淺談信息化時代的文書檔案管理創新方法

鄧遠源

摘 要：信息化時代的進步與發展，為各事業單位與市政府部門的檔案管理帶來了新的挑戰，本文對文書檔案管理的創新方法進行了分析，明確了信息技術應用為文書檔案管理帶來的管理方式創新、管理流程創新與服務理念創新，希望為關注此話題的人提供有效的參考。

關鍵詞：信息化時代；文書檔案；創新管理方式

文書檔案管理是各事業單位與市政府部門在日常工作中不可避免的文件管理工作，信息化時代的到來，在文書檔案管理過程中充分發揮信息化技術的應用，不僅能夠提高文書檔案管理的有效性，同時能夠更好的發揮文書檔案的價值，促進文書檔案管理工作的質量與效率不斷提升。

1 信息化時代文書檔案管理創新的必要性

1.1 創新是文書檔案管理事業發展的時代需求

隨著信息化時代的到來，大量的數據信息占據各個領域，創新是各大事業單位必備的特長，傳統的文書檔案管理工作已經無法適應當前社會中各事業單位與市政府部門的大量工作，文書檔案管理必須順應時代的發展，充分結合信息時代科學技術的應用，將文書檔案管理與信息技術相結合，打破了傳統文書檔案管理復雜、繁瑣、大量的檔案管理模式，實現了更加快節奏，符合信息時代創新、共享、快速發展理念的文書檔案管理模式[1]。

1.2 信息技術在文書檔案管理中的有效性

信息技術在文書檔案管理中的應用主要依托網頁管理、計算機程序、文檔掃描等技術應用，將文書檔案掃描成電子文檔上床至專門的程序中，通過參數設置，計算機程序會對文檔做出快速的歸類整合，通過網絡技術與信息技術的結合應用能夠快速查詢需要的文書檔案，并將非機密性的文書檔案進行共享，方便各部門進行數據查詢，發揮文書檔案的最大價值，信息技術在文書檔案管理中的應用使得檔案管理更加快捷、簡便、高效，同時大大節省了人力、物力與財力，降低了管理成本。

2 信息化時代文書檔案管理創新的具體方法

2.1 管理理念創新

傳統的文書檔案管理工作在管理理念上更加注重對管理層面，即對文書檔案的收集、歸納與整理，但文書檔案管理的最終目標是充分運用到日常的工作中，為工作提供充分的數據支持，文書檔案管理不僅要實現自身的規范與協調，更要保證事業單位發展的協調，積極為事業單位與市政府部門的工作提供信息。傳統的文書檔案管理在信息共享這一環節的效率性較低，隨著現階段社會的快速發展與市場競爭力的不斷提升，需要事業單位能夠整合各位信息并做到工作創新，信息化時代信息共享成為主題，同時成為文書檔案管理的重要理念。一方面，轉變傳統管理性較強的工作性質，將其轉化為服務性的工作，使文書檔案管理成為事業單位運作發展的基礎信息，為各項工作的開展提供充足的信息支持，促進文書檔案管理的與時俱進。另一方面，文書檔案管理工作的社會化發展，文書檔案的信息共享應當面向全社會，篩選事業單位與市政府部門中的非重要信息，將信息以公告、新聞、數據信息等形式在事業單位的官方網站、系統中進行發布，形成文書檔案管理與外界信息的有效共享與聯系，拓展文書檔案管理工作的服務范圍。

