試談如何做好新時期人事檔案的收集歸檔工作

黃素芳

摘 要：人事檔案的收集歸檔工作是政府檔案管理部門工作的核心。根據相關法律法規，將分散的人事材料進行收集和整理，是實現檔案管理的有效機制。進入新時期以來，盡管信息技術給工作帶來了很大的便利，但是新時期人口流動大，人事變動頻繁，加上事業單位對人事檔案管理工作的不重視，檔案收集工作變得復雜且困難。對于新時期存在的各種問題，一些政府檔案管理部門不加以重視，仍然固守傳統的檔案管理模式，不及時對人事檔案收集歸檔方式進行更新，導致人事檔案的收集歸檔工作變得越來越被動。本文筆者主要站在事業單位的角度，從人事檔案收集管理的必要性、收集歸檔工作存在的問題和工作新思路等方面進行了分析和探討。

關鍵詞：新時期；人事檔案；收集歸檔

新時期以來，大部分事業單位人事檔案工作都開始實行數字化管理，這就使人事檔案更加規范化，人事管理工作也變得更加便捷，但由于受到各種條件的制約和影響，人事檔案的收集管理工作仍然存在一些問題，要實現人事檔案收集管理工作質量的提升，必須著力解決現存問題，加強人事檔案管理工作的規范化管理，重視并加大對人事檔案管理隊伍建設的投入，建立完善的人事檔案收集歸檔機制，不斷地學習新理論和新技術，這樣才能在解決舊問題的基礎上處理好新產生的問題，使新時期人事檔案的收集歸檔工作在事業單位的發展過程中發揮出應有的價值。

1 人事檔案收集管理的必要性

人事檔案的收集管理是人事檔案管理中的一個必不可少的環節。完整的人事檔案全面地記載了個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現等信息。此外，人事檔案是人才選拔與任用的重要依據，掌握人員的重要信息，是事業單位吸納人才的重要渠道，也是事業單位獲得發展的重要保障。進行人事檔案的規范化管理，提升人事檔案管理水平，是事業單位工作中不可忽略的一個重要部分。

在當今高速發展的信息時代里，人才對各個單位的重要性是不言而喻的，人事檔案收集歸檔可在很大程度上保證人才利用的高效性，方便各階層人才的調度和選拔，對事業單位人才的開發和有效利用具有一定助推作用，從而為事業單位的發展提供堅實的保障。

2 事業單位人事檔案收集歸檔工作存在的問題

2.1 事業單位對人事檔案的收集歸檔工作不夠重視

人事檔案屬于單位的內部資料，其價值的潛在性往往使其受到忽略。人事檔案歸檔相對于其它工作來說操作比較簡單，部分領導干部認為人事檔案的收集歸檔并不重要，只需稍微記錄保存一下就可以了，對整個事業單位的作用影響不大，而且這項工作不能直接給單位帶來經濟收益。因此，事業單位的領導往往忽略了人事檔案的收集和歸檔工作的重要性，對人事檔案管理工作投入甚少。領導的不重視導致了員工的散漫以及制度的不完善，并進而致使人事檔案的不完整和嚴重破損，甚至丟失等一系列問題。人事檔案的收集歸檔工作長期處于被動狀態，收集歸檔工作中的問題也長期被滯留，這就造成人事檔案無法高效地為事業單位服務，難以發揮出它應有的作用，此外，事業單位對這些問題的忽略及不重視，也進一步加劇了人事檔案收集歸檔工作問題的嚴重性，大大阻礙了人事檔案管理工作的順利進行。

2.2 人事檔案管理缺乏人才隊伍建設

由于上層領導對這項工作的誤解，認為人事檔案管理工作只是一項簡單的文字記錄工作。因此對人事檔案管理人員的要求也不高，在管理人員的聘用上降低了標準，這導致了檔案管理工作人員的責任感和專業性都不強，對人事檔案工作流程不熟悉，為貪圖方便隨意簡化流程，工作中出現很多的失誤也得不到正確的處理，進而直接影響到人事檔案的收集歸檔質量。等到要用的時候才急急忙忙從一堆廢紙里面找出來，這極大地降低了工作的效率，同時可能導致其它工作不能順利進行。由于領導對這項工作的不重視，工作人員的薪資相對較低，導致了人才的大量流失以及人才招納困難度的提升。而人事檔案管理工作人員的流動，也給人事檔案收集歸檔工作增加了難度，在頻繁的材料交接中，很難避免資料的丟失[1]。只有具備一個專業的人才隊伍，才能使工作高效地運轉，同時避免工作中出現失誤而導致工作無法正常有序地進行。

