檔案庫(kù)房一體化智能管理探究

干青青

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，這也給檔案庫(kù)房一體化建設(shè)提供了基礎(chǔ)，若將互聯(lián)網(wǎng)與庫(kù)房管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理，能大大提高檔案管理效率。本文將對(duì)檔案庫(kù)房一體化智能管理做簡(jiǎn)要研究與探討。

【關(guān)鍵詞】檔案庫(kù)房;一體化;智能管理

所謂一體化，是指將原本互相獨(dú)立的個(gè)體通過(guò)某種方式進(jìn)行結(jié)合，從而形成一個(gè)共同體的過(guò)程。檔案庫(kù)房一體化智能管理是指將檔案庫(kù)房使用互聯(lián)網(wǎng)手段與電子文件形成一個(gè)共同體，從而進(jìn)行檔案庫(kù)房的管理工作，這是一種智能的管理方法，是現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物，也是檔案庫(kù)房必然的發(fā)展趨勢(shì)。與傳統(tǒng)檔案庫(kù)房相比較，傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理相對(duì)笨拙，在使用時(shí)相當(dāng)繁瑣與麻煩，其對(duì)檔案的保護(hù)效果也是極其不樂(lè)觀的。與其同時(shí)，檔案的數(shù)量也在日益增多，傳統(tǒng)檔案庫(kù)房已經(jīng)無(wú)法滿足人們對(duì)信息效率的要求，這就注定了傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理終將被取代。檔案庫(kù)房一體化智能管理是一個(gè)以“互聯(lián)網(wǎng)+”為基礎(chǔ)，改善檔案庫(kù)房的管理，實(shí)現(xiàn)智能化管理，從而省時(shí)省力。在日常工作中，使用傳統(tǒng)庫(kù)房檔案管理，為了保持檔案的完整性，人們要及時(shí)做好檔案的整理與分類歸檔，做好防火防水的措施等，以防檔案的丟失與毀壞，而檔案庫(kù)房一體化智能管理則不存在此方面的顧慮，故檔案庫(kù)房一體化智能管理將常見(jiàn)于生活。

一、檔案庫(kù)房一體化系統(tǒng)概述

檔案是人類活動(dòng)的象征，實(shí)踐信息的傳遞，是一種豐富的信息。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，集服務(wù)性、科學(xué)性于一體的檔案被視為一門(mén)綜合性學(xué)科，在當(dāng)下的作用也越來(lái)越重要。隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)出現(xiàn)在各種生產(chǎn)活動(dòng)與管理部門(mén)，社會(huì)也朝著智能化發(fā)展方向。傳統(tǒng)檔案庫(kù)房，不管在其對(duì)檔案的環(huán)境保護(hù)，又或者是歸類存置，都是一個(gè)繁瑣的過(guò)程，與現(xiàn)代發(fā)展的腳步相違背，制約了其發(fā)展速度，這種效率低下的操作，影響了庫(kù)房檔案管理工作的發(fā)展。因此庫(kù)房管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的庫(kù)房檔案管理模式成為必然。庫(kù)房檔案一體化智能管理是用科學(xué)的手段、先進(jìn)的指導(dǎo)思想等對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行合理的管理，大大提高了在工作中對(duì)庫(kù)房檔案的使用效率。

二、檔案庫(kù)房面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理手段單一問(wèn)題。近幾年來(lái)，檔案數(shù)量呈翻倍模式存儲(chǔ)于庫(kù)房，單一的庫(kù)房已經(jīng)無(wú)法滿足對(duì)檔案的保管作用。在庫(kù)房檔案管理中，檔案的存放位置、庫(kù)房的巡查、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的調(diào)閱等，皆因檔案數(shù)量的日益增多而出現(xiàn)麻煩與困難。由于管理手段單一，造成工作效率低下，已經(jīng)無(wú)法滿足人們對(duì)檔案管理的需求，檔案庫(kù)房需要實(shí)現(xiàn)一體化智能管理。

