淺談檔案信息化存在的問題及對(duì)策

摘 要：隨著科技的快速發(fā)展，在我國檔案規(guī)劃工作中，信息檔案建設(shè)得到了高度重視。但我國在檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展中存在著很多局限性，信息化的發(fā)展程度無法與時(shí)代的發(fā)展緊密結(jié)合、檔案信息化人員的缺失等種種因素對(duì)其造成了極大的影響。因此在檔案信息化發(fā)展、檔案信息化制度管理、檔案信息化重視方面、信息安全方面等進(jìn)行探討，指出未來檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)，提出相應(yīng)的策論。本文就是基于對(duì)檔案信息化存在的問題及策略展開。

關(guān)鍵詞：信息化；現(xiàn)狀；問題與對(duì)策

1 檔案信息化的現(xiàn)狀

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展檔案信息化建設(shè)根據(jù)國家的檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息化進(jìn)行數(shù)字化的管理。當(dāng)前許多部門在建設(shè)信息化過程中往往重視設(shè)備的購置和技術(shù)的更新，許多領(lǐng)導(dǎo)階層忽略檔案工作的重要性，因此投入的力度低。并且檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)的不足和缺乏技術(shù)的培訓(xùn)，檔案信息化專職人員的缺乏等原因極大的阻礙了檔案信息化的發(fā)展。為了檔案信息化更好地發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)招才納新、推陳出新、推進(jìn)檔案信息化管理。

2 檔案信息化存在的問題

2.1 檔案信息化人員知識(shí)局限，發(fā)展不平衡

在檔案信息化建設(shè)中打多少人員對(duì)紙質(zhì)檔案管理方式、管理理論、管理技術(shù)聊熟于心，對(duì)電子儲(chǔ)存、傳輸、檢索等技術(shù)生疏，設(shè)備的改進(jìn)操作人員有限。檔案管理的青年人才對(duì)電子技術(shù)、數(shù)據(jù)管理操作技術(shù)熟悉，但對(duì)管理原則、管理原則確極大的缺乏。就目前各單位管理人員情況大多數(shù)是簡單技術(shù)操作，既無專業(yè)學(xué)習(xí)，也無系統(tǒng)培訓(xùn)技術(shù)不到位導(dǎo)致問題出現(xiàn)只能尋求專業(yè)人員。其次在檔案信息發(fā)展中設(shè)備老化、經(jīng)費(fèi)不足、重視程度低等方面的問題導(dǎo)致管理手段落后對(duì)檔案信息化管理優(yōu)化產(chǎn)生了極大的阻礙。

2.2 不完善的檔案信息化制度

一些單位檔案管理室缺少專業(yè)磁介質(zhì)設(shè)備，且數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴性較高非專業(yè)人員導(dǎo)致其存儲(chǔ)安全低對(duì)檔案管理帶來一定的困擾。并且局域網(wǎng)內(nèi)員工對(duì)文件只有只讀權(quán)限，大多數(shù)文件路徑不明確，因此，在查閱方面造成了極大的困擾。

2.3 檔案信息化建設(shè)重視程度底

檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)存在著“為保管而保管”“安于現(xiàn)狀”不講求社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益相結(jié)合的思想，存在著累計(jì)立檔案的看法，并且檔案細(xì)信息化直接利益并不突出，因此領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)規(guī)劃方面投入的人力物力低下導(dǎo)致其發(fā)展程度低下和檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

2.4 信息安全差，數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用范圍的不斷拓展，信息安全問題成為了檔案信息化發(fā)展的巨大瓶頸。目前信息化技術(shù)的發(fā)展黑客的惡意攻擊、電腦病毒的橫行使得檔案信息的安全和保密遭受了嚴(yán)重的威脅，每年帶來的安全損失逐年增長。并且自身意識(shí)的單薄和技術(shù)的缺乏導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)沖突、數(shù)據(jù)破壞等問題。目前，網(wǎng)絡(luò)安全更多的是技術(shù)的不斷升級(jí)、防火墻、密碼的設(shè)置，但從各方面來看不能長遠(yuǎn)、全面、規(guī)范得來保存數(shù)據(jù)。

3 檔案發(fā)展的趨勢(shì)

