淺談行政倉庫庫存物資內部控制與管理

馬露丹

【摘要】醫院經營管理過程中不可或缺的物質條件就是行政倉庫庫存物資，浙江民政康復中心在行政倉庫庫存物資管理方面有待于進一步改善，例如領用物品、入庫制度等方面，因此有必要對庫存物資進行有效的內部控制及管理，從而確保醫院行政倉庫庫存物資的完整，還能避免或降低相應的風險，進而為業務部門順利開展工作提供保障。

【關鍵詞】浙江民政康復中心;行政倉庫庫存物資;內部控制

浙江民政康復中心（浙江康復醫院）是省民政廳直屬的一所集康復、醫療、特殊教育、培訓、科研于一體的一類公益事業單位和公立非營利性醫療機構。本文針對浙江民政康復中心行政倉庫庫存物資的內部控制及管理需要，根據實際情況制訂合理的物資采購計劃，定期進行庫存盤點，從而保持合理的庫存量，以減少庫存占用及不必要的浪費，進而降低運行成本并提高醫院效益。

一、行政倉庫庫存物資管控現狀

（一）行政倉庫出入品各科室領用成本分析。2017年12月31日，辦公室對行政倉庫進行了全年出入庫物品統計及各科室成本計算，2017年行政倉庫領用物品總金額為244592.60元，采購入庫物品總金額為205348.70元，2016年12月庫存物品總金額為71647.90元，2017年12月31日庫存物品總金額為32431元。

（二）行政倉庫庫存物資管控存在的問題。根據浙江民政康復中心行政倉庫2017年全年出入庫情況，發現存在如下問題：1.庫存物資采購計劃的編制缺乏相應的合理性。浙江民政康復中心目前的采購部門在進行相關采購計劃制定的時候，通常是各個科室根據自己的估算實現的，這樣可能會造成所采購的庫存物資缺乏一定的合理性，進而使得庫存物資的積壓和不必要的浪費。2.領用物品缺乏一定的規范性。浙江民政康復中心科室在物品的領用上是有相關規定的，而且對于物品領用的數量也是提前通過預算統計的，不過由于存在個別領用數量比實際月需求大的囤貨現象，可能會使庫存數量不足以及周轉率降低，進而增加采購成本。3.庫存管理監督有待加強。浙江民政康復中心目前的行政倉庫庫存物資管理存在偶爾缺貨、積壓庫存以及存貨過剩等現象。其中存貨過剩以及積壓占用了有限的庫存空間，從而使管理效率降低，進而增加了庫存盤點的時間成本及人力成本。而缺貨對醫院的運營效率有一定的影響，如果急需的耗材供應不上的話，將對業務展開有很大的影響。

二、行政倉庫庫存物資內部控制及管理的改進對策

（一）制訂與審核采購計劃。對于采購計劃需要按照“先預算、后計劃、再采購”的原則展開相關物資的采購項目，因此浙江民政康復中心的各科室要先集中采購預算并上報，然后再將其錄入到采購計劃當中，采購監管機構和相關領導審核通過之后才能進行后續的工作。在該過程中需要加強采購預算、計劃和資產管理之間的交流和溝通，從而促進三方工作的友好銜接。不僅如此，還應建立采購需求小組內部的分權及崗位分離機制，對于評審采購需求計劃要進行不同的崗位管理。沒有經過審批的采購項目禁止進行，可以對臨時急需或者是突發性的物品先行進行采購，不過要在購物單上明確標明“急購”字樣，同時將相應的原因填寫清楚，并交由院領導補批。

（二）驗收采購物品。購入的所有物品都要經由采購者本人進行驗收，同時在送貨單以及發票上簽名。物品金額達到了一定的數額需要科室和采購者共同進行驗收。在驗收的過程中要對接收物品進行核實，從而確保接收物品和訂貨單是一致的，然后將完全合格的或者是經過批準的特殊放行物品放入庫中。不僅如此，要填制相應的材料入庫單，將送貨單也一并交到財務部作結算貨款的憑據，這樣做是為了讓采購責任能夠落實到每個采購人員身上，達到規范、約束工作人員行為的效果。

（三）健全庫房盤點制度。固定資產管理當中非常重要的一項就是盤點制度，因此，浙江民政康復中心為了健全行政倉庫庫存物資的管理，明確相關人員保管職責，以防資產受損，確保行政倉庫庫存物資的安全完整，浙江民政康復中心應進行半年或者是一年的定期庫房盤點，從而讓各個核算單位能夠清楚地了解資產的使用情況，當遇到毀損和報廢等情況也應及時予以處理，防止出現賬實不符的情況。

（四）加強內部審計的監督作用。內部審計在內部控制監督過程中的作用舉足輕重，通過內部審計能夠幫助醫院發現經營管理以及經濟業務中存在的問題，然后據此采取對應的解決措施予以完善。在行政倉庫庫存物資的監督檢查過程中，需要進行事前物資采購監督、事中物資管理檢查監督，同時也要對領用物資當中的數量多和金額多的予以事后監督，以防財產的流失及物資的浪費。不僅如此，還可以設立專項監督小組，針對金額數量較多事項予以經常性的核查，以確保物資的完整，防止物資流失。

三、結論

作為醫院經營管理過程中不可或缺的物質條件，行政倉庫庫存物資種類繁多、占用資金大，且涉及的部門和環節也很多，成為內部控制活動當中復雜又必須進行的一種控制?；谡憬裾祻椭行男姓}庫庫存物資的管控現狀，需要結合實際進一步完善其內部控制制度并加強管理，從而強化對行政倉庫庫存物資的監管力度，在避免物資流失及浪費的基礎上保證醫院財產不受損失，為醫院業務部門的相關業務工作的開展奠定扎實的基礎。

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