環(huán)境

為實現(xiàn)圖書檔案管理，信息化的工作正常和健康發(fā)展，就需要相關(guān)部門為其提供相應的資金和技術(shù)支持。首先圖書檔案管理工作中，需要引進先進的計算機和掃描儀，這是為電子檔案的科學有效管理提供必要的技術(shù)支持，滿足大量復雜的檔案管理工作需要，再者還需要建立相應的檔案信息管理系統(tǒng)，加強檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，要注重對具有機密性的檔案文件的保護防止不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞來竊取相關(guān)的檔案信息，危及國家安全。

3.3 加強是圖書資料共享，實現(xiàn)相關(guān)資料、資源的有效整合

信息化管理的主要內(nèi)容就是實現(xiàn)圖書資料的共享。在過去很多的圖書資料都是實行分類管理，這就導致許多圖書檔案資料出現(xiàn)了重復采購的情況，不能充分發(fā)揮出圖書資料的社會效應，這就需要相關(guān)部門通過有效的整合實現(xiàn)圖書資料的有效利用和共享。比如各大圖書館和相關(guān)的檔案部門要加強合作與交流，要實現(xiàn)它們之間的資源共享與資源傳遞。而相關(guān)部門也可以發(fā)動群眾捐贈圖書捐贈相關(guān)的資料資源滿足公眾對于知識和信息的需求。

4 結(jié)束語

總之，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會已經(jīng)逐漸進入信息化。在新時期下，人們對于信息的需求也在與日俱增。所以加強圖書資料檔案管理信息化一定要及時落實到位。相關(guān)部門一定要完善相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，加強網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)與安全維護，實現(xiàn)資源的整合與共享，為更多的人民群眾提供更好的資源服務。而信息管理人員也要及時學習先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，滿足自己工作的要求，發(fā)揮出圖書資料檔案的社會效應。

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