談高職院校檔案管理工作

摘 要：隨著學校教育管理體制的不斷健全和完善，各高校越來越重視檔案管理工作，高職院校也不例外。本文主要通過分析高職院校檔案管理工作，探索檔案管理工作科學的管理方法，為以后的檔案管理工作提供一定的指導借鑒意義。

關鍵詞：高職院校；檔案；管理工作

在如今的學校教育發展過程中，檔案管理已經成為教育中不可或缺的一項，規范化的檔案管理能有效促進院校其他工作的開展，隨著高職院校的規模化發展，需要系統化的檔案信息作為支撐，這些檔案在一定程度上記載著學校或個人發展的歷史歷程，承擔著重要的職責。另一方面，檔案也是教育有關部門對高職等院校的考核以及考察的重要依據，院校管理學校內部事務需要完善的檔案信息系統為學院工作服務，因此檔案管理工作在學院發展過程中的作用越來越重要。

1 高職院校檔案管理的形勢分析及其出現的問題

國家為了加強對學院學生學籍信息以及教師信息等，相繼出臺了檔案管理的法律法規，在一定程度上規范了學習的管理工作，也體現出國家對檔案工作的重視。近年來，學生對檔案信息的重視度相比以前提升了很多，作為高職院校領導者應該認識到如今檔案管理的重要性，應該做到足夠重視。對于檔案管理中出現的問題應該及時解決，不拖拉。要加強高職院校的檔案管理架構建設，完善檔案管理部門，對于檔案的借用、調取一定要嚴格執行相關標準，禁止將檔案私人保管，統一管理，不斷提升院校的檔案管理能力[1]。雖然檔案管理在整體發展過程中具有一定的優勢意義，但是其發展中也存在一定的問題，在管理理念、管理模式以及創新管理上仍需要進一步完善，結合當前高職院校檔案管理工作，其中存在的弊端主要有以下幾點：

1.1 檔案管理模式不規范

在如今許多高職院校中，雖然對檔案管理工作的管理相對以前有較大改觀，但是其管理中還存在一些不足，檔案管理工作不僅要重視檔案本身的管理，也應該注重加強檔案系統建設以及檔案館建設，提升其科學化管理，同時檔案管理一定要以相關規定為依據[2]。檔案信息具有不可復制性的特點，基本都是原件保存，因此檔案館的規范化建設是完全有必要的。規范化的檔案館需要保持內部溫度的恒定，只有如此，檔案才能長久保存。另一方面，作為高職院校在檔案管理過程中缺乏統一管理體系，檔案在院校各部門分散，這樣不僅不利于檔案資料的查閱，而且容易丟失。高職院校的檔案管理工作制度不夠健全，對于管理工作人員缺乏專業的培訓等工作。

1.2 檔案管理設施落后

檔案的保存一般分為永久和長期保存，長期保存一般最少也是十年。在檔案管理過程中，要注意結合檔案的實際需要，及時更新檔案管理設施，在有的高職院校沒有設立專門的檔案管理室，而且其存放檔案的環境較差，不利于檔案的保存。學校對檔案管理的投入力度不足，同時也沒有做好檔案的安保措施，比如防火等問題。還有就是防止蟲咬，檔案的基礎設施如果不先進，易導致蟲食，學院為節省成本而不注重對檔案建設的投資，也是導致檔案管理問題的重要原因。

1.3 檔案工作人員缺乏職業素養

檔案管理人員的素質對其管理工作影響較大，也會制約檔案的現代化發展。在管理工作中，如果管理人員素質不高，就不會做到盡職盡責，也就會松懈對檔案管理的工作。對于檔案管理過程中的水、電等安全隱患不能及時處理，進而容易導致檔案出現損毀。由于普通的檔案管理人員的更換過于頻繁，造成檔案管理工作對接不暢，出現檔案管理隱患。

2 促進高職院校檔案管理的方法

2.1 重視檔案管理制度建設

檔案管理應該加強細化管理，將管理工作落到實處。作為高職院校的領導，也應該高度重視。檔案管理工作是學校開展好各項教學工作的重要前提，因此作為高職院校不應該忽視檔案管理工作，應該把其納入學校的發展規劃中。領導應該加大管理力度，組織檔案管理學習活動，將檔案管理精神傳遞給每位管理者。檔案資源是國家重要的信息資源，通過檔案可以了解一個學校、個人的全面信息，具有較為系統化、便捷化的優點，作為高職院校領導應該加大對檔案管理工作的資金投入，及時更新檔案管理設施。對于老舊的檔案管理設備應該及時更換，落實具體責任到人制度，不斷促進其管理工作的升級，規范院校檔案管理模式是為了其管理更加科學化、合理化。

2.2 加強檔案管理人員的素養

檔案管理人員的素質對檔案管理工作的影響較大，作為工作者首先應該具有負責人的工作態度，作為高職院校可以不定期開展檔案管理工作心得交流體會，提升檔案管理工作人員的管理經驗。同時，在聘用檔案管理工作人員時應該嚴格把關，做好對管理人員的考核，促使檔案管理隊伍的積極發展，從而提高整體的素質。在管理過程中，一方面要完善管理隊伍建設，院校檔案管理人員應該嚴格按照國家的檔案管理標準進行，保證檔案管理工作持續健康發展。另一方面，院校可以組織管理人員去大型檔案局進行培訓學習，檔案局的管理水平一般都是較高的，而且其執行的都是國家標準，通過學習培訓，將好的管理模式應用到學校檔案管理工作中[3]。同時，作為檔案管理者應該確立競爭激勵機制，通過這種競爭式的管理模式可以調動管理者的積極性。而且其在管理過程中通過激勵機制可以促使管理人員更加投入到工作中。作為檔案管理人員應該認識到檔案管理工作的時代意義，提供優質高效的檔案管理服務。

2.3 加強檔案的信息化管理建設

如今的社會是一個信息化時代，很多東西的保存已經不僅依賴于紙質形式保存，因為這種保存有一定的局限性以及時間限制，因此，作為當今社會中的高職院校檔案管理工作，也應該納入信息化管理模式，這是符合當下檔案管理工作的要求，學習應該擴大對檔案信息化建設的投資力度[4]。通過檔案數字化工作，將紙質檔案掃描成電子版，再經過專業化的處理，形成電子檔案數據庫。數字化檔案建設優勢在于其檔案的查找較為方便，通過搜索引擎就可以搜到自己想要找的檔案信息。其次，易于保存。電子版的保存相對紙質而言要容易的多，而且其保存不需要占用過多的面積。

3 結束語

檔案管理工作在未來教育工作中的作用越來越明顯，在檔案管理工作中要不斷優化管理制度，促進檔案管理模式的創新。同時要結合互聯網信息技術促進檔案數字化建設，進一步推動檔案的安全、質量、數量化管理。通過檔案有助于推動相關工作的開展，加強高職院校檔案管理工作是院校發展的必然要求。

參考文獻

[1]高玉昱.淺談高職院校檔案管理工作[J].天津職業院校聯合學報，2017（07）：79-82.

[2]何艷紅.淺談高職院校培訓部門檔案管理工作存在的問題和改進建議[J].青年時代，2016（17）.

[3]姜馨.檔案管理在高職院校教學管理工作中的作用及地位[J].現代經濟信息，2016（34）.

[4]陳建芳.淺談如何加強高等職業院校檔案管理工作[J].環渤海經濟瞭望，2018，No.283（04）：117.

作者簡介

張珊（1982-），漢族，山東日照，館員，大學，日照職業技術學院，研究方向：高職教育檔案工作。