（二）檔案調(diào)閱需提質(zhì)增效的問(wèn)題。在日常工作中，人們對(duì)檔案的翻閱查找需求量極大。以某市房產(chǎn)檔案為例，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，在2005年，其檔案館每天辦理查詢檔案業(yè)務(wù)的為0.9萬(wàn)人次，在2015年，其檔案館每天辦理查詢檔案業(yè)務(wù)的竟然高達(dá)42.3萬(wàn)人次。可想而知，在如此增長(zhǎng)速度下，使用傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理將無(wú)法趕上發(fā)展速度，必將被人們所摒棄與淘汰。并且，如此巨大的接待量，若以一成不變的辦法去對(duì)待，勢(shì)必會(huì)造成人力物力的極大浪費(fèi)與損失。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們更應(yīng)該跟隨時(shí)代腳步，及時(shí)改革閱讀實(shí)體檔案的管理辦法，從而提高閱讀實(shí)體檔案的速度，降低辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間，達(dá)到提質(zhì)增效的效果。

三、實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理功能

（一）檔案智能密集架控制系統(tǒng)。將智能電動(dòng)密集架適用于檔案庫(kù)房中，這種架體控制系統(tǒng)是集工業(yè)性、科學(xué)性、可靠性等于一體的PLC集成系統(tǒng)組成的，在原單片機(jī)功能單一的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，避免了其升級(jí)困難問(wèn)題，同時(shí)也伴隨著功能的實(shí)現(xiàn)：左右雙開(kāi)功能、一鍵式操控功能、應(yīng)急助推功能、通風(fēng)功能、自照明功能、保護(hù)功能等。針對(duì)其部分功能做詳細(xì)的分析如下：1.左右雙開(kāi)功能。是指架體可實(shí)現(xiàn)左右雙開(kāi)的功能。當(dāng)架體在中間時(shí)，兩側(cè)支架可實(shí)現(xiàn)同時(shí)打開(kāi)，滿足兩個(gè)人同時(shí)進(jìn)入同一區(qū)域內(nèi)的兩側(cè)，可以同時(shí)調(diào)閱檔案。2.一鍵操控的功能。是指將完成架體的開(kāi)啟、停止等所有的操作按鍵任務(wù)設(shè)置為一個(gè)按鍵。3.應(yīng)急助推功能。在調(diào)檔過(guò)程中，如果發(fā)生電機(jī)故障現(xiàn)象，導(dǎo)致架體無(wú)法打開(kāi)，架體的控制系統(tǒng)能夠清楚識(shí)別故障位置，并向周?chē)荏w發(fā)出信號(hào)，指示周?chē)荏w推動(dòng)故障位置架體移動(dòng)，從而使故障處架體打開(kāi)。周?chē)荏w在完成此次操作后，可自動(dòng)回到原來(lái)位置上。4.通風(fēng)功能。是指自動(dòng)實(shí)現(xiàn)通風(fēng)來(lái)調(diào)節(jié)架體內(nèi)的溫度與濕度。架體自帶感溫感濕系統(tǒng)，設(shè)置一個(gè)正常溫度及濕度范圍，當(dāng)架體測(cè)得其溫度與濕度不在正常范圍內(nèi)時(shí)，自動(dòng)打開(kāi)通風(fēng)功能，調(diào)節(jié)溫度與濕度。5.自照明功能。當(dāng)架體開(kāi)啟，或者有人員通過(guò)架體時(shí)，架體自帶的燈將會(huì)開(kāi)啟，若無(wú)人員時(shí)，燈會(huì)自動(dòng)熄滅。這種自動(dòng)照明功能，即環(huán)保又便捷，是十分實(shí)用的一種功能。6.保護(hù)功能。是指在電路出現(xiàn)漏電或者超負(fù)荷等現(xiàn)象時(shí)，電路自動(dòng)開(kāi)啟自我保護(hù)功能，實(shí)現(xiàn)回路切斷，從而保護(hù)整個(gè)系統(tǒng)中的電路及不影響其他功能正常實(shí)現(xiàn)。

（二）檔案實(shí)體管理系統(tǒng)。將智能管理應(yīng)用于檔案庫(kù)房中，實(shí)現(xiàn)了便捷性操作，簡(jiǎn)化了操作步驟，縮短了工作時(shí)間，提高了工作效率。在檔案實(shí)體管理系統(tǒng)中，通過(guò)智能化操作，在庫(kù)區(qū)內(nèi)可輕松完成從檔案的入庫(kù)、借閱到位置管理等工作，使整個(gè)檔案調(diào)取過(guò)程變得方便快捷。檔案庫(kù)房一體化智能管理實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體管理的便捷性、高效率性。

