做好專業技術人員繼續教育檔案管理工作探究

林翔

摘 要：隨著時代的進步和教育體系的改革，繼續教育工作的熱度愈見增長，其中專業技術人員的繼續教育檔案管理工作是關鍵一環。我們通常把專業技術人員在繼續教育考試過程中的時間、地點、教育內容以及考核方式和成績等記錄稱之為繼續教育檔案，其作為參加繼續教育的依據和保證對專業技術人員具有重要的意義。尤其是在如今信息化和數據化的時代，做好繼續教育檔案管理工作至關重要。本文基于我國目前專業技術人員繼續教育檔案管理工作的現狀，探究了其中的不足與缺陷，提出了幾點改進工作的措施和建議，希望能幫助繼續教育檔案管理工作更好地實施。

關鍵詞：專業技術人員；繼續教育；檔案管理；現狀

1 專業技術人員繼續教育檔案管理的現狀

目前我國的專業技術人員繼續教育活動在逐漸的進步與革新中，很多職業院校都在擴張自己的招生人數，優化教育模式和體制，與此同時，在教育活動中的相關資料就有了一定的數量累計，如何妥善的保管和規劃檔案資料成為了業內人士著重關注的問題。由于之前的繼續教育檔案管理工作沒有具體的制度標準，工作人員不能及時的完成信息整理，導致很多專業技術人員的繼續教育檔案出現了缺失、遺漏和不完整的現象，而且很多學員的信息也沒有進行有秩序的分類和歸檔，造成了很大的不便。

為了改良上述繼續教育檔案管理不善的現象，規范專業技術人員的繼續教育工作，我國人力資源部門特發了一項《專業技術人員繼續教育規定》，在此項規定中對專業技術人員繼續教育檔案工作進行了明確的指示與規定，將各用人單位的教育制度、管理措施和考核體系等等都制定了新方案。若想在今后更好地落實新制度新規定，就需要高職院校做好充分的準備工作，建立嚴格的檔案管理體系，將專業技術人員的繼續教育檔案工作進行到底。

2 專業技術人員繼續教育檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏完善的檔案管理制度

目前專業技術人員繼續教育檔案管理中最大的不足就是沒有完善嚴格的管理體系，缺乏統一的制度標準。以往對學員進行專業技術培訓后，院校沒有足夠完善的后續措施，僅僅給學員發放統一的結業證書，而對學員開始接受培訓的時間、日期和地點的記錄不全面，甚至很多學員的上課內容和考試成績也出現了遺漏與缺失，這就導致后期無法準確地查詢到技術人員的教育內容。

2.2 個人檔案培訓不健全

據可靠數據顯示，已經參加培訓的專業技術人員無論在哪個機構進行學習，多數都沒有建立完善的各人記錄檔案，其中主要原因是因為很多高職院校只進行短期的教育培訓，一般為5-7天，所以他們只對技術人員的招生信息、教學課程和組織管理有所重視，而忽略了后期的檔案記錄和信息統計，這就無法保證實現《專業技術人員繼續教育規定》提出的要求和規定。

2.3 檔案轉遞流程不完善

很多高職院校或教育培訓機構在對學員進行技術培訓后，對其進行了檔案記錄和結業證書頒發，但學院在回到自己本單位后并未向上級部門匯報自己的教育經歷，也沒有將教育檔案記錄在單位相關機構中，也就是學員的檔案流轉沒有得以很好的完成，教育機構和單位之間沒有達成很好的工作傳遞，這樣用人單位就無法準確地掌握技術人員的工作信息和學習狀況，不能準確的調用技術人員，為今后單位的工作實行帶來了不便和困擾。

3 優化專業技術人員繼續教育工作檔案管理的建議

3.1 探究總結專業技術人員繼續教育檔案管理制度

一套完整的檔案管理體系是保證專業技術人員繼續教育檔案管理工作的根本，所以各個用人單位和教育培訓機構都要將《專業技術人員繼續教育規定》的要求落到實處，對其中的內容和體系做到全面的了解和掌握，依據自己單位的實際情況制定出完善的檔案管理制度。具體可以參考相關的專業技術人員繼續教育檔案管理條例，將人員的學習檔案統一按照材料類型、時間、歸屬進行分類，制定好檔案流轉程序，保證專業人員的繼續教育檔案可以妥善管理。

3.2 規范專業技術人員繼續教育培訓表的設計與填寫

很多情況下專業技術人員的檔案沒有得以妥善的管理是因為缺乏完整的培訓登記表，很多主要信息未能做到全面的記錄。所以高職院校和培訓機構應該為此設計一份完善的繼續教育培訓表，其中可以涉及到學員的個人信息、教育內容、培訓時間、培訓地點和考核方式與成績等等，然后將記錄表在用人單位和培訓機構分別備份存檔，便于今后的工作處理。

3.3 加大對繼續教育檔案管理的資金投入

用人單位因為缺乏足夠的資金支撐而相對薄弱了對繼續教育檔案的投資，像存放檔案的設備和環境都已經難以滿足現在檔案管理工作的需求，也遲遲不做改善，今后在信息化檔案管理中，各個單位可以采用先進的儀器如掃描儀、圖像處理儀、打印機等等，對專業技術人員的圖文信息和視頻音頻做更好地保管。

3.4 推進紙質檔案和電子信息檔案的同步管理

由于接受繼續教育人員的不斷增加，以往的紙質檔案已經遠不能滿足現在的工作量，而且隨著信息檔案技術的逐漸應用，很多用人單位已經開始備份數據檔案，培訓機構也應該及時將以往的學員檔案進行更新和同步，推進電子檔案的實施和運行，逐步地實現信息化的繼續教育檔案管理模式。

3.5 及時更新繼續教育培訓數據統計

對專業技術人員的檔案進行信息化存檔后，也需要及時地對人員數據進行統計分析、規劃分類，以便用人單位在今后的工作中可以更好的調動相關技術人員。具體需要對學員的職位、年齡、性別、培訓領域和學習技能進行統計，不僅對用人單位的工作執行有所幫助，還能為教育培訓機構留下可靠的用人信息，以便制定未來的教育培訓計劃。

4 結束語

綜上所述，建立優化的專業技術人員繼續教育檔案管理工作是順應時代發展的必然要求，為今后對專業技術人員的教育經歷有所保障，需要及時發現如今檔案管理工作存在的弊端與不足，完善和優化不健全的體系結構，從培訓流程、數據統計到資金管理不斷提高繼續教育檔案管理工作，同時加大對檔案信息安全的監督管理，確保學員信息的安全性和準確性，以便今后更好的開展專業技術人員的工作安排，提高教育質量和管理水平。

參考文獻

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