探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)

王珊

摘 要：由于我國綜合國力以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，我國已經(jīng)邁入了知識經(jīng)濟(jì)以及信息化時(shí)代。在這樣一個(gè)全新的形勢下，我國各個(gè)領(lǐng)域?yàn)榱四軌颢@得快速發(fā)展，都開始與信息技術(shù)相結(jié)合，人事檔案管理也是其中一個(gè)。但是目前由于人事檔案信息資料逐漸增多以及人們對于檔案管理要求的日趨嚴(yán)格，過去采取的人事檔案管理手段已經(jīng)落后于時(shí)代發(fā)展的腳步，而且信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用也存在一些問題，需要對其進(jìn)行完善。鑒于此，本文在了解人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的策略，以期能夠保證人事檔案管理工作的有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：新形勢；人事檔案管理；信息化

1 新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于提高工作效率，確保記載的全面性和準(zhǔn)確性

在人事檔案發(fā)生變動(dòng)時(shí)，通過信息化技術(shù)的數(shù)字處理功能，及時(shí)進(jìn)行記載，快速進(jìn)行信息處理，確保記載人事信息的全面性和準(zhǔn)確性，有效的避免了手工進(jìn)行記載時(shí)所出現(xiàn)的缺檔和斷檔的情況的發(fā)生，確保人事檔案信息的有效保存。除此之外，還更利于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保存，在不需要查閱原始資料的情況下，盡量減少對原始紙質(zhì)資料的翻閱，從而有效減低對那些不可再生的檔案資料的損害。

1.2 有利于提高人事檔案檢索能力，查閱更改都留痕跡

人事檔案數(shù)字化之后，人們可以利用信息化管理，實(shí)現(xiàn)快速查詢、檢索、分類、統(tǒng)計(jì)、匯總等多項(xiàng)功能。這些功能利于領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行人事決策及人事處理時(shí)，快速準(zhǔn)確的對個(gè)人的檔案信息進(jìn)行全面巡查。與此同時(shí)，我們還可以利用相關(guān)的人事系統(tǒng)軟件，基于信息系統(tǒng)的痕跡化功能，對查閱、借閱、零散材料移交入檔、人事檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等程序進(jìn)行留痕操作，有效推進(jìn)人事檔案法制化進(jìn)程，從而提高人事檔案的真實(shí)性、可追溯性。

1.3 有利于人事檔案的安全性和保密性

眾所周知，人事檔案需要具有較強(qiáng)的保密性，而信息化技術(shù)利用密碼所實(shí)現(xiàn)的保密性符合人事檔案的保密要求。不同人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，每個(gè)訪問權(quán)限人員都有自己不同的登錄密碼，凡是修正或完善檔案信息，需要多重權(quán)限支持。安排專人對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理并進(jìn)行全方位的監(jiān)督，確保數(shù)據(jù)信息的安全性。

2 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 營造人事檔案管理信息化建設(shè)的精神氛圍

在社會(huì)大眾開始重視人事檔案管理工作的今天，科技館的人事檔案管理工作面臨著改革的挑戰(zhàn)。積極更新人事檔案管理思想，跟上社會(huì)步伐，才能讓現(xiàn)代化的人事檔案管理體系得以建立。所謂人事檔案管理的信息化建設(shè)，就是利用自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)以及相關(guān)軟件簡化人事檔案管理工作，提高其人事檔案管理工作的動(dòng)態(tài)性與快捷性。

營造良好的精神氛圍，讓每一位人事檔案管理工作者都認(rèn)識到信息化建設(shè)的意義，并建立以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心的指導(dǎo)思想，才能促進(jìn)實(shí)際工作的落實(shí)。其一，引導(dǎo)人事檔案管理者建立積極的學(xué)習(xí)態(tài)度。在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)，樂于創(chuàng)新，能夠在工作環(huán)境與條件發(fā)生改變的情況下積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，并在實(shí)際工作中加以利用。其二，強(qiáng)化檔案管理者的檔案意識。在過去的檔案管理工作中，很多管理人員沒有認(rèn)識到個(gè)人工作的重要性，以“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的理念參與工作。關(guān)注人事檔案管理工作的系統(tǒng)性與全面性，建立以人為本的工作理念，學(xué)會(huì)從大局出發(fā)，在管理工作中做到統(tǒng)籌兼顧，組織安排好工作中的各個(gè)事項(xiàng)，才能讓人事檔案管理者的熱情得以調(diào)動(dòng)。其三，管理者要建立實(shí)際化的工作理念。人事檔案管理工作的系統(tǒng)性強(qiáng)，工作量大，從實(shí)際情況出發(fā)，鼓勵(lì)檔案管理者循序漸進(jìn)地做好每一項(xiàng)工作，有工作中研究信息化系統(tǒng)的應(yīng)用方法，提高應(yīng)用水平，才能讓信息技術(shù)為人事檔案管理的信息化建設(shè)而服務(wù)。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)投入

