關于事業單位檔案信息化建設工作的若干思考

邱萍

摘 要：目前處于信息化時代，在這樣的時代發展背景下，事業單位檔案管理工作將面臨著新的機遇與挑戰。將信息化技術引入至事業單位檔案管理過程當中，能夠有效提高事業單位檔案管理效率與工作水平，使得事業單位檔案管理更具規范性。本文首先對事業單位檔案信息化建設的重要性進行分析，然后分析了現階段我國事業單位檔案信息化建設存在的問題，最后提出了具體的對策。

關鍵詞：事業單位；檔案；信息化建設；重要性；問題；對策

事業單位強化檔案信息化建設，是一種對單位檔案源文件進行保存的重要途徑。隨著信息化時代地到來及不斷發展，事業單位有必要將信息化技術引入至檔案管理工作之中，旨在提高事業單位檔案管理工作水平與工作質量，從而更好地為事業單位各項工作服務。本文在充分分析事業單位檔案信息化建設的重要性及存在的問題的基礎上，提出了具體的檔案信息化建設的具體對策。

1 事業單位檔案信息化建設的重要性分析

1.1 促使單位的公共形象顯著提高

在事業單位檔案信息化建設進程中，主要針對于大量的電子信息文件實施保存以及管理，很大程度上使得電子檔案信息地利用效率。事業單位檔案信息化建設，完全打破了傳統的檔案管理以及檔案儲存的方式，檔案信息利用效率顯著提高，且電子檔案不僅能夠更加方便檔案信息查詢以及利用，且能夠在網站上對檔案進行公示，將同群眾實際生活和根本利益息息相關的檔案可以在網上進行公示，從而極大地方便了群眾地查找。與此同時，還能夠基于電子政務系統等促使檔案信息的公開，從而使得事業單位擁有良好的公共形象。

1.2 將傳統的檔案管理方式加以優化和改善

事業單位通過開展檔案信息化建設，可以很好地優化和改善檔案信息管理方式，改變了以往的人工錄入以及紙質媒介的管理方式，使得檔案管理職能得以拓寬。傳統的檔案管理只可以實現檔案信息的儲存以及運輸，但是通過檔案信息化建設，便能夠使得檔案信息資源達到共享。

2 現階段使用單位檔案信息化建設存在的問題分析

2.1 缺少相關檔案信息內容安全措施

使用單位中的某些檔案資料與普通地檔案資料是存在著一定的差異性的，很有可能會牽涉到國家機密信息。所以說，在事業單位檔案信息化建設過程中應該確保文件資料的安全性。首先事業單位應該確實保證涉及國家機密的材料的安全性。然而，在實際工作過程當中，某些事業單位極易將此問題忽視，從而對涉密資料的信息安全性產生了較大的威脅作用。具體表現為：事業單位很有可能會對公開的信息資料的審查流程不夠嚴格，甚至還在儲存涉密資料的計算機上面登錄外網，這些記憶造成黑客等竊密到機密文件資料。所以說，事業單位應該嚴格根據相關規定對事業單位的檔案進行規范化管理，從而保證機密資料的安全性。

2.2 單位檔案管理工作人員素質水平低下

社會主義市場經濟發展大背景之下，人們可以對職業進行自由選擇。所以說，他們均向往活力四射的企業單位，而對于平淡如水的工作，則很少有人熱衷、喜愛，因此很難留住人才。而事業單位檔案管理工作就是這樣的工作，因此極易導致大量的人才的流失，缺少經驗豐富的工作人員，導致這個工作崗位的工作人員總是進進出出，隊伍十分不穩定。由于該崗位工作人員經常更換，對事業單位檔案管理工作效率與質量產生了極大的不良影響，使得檔案管理變得更加雜亂無章，工作連續性不強，甚至還會丟失很多重要的檔案資料。所以說，事業單位應該對檔案管理工作人員給予高度重視，以不斷地充實該崗位工作人員隊伍。

3 當前時期下事業單位檔案管理信息化建設的具體策略

3.1 將事業單位檔案管理信息化建設進行合理規劃

事業單位應該與自身的發展現狀進行有機結合，積極規劃檔案管理信息化建設進程。新時期下，雖然事業單位檔案管理工作信息化建設是必然發展趨勢，然而也不能盲目地跟風。在開展信息化建設工作前，務必要進行科學、規范化地規劃，有條理地逐漸推進信息化建設工作地實施。檔案管理工作信息化建設工作的規劃應該與事業單位的中長期發展目標及實際發展現狀之間進行結合，這樣才能夠有效推動事業單位檔案管理信息化建設進程，促使事業單位檔案管理工作可持續發展。

3.2 促使事業單位檔案管理工作人員的素質水平地顯著提升

隨著信息化時代地不斷發展，事業單位檔案管理若要很好地開展信息化建設，首先應該積極提高單位檔案管理工作人員的素質水平，讓其掌握更多的相關技能以及繁復。事業單位應該組織檔案管理工作人員的培訓，將其傳統的管理觀念加以改變，以最大程度地促使事業單位檔案管理工作人員的素質水平，以提高單位檔案管理工作效率與質量。

4 結論

綜上所述，事業單位加強檔案管理信息化建設具有十分重要的意義與價值，然而，在實際過程中常常存在著一些較為突出的問題，嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化建設進程的推進。對此，應該強化問題解決，提高使用單位檔案管理信息化水平。

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