從人力資源管理視角探析干部檔案管理工作

黃偉明

【摘要】本文從人力資源管理的角度來看待這項檔案管理，是基于兩項管理具有天然的緊密聯系，并且通過兩項管理的結合，能夠更好地構建以人力資源管理引導干部檔案管理、以檔案管理促進人力資源管理的良性循環，以便找到高效發展干部檔案管理工作的現代發展途徑。

【關鍵詞】人力資源管理;干部檔案管理;現代管理創新

進入新世紀，經濟全球化進程的深入和信息技術的發展及廣泛運用，都決定了傳統人事檔案管理已經無法滿足人力資源發展的需要。所以在這項管理方面一定要更新原有的工作觀念、全面落實改革理念，盡快滿足新時代新發展的需要，促進人事檔案管理服務于人力資源管理，滿足經濟建設發展需要的重要社會實踐活動。

一、從人力資源看干部檔案管理的重要性

由于人事檔案信息作為記述和反映個人以往工作的經歷和德才等方面的各種表現，是以個人為中心，收集整理各種相關信息的基礎上，集中給予保存的各種材料，所以，良好的人事檔案信息對于人力資源管理有著非常重要的意義，是現代干部體系中合理用人、選人的重要基礎前提，對于人力資源管理現代化發展有著極為關鍵的重要作用。要想更好地優化人力資源配置，更好地體現人力資源的巨大價值，就一定要采取科學管理的各項措施，更好地借助于人事檔案提供的重要信息優勢，保證該類管理能夠得到更加充分的決策參考信息，從而達到人盡其才、才盡其用的現代人力資源管理目標。

二、強化干部檔案管理的途徑

結合現代管理實際，以人力資源管理視角去探析檔案工作，本文認為應從以下幾個方面入手推進管理水平的提升：

（一）管理模式的與時俱進。對于干部人事檔案管理來說，要想滿足現代人力資源管理的需要。首先要和社會發展保持一致，在該領域的管理過程中實現規范化和科學化建設。為了達到這一目標，干部人事檔案領域的管理部門和人員應當在日常工作中，全面貫徹服務理念，依據以人為本的科學發展觀，設立和運用好新型人事檔案管理模式，從而深入開發和利用干部人事檔案這項重要資源。按照人事工作的基本原則，檔案管理應當以更高的主動性參與到人事管理中去。檔案工作人員通過提升檔案管理的服務水平、質量以及效率，保證該項管理從自身出發，在工作過程中主動適應新時期人才管理的需要。首先應當全面收集干部基本信息。應當根據《干部檔案工作條例》的基本規定，動態推進干部材料的收集、整理和補充工作，主要是和相關各職能部門構建良好的交流渠道，定期獲取各方面的檔案材料，從而能夠及時更新檔案管理相關的資料。其次應當推動人事檔案管理工作的全面豐富性，無論是在人事檔案的內容，還是在管理結構上，都應當根據人事工作改革發展的實際變化而不斷提出新的內容。例如，在新時期，諸如公開選拔、競爭上崗以及績效管理等新興管理活動的相關材料都需要得到全面細致的補充和豐富。再者，應當從以往人事檔案工作中找出基本規律，及時構建人事檔案工作新的管理手段，解決管理方法滯后難以滿足人事檔案管理工作復雜性的不利局面。目前對個人信息的管理正趨于多樣化，戶籍制度改革、教育體制革新以及就業管理的轉變，都使得這些方面的管理活動越來越深入地和現代人事檔案信息之間出現了交叉和覆蓋。如果不能有效對這類信息進行融合管理，就容易造成人事檔案信息的冗余，浪費國家投入到這些管理中的人財物等資源。

（二）管理方式的系統構建。當前人事管理的復雜性、動態性和創新性特點，決定當前干部人事檔案應采取全面動態管理方式，檔案內容一定要傾向于能夠反映一個人在各個時期的真實面貌，不只是要將人的特色信息納入進去，包括道德品行;而且應當體現出人的專業技術水平，包括技能特點和科研成果等。此外，干部人事檔案管理工作還應該體現動態性，能夠根據個人特色和時代發展的新內容，不斷增加檔案信息。具體來說，需要添加一些和個人特色相關的項目，例如現代社會信用體系的構建，為檔案管理中誠信材料的收集和應用提供了基礎，這類信息具體來說，可以是人的信用度，也可以是在德、能、勤、績等方面考核后得到的結果，或者是學歷或技術職稱材料，此外，還包括獎懲證書、工資薪酬等個人信息。通過將這些不斷全面的信息都在第一時間給予歸檔處理，切實推進檔案的全面動態管理。也就是說，實現檔案管理的系統推進，使得檔案查閱等使用功能，可以精確地將當事人全部基礎信息表達出來。

（三）管理方法的信息改造。當前人事管理的特點要求現代技術的融入，需要信息處理強大的現代信息技術的支持。具體來說，從人力資源管理角度出發，干部檔案管理信息化進程非常重要，就是要將計算機信息技術和現代通信技術更多更恰當地用到干部人事檔案信息資源的管理方面，從而更加高效地合理處置、妥善保存以及管理運用這類資源，從而優化管理效果，提升檔案事業的經濟效益和社會效益。為了實現檔案管理信息化發展，應在盡量短的時間里，構建更加全面的人事檔案信息庫，推進人事檔案資源的數字化改造，實現管理流程的自動化構建，創新豐富的檔案管理軟件，滿足現代人才流動不斷增大的時代要求，保證檔案信息系統的覆蓋性更加全面，提高人才培養、晉升以及聘用等各個環節的績效，為人才培育提供基礎和保障。

（四）管理人員的專業培育。從人力資源管理的角度來看待干部檔案管理，最終要回歸到人力資源上。也就是說，人事檔案管理要符合當前和以后的人力資源培育的需要，一定需要在檔案工作方面配備更高素養的管理工作人員。也就是說，檔案管理領域的工作人員首先要求具有先進的思想意識和正派的工作作風以及良好的職業道德，同時，也要擁有充分的政治、文化、管理、信息、人事以及檔案等全方位的相關業務知識。所以，為了迎合新時期人力資源管理的需要，就一定要加強干部檔案管理中專業管理人才的引進與培養。在引進方面，應當積極和高校合作，構建更加符合現代干部檔案管理的專業和課程設置;在培訓方面，不僅要開設培訓班或研討班，還可以提供到先進管理領域參觀和學習的機會，從而利用全面多樣化的管理培訓機制，保證干部檔案管理人員在政治上的公正嚴明，在業務素質上精湛豐富，從而能夠滿足知識經濟時代人力資源管理活動持續更新、信息不斷增多、知識面不斷拓寬的干部人事檔案工作發展的需要，以便支持現代人力資源管理工作水平的提高。

三、結語

從人力資源管理角度看干部檔案管理，為檔案管理提供了新的視角，這一視角能更加集中、更加明確地展現檔案管理的重要作用，以及為了在新時期落實這些作用應當在檔案管理中應當加強的工作。本文認為從管理意識到管理措施、從管理內容到管理人才，現代干部人事檔案管理都需要加大工作力度，運用先進管理思想，才能夠更好地滿足現代人力資源管理的需要。

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