隨著辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，檔案的管理方式逐漸從手工向信息化轉(zhuǎn)變，檔案管理的統(tǒng)一事項(xiàng)都在計(jì)算機(jī)和電子通訊技術(shù)中完成。將辦公的各個(gè)步驟納入網(wǎng)絡(luò)管理中，使檔案信息的查閱具有更高的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性同時(shí)提高了辦公效率。同時(shí)，這種情況預(yù)示著檔案信息化成為必然發(fā)展趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)正在逐步發(fā)展。

4 檔案信息化建設(shè)對(duì)策

4.1 檔案管理人員培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是人才的培養(yǎng)。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展檔案部門必須建立一個(gè)強(qiáng)有力的管理隊(duì)伍。人才培養(yǎng)要從自身素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、具有較強(qiáng)的信息捕捉能力、能堅(jiān)定有效的檔案信息。1）作為檔案管理人員要熟練運(yùn)用信息工具，豐厚的理論知識(shí)為更好開發(fā)檔案信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。2）檔案工作者必須具有較強(qiáng)的信息捕捉能力，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。3）檔案信息管理人員要將有效的信息傳遞給利用者。網(wǎng)絡(luò)信息龐雜，管理者必須對(duì)檔案進(jìn)行判斷、鑒選、分析為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4）大難管理者必須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、和熱情工作態(tài)度。這樣，檔案信息化管理會(huì)得到更進(jìn)各個(gè)一步的完善與發(fā)展。

4.2 加強(qiáng)監(jiān)管，形成制度化管理

檔案信息管理者要通過著錄記錄文件的形式和特征將文件錄入計(jì)算機(jī)。著錄必須按條錄入以免文件信息的錯(cuò)亂和丟失。各領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)對(duì)檔案管理部門進(jìn)行深入檢查，確保管理工作步入正軌。并且要強(qiáng)化檔案規(guī)范查處意識(shí)，嚴(yán)肅處理檔案管理中的不合法行為，加強(qiáng)懲治力度，杜絕違法亂紀(jì)行為。維護(hù)檔案法規(guī)確保單位內(nèi)部檔案的安全管理流程。

4.3 檔案管理軟件硬件設(shè)備

檔案信息化管理是對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案信息管理的輔助管理。良好的軟件及硬件配套的基礎(chǔ)設(shè)施是當(dāng)前檔案信息化管理的必要條件，其中主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境及系統(tǒng)軟件三個(gè)部分。檔案信息化管理人員對(duì)于應(yīng)用系統(tǒng)的選擇應(yīng)當(dāng)以開放性、包容性和擴(kuò)展性為主，更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)當(dāng)時(shí)情況靈活操作各個(gè)板塊。比如檔案數(shù)字化處理、電子檔案信息采集、檔案數(shù)字化等。在此良好的軟硬件基礎(chǔ)上檔案信息化管理更能得到更好更快的發(fā)展。

4.4 規(guī)范化信息存儲(chǔ)方式

根據(jù)科技的發(fā)展檔案信息化的存儲(chǔ)方式多以硬盤為主，但同時(shí)也存在著許多安全隱患，為確保安全就要注意卸載、保存方案的信息。相對(duì)于硬盤而言光盤存儲(chǔ)安全更高，如果以光盤存儲(chǔ)為主，那么就要對(duì)檔案信息的保存載體制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

5 結(jié)語

從上所述，檔案信息化為檔案事業(yè)帶來前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高檔案事業(yè)信息化的必由之路。基于對(duì)上述問題的了解及思考得出，信息化對(duì)檔案事業(yè)全面發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，針對(duì)上述問題管理者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，采取有效的措施為信息化發(fā)展增磚添瓦。一、應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)；二、領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管，形成制度化管理；三、對(duì)檔案管理軟件硬件設(shè)備進(jìn)行更新；四、規(guī)范化信息存儲(chǔ)方式。綜上所述問題的解更多需要社會(huì)決各界的共同努力，為此，廣大檔案工作者應(yīng)當(dāng)深刻檔案信息化發(fā)展的必要性和重要性，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，創(chuàng)建和加快推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)，使檔案信息化建設(shè)得到更進(jìn)一步的發(fā)展，使檔案得到更深入的利用、是檔案信息化得到更好的完善。

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作者簡介

齊峰（1971-），女，漢族，福建福州人，大學(xué)本科，檔案館員，福建省福州格致中學(xué)，研究方向：檔案學(xué)。