2.2 管理流程創新

隨著現階段事業單位與市政府部門的人員流通與工作內容的變化越來越多樣，傳統文書檔案管理的具體流程中的信息收集、整理、存放、變更等管理工作已經無法跟上當前事業單位的快速發展，信息技術的應用為事業單位與市政府部門的文書檔案管理優化了新的流程，使得文書檔案管理效率更高。在信息收集方面，事業單位的各項工作數據會被收入到文書檔案管理系統，對員工的具體工作進行實時記錄，或通過紙質文件版本的掃描，形成電子文件，自動歸類文件的類型與日期，大大提高了信息收集的精準性。在文書檔案的整理方面，文書檔案管理系統的創設使得文件分類的具體依據更為清晰明確，如時間、主題、部門等，使得管理者可以根據自身需要進行快速的信息查詢與整理，提高事業單位整體的文書檔案處理效率。在文書檔案的存放方面，信息技術的應用為文書檔案管理提供了云儲存環境，使得事業單位中的數據信息能夠以數字的形式在網絡中儲存，文書檔案管理人員只需要做好備份與儲存管理工作，便可以有效運用云儲存中的檔案信息[2]。在文書檔案的庫房管理方面，文書檔案管理系統能夠通過權限設置，為事業單位中不同部門的工作人員設置操作權限、瀏覽權限等，使得各事業單位與市政府部門的文書檔案庫房只有具有權限的人員才具備文件整理、采用與選取能力，明確了檔案管理人員具備一定的職責與義務，提高文書檔案管理的安全可靠性。

2.3 管理方法創新

信息化技術在文書檔案管理中的應用原理主要是將事業單位與市政府部門中的各類信息都轉化成數字化的形式在計算機技術應用的基礎上進行數據的收集、處理、儲存與管理，以深圳市經濟貿易和信息化委員會對信息化文書檔案管理的創新應用為例，其主要利用信息化技術收集各個地方的基礎研究、前沿技術研究、重大社會公益性技術研究以及關鍵技術研究等相關資料，進行協調、統籌與管理，并將各類研究信息有針對性的促進高新技術企業、軟件企業、技術先進型企業的建設與發展，通過高效的信息整合，指導與協調高新技術產業園區的管理與服務工作，深圳市經濟貿易和信息化委員會對各類研究信息的整理與應用，主要用于預測與引導相關行業信息，協調工業、商貿業針對問題提出解決建議，將信息化文書檔案管理貫穿于深圳市經濟貿易和信息化委員會的始終，促進協調與管理工作開展的有效性不斷提升。事業單位與市政府部門的文書檔案管理方法需要不斷研發創新，結合應用新型的網絡平臺、信息系統、移動平臺等，在對文書檔案進行有效管理的同時尋求適合事業單位發展的最佳管理方法。

2.4 保密管理創新

信息化時代的文書檔案管理需要依托網絡進行管理工作，網絡平臺的不穩定性為文書檔案管理的保密性創設了新的挑戰，加強文書檔案的保密管理創新，需要管理人員結合計算機技術人員，在文書檔案管理系統的使用上做好權限管理工作，為各個部門的工作人員設置能夠瀏覽與使用數據的具備權限，嚴格限制各部門人員的操作范圍，避免員工操作不當造成的秘密文檔泄露。在文書檔案的保存過程中，應當進行加密處理，計算機上必備殺毒軟件的安裝等，從多個層面保障事業單位的機密文檔信息不會受到網絡安全的威脅。另外，文書檔案管理人員的基本素質的提升，同樣是保障事業單位文書檔案管理安全運行的必要保障，事業單位應當加強對文書檔案管理人員的培訓，通過計算機技術培訓、信息化技術培訓以及網絡安全技術培訓等，保障管理人員能夠具有網絡安全意識，當文書檔案儲存與管理受到網絡安全問題影響時，能夠及時利用熟練的計算機操作技術止損，降低事業單位的損失。在各類管理系統與軟件充分發揮作用的同時，提高文書檔案管理者的素質與技術水平，達到對文書檔案管理各方面的創新。

3 結束語

總而言之，信息化時代文書檔案管理創新的必要性為創新是文書檔案管理事業發展的時代需求，信息技術在文書檔案管理中的有效性。通過管理理念創新、管理流程創新、管理方法創新、保密管理創新、提高管理人員素質等具體文書檔案管理創新方法的應用，能夠促進文書檔案管理的與時俱進。

參考文獻

[1]秦鳳萍.信息化時代文書檔案管理創新策略研究[J].城建檔案，2018（01）：81-82.

[2]王宏.信息化時代如何創新檔案管理方法[J].城建檔案，2017（09）：67-68.