（三）檔案庫(kù)房智能環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。眾所周知，檔案存放于庫(kù)房，其完整性受到了環(huán)境的影響，一個(gè)恒溫恒濕的庫(kù)房環(huán)境對(duì)檔案的保存極其重要。在實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理的環(huán)境保護(hù)中，不僅增加了除濕器、空調(diào)、空氣凈化器等設(shè)備，還將利用新技術(shù)對(duì)其使用進(jìn)行合理組合，從而達(dá)到恒溫恒濕的最優(yōu)狀態(tài)。與此同時(shí)，添加監(jiān)控系統(tǒng)，檢測(cè)其溫度與濕度，并將所有監(jiān)控點(diǎn)聯(lián)網(wǎng)，最終形成檔案庫(kù)房一體化智能管理中的監(jiān)控系統(tǒng)。此監(jiān)控系統(tǒng)具有自我調(diào)節(jié)、異常報(bào)警等功能。事先給監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)置溫度值與濕度值，若一旦出現(xiàn)不在正常范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)時(shí)，自我調(diào)節(jié)功能開(kāi)啟，進(jìn)行調(diào)節(jié)，恢復(fù)正常范圍。同時(shí)，由多個(gè)設(shè)備組成的智能化環(huán)境控制庫(kù)房，還可以有效凈化空氣中的灰塵、細(xì)菌等污染物，在保證檔案完整性的同時(shí)，確保管理人員的身體健康。在除濕器進(jìn)行排水作業(yè)時(shí)，采用集中排放的辦法，從而避免了人工倒水所產(chǎn)生的系列問(wèn)題。檔案庫(kù)房一體化智能管理實(shí)現(xiàn)了環(huán)境對(duì)完整性的保護(hù)，以及對(duì)人員身體健康的保護(hù)。

（四）檔案庫(kù)房安全管控系統(tǒng)。檔案庫(kù)房是存儲(chǔ)檔案的地方，而檔案是記錄人們重要信息的東西，所以檔案庫(kù)房在日常生活中是極其重要的，是需要引起人們的重視，并得到保護(hù)的。檔案庫(kù)房的安全管控系統(tǒng)是指門(mén)禁系統(tǒng)、紅外線感應(yīng)系統(tǒng)、視頻監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。門(mén)禁系統(tǒng)是指在庫(kù)房門(mén)口設(shè)置磁卡門(mén)禁系統(tǒng)，授權(quán)于管理人員，管理人員方可持卡入內(nèi)。對(duì)于重點(diǎn)庫(kù)房還需要設(shè)置指紋門(mén)禁系統(tǒng)，雙重保護(hù)重點(diǎn)保護(hù)檔案。紅外線感應(yīng)系統(tǒng)是指在進(jìn)出口設(shè)置紅外線檢測(cè)系統(tǒng)，通過(guò)此系統(tǒng)可對(duì)人體從進(jìn)入庫(kù)房開(kāi)始進(jìn)行全方位的監(jiān)測(cè)，以及管理。而視頻監(jiān)測(cè)系統(tǒng)與紅外線感應(yīng)系統(tǒng)相結(jié)合，與物業(yè)管理處進(jìn)行對(duì)接，從而確保檔案庫(kù)房的安全。檔案庫(kù)房一體化智能管理保障檔案庫(kù)房的安全性。

（五）主控系統(tǒng)。主控系統(tǒng)猶如人的大腦，主控系統(tǒng)對(duì)于整個(gè)檔案庫(kù)房一體化智能管理的作用，就好像人的大腦對(duì)于整個(gè)人的作用，都是控制所有功能實(shí)現(xiàn)的中心。主控系統(tǒng)通過(guò)對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)集中管理的方式，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理，從而大大提高了有關(guān)檔案工作的效率。

四、總結(jié)

將檔案庫(kù)房與“互聯(lián)網(wǎng)+”相結(jié)合，使傳統(tǒng)檔案管理得到改善與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)便捷性、安全性、完整性、有效性的特點(diǎn)。時(shí)代不斷進(jìn)步，檔案庫(kù)房一體化智能管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)對(duì)檔案庫(kù)房一體化智能管理的功能進(jìn)行分析，從而得知，檔案庫(kù)房一體化智能管理是時(shí)代的產(chǎn)物，也是最適合當(dāng)今社會(huì)人們對(duì)檔案庫(kù)房管理的要求，滿足人們的需求。

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