信息時(shí)代電力企業(yè)電子檔案管理的探討

王俠

【摘要】隨著科技水平的發(fā)展和社會的進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸融入人們的日常生活中。紙質(zhì)化檔案慢慢地被現(xiàn)代電子檔案代替，而計(jì)算機(jī)也理所當(dāng)然成為現(xiàn)代電子檔案管理的主要工具。不過，在信息全球化背景下，信息檔案管理的安全問題也愈發(fā)嚴(yán)重。因此，電力企業(yè)要面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在信息高速發(fā)展的機(jī)遇下，利用自身寶貴的資源更好地在電子檔案領(lǐng)域不斷發(fā)展，提供更好的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;電子檔案;電子企業(yè);通信技術(shù)

一、電子檔案管理面臨的主要問題

調(diào)查研究表明，諸多企業(yè)未對電子檔案有良好的認(rèn)識，只存在于表層意義上的理解，認(rèn)為電子檔案只是單純的文字信息處理，不進(jìn)行市場調(diào)研，不設(shè)置安全顧問和技術(shù)訪問等服務(wù)，并且對該領(lǐng)域投資力度不足，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部電子檔案系統(tǒng)落后，檔案室設(shè)備不全等諸多問題，從而形成了電子檔案信息化條件落后的困難處境。并且，由于我國在該領(lǐng)域起步較晚，教學(xué)機(jī)構(gòu)對培養(yǎng)該專業(yè)領(lǐng)域的人才后天不足，導(dǎo)致國內(nèi)缺少電子檔案領(lǐng)域的專業(yè)人才和精英人才。此外，從當(dāng)今檔案管理的情況來看，相關(guān)部門以及負(fù)責(zé)人專業(yè)技能知識不足，對檔案管理工作只停留在簡單的收集、分類上，不能很好地將當(dāng)今信息化和檔案管理工作相融合，導(dǎo)致軟硬件資源不能很好地使用，造成資源利用率低。例如檔案庫非專業(yè)管理者容易出現(xiàn)工作失誤，可能會導(dǎo)致重要信息丟失，從而影響工作進(jìn)程，增加工作成本，阻礙公司企業(yè)更好更快地發(fā)展。

二、加強(qiáng)對電子企業(yè)檔案管理

首先，要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，充分利用新興信息技術(shù)，例如大數(shù)據(jù)技術(shù)，云技術(shù)，將多種媒體作為載體，避免信息技術(shù)資源的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)的價(jià)值性利用。加大投資力度，完善電子檔案系統(tǒng)，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、正確化、統(tǒng)一化。建立安全訪問，確保信息安全，對木馬病毒進(jìn)行有效控制與防范，以防止重要信息泄露。從實(shí)際出發(fā)，盡最大努力保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，確保企業(yè)商業(yè)機(jī)密的安全性。這意味著要提高電子檔案的安全規(guī)范水平，保證電子檔案系統(tǒng)的可靠性。此外還要提高相關(guān)負(fù)責(zé)人員的專業(yè)知識水平，采取上崗前培訓(xùn)、高學(xué)歷優(yōu)先考慮等措施，加快培養(yǎng)綜合型專業(yè)人才，特別是對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)學(xué)、檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、目錄學(xué)專業(yè)精通的人才，以達(dá)到將信息技術(shù)與該領(lǐng)域緊密結(jié)合的目的，發(fā)揮信息化方便、快捷、高效率等優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的信息化與現(xiàn)代化。

三、完善電子檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

國內(nèi)電子檔案工作相對落后，存在電子檔案室設(shè)施簡陋，軟硬件設(shè)施不齊全等問題。隨著科技水平的不斷提高，信息設(shè)備也不斷更新?lián)Q代，公共建設(shè)逐漸向自動(dòng)化發(fā)展。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)化不僅能提高工作效率，還能保證檔案的完整性，提高系統(tǒng)的運(yùn)算速率，保證臨時(shí)性文件檔案的時(shí)效性，提高系統(tǒng)防范計(jì)算機(jī)病毒的安全指數(shù)，可以保證檔案的安全性。最大程度上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以改變一貫的文字形式，采取圖形化、圖像化技術(shù)保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。確保檔案管理的規(guī)范化、程序化，實(shí)現(xiàn)檔案立卷、歸檔、借閱、移交制度化。此外，為防止意外事故的發(fā)生，制定相關(guān)預(yù)案手段，配備例如防盜器、防磁聲像柜、消防自動(dòng)報(bào)警裝置、制冷器等設(shè)備防止檔案室意外發(fā)生，保證了檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

四、將電子檔案與信息化技術(shù)融合

根據(jù)電子檔案的特征，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。電子檔案涉及領(lǐng)域非常廣泛，特別是伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)化載體檔案逐漸向信息化靠攏，文字化形式逐漸向多媒體形式發(fā)展，這都加快了電子檔案盒信息化技術(shù)融合。逐漸出現(xiàn)了檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館等新興的數(shù)字化檔案建設(shè)模式，利用壓縮技術(shù)，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，大型數(shù)據(jù)庫運(yùn)算技術(shù)，將紙質(zhì)版或是單一文字版更加快速地保存到信息庫，確保了信息傳輸?shù)恼_性、高效性。檔案網(wǎng)站則是在公共網(wǎng)站上建立站點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)信息公開化。數(shù)字檔案館則是通過網(wǎng)絡(luò)獲取檔案文件，將檔案文件存于虛擬空間，脫離實(shí)際載體，區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案館，數(shù)字化檔案館以云信息技術(shù)為主要技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的云存儲。存于容量更大的數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了便捷檢索的功能，同時(shí)還方便了檔案信息查找。

五、總結(jié)

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)方便了我們的生活。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，取而代之的是更為方便、快捷、安全、可靠的電子數(shù)字檔案管理模式，也是各類企業(yè)將要進(jìn)一步完善的地方。由此可見，建設(shè)與完善信息化電子檔案管理已成為企業(yè)更好更快發(fā)展的重要舉措。不過，電子檔案管理建設(shè)也是一個(gè)長期的、漫長的過程，對電子檔案信息化建設(shè)要有總體規(guī)劃與理性思考。抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，把電子檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處，使之能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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