加大投入，是建立人事檔案管理信息化體系的重要前提。與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作相比，信息化的人事檔案管理工作更加高級，需要的設(shè)備支持更多。完善現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施，投入必要的資金做好配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，為人事檔案管理工作人員提供必要的設(shè)備與軟件，才能讓科技館的人事檔案管理環(huán)境得以改變。順應(yīng)大環(huán)境的發(fā)展趨勢，做好后勤保障工作，是人事檔案管理工作信息化投入的第一步。

另外，關(guān)注人才培養(yǎng)投入。建立一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，對于人事檔案管理信息化建設(shè)有著推動(dòng)作用。在單位內(nèi)部的人才培養(yǎng)過程中，管理者應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培養(yǎng)具有較強(qiáng)綜合能力的檔案管理人員。在科技館的發(fā)展過程中，人事檔案對于企業(yè)人力資源力量的增強(qiáng)有著重要影響。積極利用人事檔案資源，能夠?yàn)榭萍拣^內(nèi)部人力資源管理工作提供必要的依據(jù)。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，對當(dāng)代人事檔案管理工作人員提出了更高的要求。他們不僅要掌握豐富的檔案管理業(yè)務(wù)知識，還要積極學(xué)習(xí)信息化軟件、計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作方法，并在實(shí)際工作中熟練應(yīng)用。因此，在推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，單位要投入資金鼓勵(lì)人力資源部門積極引進(jìn)優(yōu)秀的人才，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作。以豐富其專業(yè)知識，提高其信息化能力，職業(yè)道德素養(yǎng)水平為目標(biāo)定期培訓(xùn)，為單位的人事檔案管理工作打造一支高素質(zhì)的信息化隊(duì)伍。

2.3 促進(jìn)人事檔案一體化與共享化管理

在全新的人事檔案管理發(fā)展形勢下，要提高人事檔案管理工作的信息化水平，就要在做好信息化建設(shè)的過程中逐漸踐行一體化管理原則。利用現(xiàn)代化的管理手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案。通過有效的方式管理單位內(nèi)部的人事電子檔案建立，完整且安全的人事檔案資源體系。這不僅能夠保證單位內(nèi)部能夠有效調(diào)取檔案資源，保護(hù)檔案資源，還能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最便捷的方式實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享。借助計(jì)算機(jī)設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將人事檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)變成為信息化操作，無論是人事檔案的建檔工作，歸檔工作檔案，綜合查詢工作，檔案借閱工作檔案，借出、盤點(diǎn)、處理、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)都可以通過計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成。

人事檔案資源屬于檔案主人，也屬于單位。在做好人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要關(guān)注信息的溝通。促進(jìn)人事檔案資源價(jià)值的開發(fā)與利用，是檔案管理部門的基本職責(zé)，但也與單位內(nèi)部的其他部門有著密切關(guān)系。各個(gè)部門之間應(yīng)當(dāng)針對人事檔案管理工作建立有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，通過各個(gè)部門之間信息有效溝通，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范，更加成熟。單位應(yīng)當(dāng)提高人事檔案管理工作的地位，在人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，集中各部門管理力量促進(jìn)人事檔案信息的完整化，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。以此來保證人事檔案信息的完整與安全，在單位需要人事檔案資源時(shí)，能夠在第一時(shí)間獲取最有效的信息。

綜合上文論述，人事檔案管理工作在實(shí)際開展中，進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)人事信息管理水平的提高，還能提升人才信息社會(huì)服務(wù)質(zhì)量。就整體而言，人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜性的任務(wù)，在新的形勢下，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，將現(xiàn)代信息技術(shù)利用其中，進(jìn)而對人事檔案進(jìn)行信息化管理，不僅能夠促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的提高，同時(shí)還能促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

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