2.3 沒有健全的人事檔案收集歸檔制度

由于不具備健全的人事檔案收集歸檔制度，導致人事檔案收集管理工作不嚴謹，收集內容不全面，收集歸檔手續不完善，進而直接影響了人事檔案收集管理工作的質量。此外，人事檔案收集歸檔制度的不健全，還會導致人事檔案出現不完整或者丟失等問題，使人事檔案無法反映單位的人事狀況，不能充分發揮出其作用，最終致使人事檔案的服務價值顯著降低。因此，事業單位應該把建立一個完善的人事檔案收集歸檔制度當作工作重點之一，規范人事檔案管理，使人事檔案收集管理工作健康有序地進行。

3 人事檔案收集歸檔工作新思路

3.1 充分重視人事檔案管理工作

事業單位要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，給予工作人員一定的關心和關注，建立完善的獎懲制度并全面實施，以激發人事檔案收集歸檔人員的工作熱情，提高人事檔案收集歸檔的工作效率和質量。此外，在日常工作中應當向相關工作人員強調其工作的重要性，并建立專門的監督機制，安排足夠的人員不定期檢查人事資料以保證資料的齊全。

3.2 提升人事檔案管理工作人員的專業素養

隨著新時期的到來，人事檔案收集歸檔工作對工作人員的要求越來越高。提升工作人員的專業素養與業務能力是人事檔案收集歸檔工作的重點。事業單位應要求工作人員參與專業培訓，提升工作人員的知識水平和業務能力。適時組織工作人員學習新技術新知識，掌握先進的人事檔案管理方法，從而提升工作人員的工作能力和工作效率。

3.3 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理工作繁雜瑣碎，做好人事檔案收集歸檔工作，需要建立健全人事檔案收集歸檔制度，讓人事檔案收集歸檔工作有章可循。制定人事檔案管理制度，需要從實際出發，完善收集歸檔工作的流程和手續，了解自身的信息需求，排除不重要的或虛假的信息，加強人事檔案的收集、鑒別歸檔工作，使人事檔案更精簡、更準確、更完整，且具備更高的實用性。完善的人事檔案管理制度應該包括：1）人員的管理：主要涉及到行為規范、監督制度、獎懲制度、人員職責、人員招聘要求；2）人事檔案的管理：主要涉及到交接手續、保存方式和要求、分類方法、審查制度、借閱制度；3）手續和流程：主要涉及到收集辦法、收集手續、歸檔標準[2]。俗話說：沒有規矩則不能成方圓，只有具備完善的管理制度，才能保證工作的有序進行，并實現工作效率和質量的提升。

3.4 加強人事檔案管理的現代信息化建設

在這個數字化的時代，大部分事業單位已經實現了數字化管理，手工操作的人事檔案收集歸檔不但需要耗費工作人員大量的時間，而且信息更新慢，工作效率和工作質量都得不到保證，已經不適合人們快節奏的生活。加強人事檔案管理的現代信息化建設，合理地利用信息資源，進行資源的有效整合，才能更大限度地利用資源，充分發揮資源的作用[3]。

4 結語

人事檔案收集歸檔工作的目的是為事業單位服務、為經濟建設服務，充分開發和利用人事檔案是人事檔案收集歸檔工作的生命所在。現階段的人事檔案的收集歸檔工作存在一定的局限性，有著管理不當、缺乏專業性人才以及相關制度等不良問題。本文提出人事檔案收集歸檔工作新思路，對做好新時期人事檔案的收集歸檔工作進行探討。新形勢要求人事檔案管理工作人員要對工作負責，不斷學習新的人事檔案收集歸檔理論知識和專業技能，事業單位要不斷加強人事檔案管理人才隊伍建設，注重對人事檔案收集歸檔工作的監督，不斷更新觀念，在實踐中進一步探索，開創新的局面，這樣才能在新形勢下求發展。

參考文獻

[1]董艷艷.關于加強事業單位人事檔案收集歸檔工作的思考[J].黑龍江檔案，2017（02）：82.

[2]朱金剛.關于加強事業單位人事檔案收集歸檔工作的思考[J].魅力中國，2017，（35）：94.

[3]張文麗.探討基于事業單位的人事檔案收集問題[J].建材與裝飾，2017，（27）：177-178.