高校二級學院行政秘書工作研究

郭姝君

摘 要 高校二級學院行政秘書崗位屬于綜合性行政事務崗位，處在承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右的特殊位置，起到橋梁與紐帶的作用，是管理隊伍中的一支重要力量。二級學院行政秘書工作具有頭緒多，事務雜，范圍廣等特點，存在著付出多、回報少，臨時性工作多、長期性工作少等問題，必須轉變思想觀念、保持積極心態(tài)，加強自身建設、提高綜合能力，注意工作方法、提高辦事效率并加強人文關懷，實行量化考核，只有這樣才能做好千頭萬緒的二級學院行政秘書工作。

關鍵詞 高校 行政秘書 二級學院 量化考核

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.03.006

Abstract The post of administrative secretary in Secondary Colleges of universities belongs to the post of comprehensive administrative affairs， which is in a special position of connecting the preceding and the following， communicating inside and outside， and linking up. It plays a role of bridge and link， and is an important force in the management team. The work of Administrative Secretaries in secondary colleges is characterized by many ideas， miscellaneous affairs and wide scope. There are many problems， such as more efforts， less returns， more temporary work and less long-term work. It is necessary to change ideas， maintain a positive attitude， strengthen self-construction， improve comprehensive ability， pay attention to working methods， improve working efficiency and strengthen humanistic care， and carry out quantitative assessment. Only in this way can we do a good job on the work of administrative secretary of Secondary College.

Keywords college； administrative secretary； Secondary College； quantitative examination

0緒論

高校的二級學院是科研、教學和管理的主要負責單位，由于教學科研任務的下放，其在高等院校中發(fā)揮著越來越重要的作用。而學院行政辦公室對于學院來說就是一個關鍵的部門，行政秘書在學院行政管理中扮演重要的角色，在管理層與師生之間起到承上啟下，協(xié)調內(nèi)外的作用，與學院的發(fā)展密切相關。

行政秘書主要從事溝通交流、信息傳達等具體工作，其工作宗旨就是為在校師生服務，是高等院校行政管理中不可或缺的一部分，直接參與學院的教育管理，對學院的發(fā)展起到關鍵作用。但是，就目前的情況看來，對于行政秘書的培育還沒有受到該有的重視，工作中仍存在很多問題。

1行政秘書的主要工作職責

行政秘書協(xié)助學校二級學院辦公室安排好學院行政工作，處理日常行政事務。主要的工作職責如下：

（1）協(xié)助上級，及時反饋。行政秘書平時要做到匯報工作及時，反饋問題積極，將突發(fā)、緊急的事件及時匯報給上級領導。需要做到眼觀六路耳聽八方，做好信息的收集以及反饋，及時準確的向上級反饋信息，以便領導隨時了解各項工作的進展與下一步工作部署。

（2）傳達精神，統(tǒng)籌安排。行政秘書需要將上級的指示、精神等及時向相應的工作部門進行傳達，并在實施過程中注意工作進展情況，督促工作的實施和制度的落實。

（3）內(nèi)外兼顧，團結協(xié)作。行政秘書的工作內(nèi)容很廣泛，常常需要與院校各個職能部門、學院領導、老師以及校外人員溝通交流。需要加強自身的溝通交流能力，從而更好的與學校各職能部門、學院師生協(xié)同配合，完成本職工作。

（4）獻言獻策，共同發(fā)展。行政秘書除了要做好每項工作之外，還應該充分發(fā)揮自己的作用，在日常工作中多思考，多為學院工作出謀劃策。

2行政秘書必備的職業(yè)素養(yǎng)

對于二級學院的行政秘書，通常需要具備以下幾個職業(yè)素養(yǎng)：[1-2]

（1）政治素養(yǎng)：政治素養(yǎng)包括管理者的政治立場、思想意識、道德修養(yǎng)和工作作風等。要擁護黨的各類方針政策，形成正確的世界觀、價值觀、人生觀，提高自身的政治素養(yǎng)。特別在高校工作，基于高校環(huán)境下知識分子較多的特殊情況，在工作中可能會遇到各種問題，要從大局上考慮遇到的各類問題，處理問題不能偏離大方向。

（2）文化素養(yǎng)：行政秘書要通過資料文獻學習，提升自身技能，善于采用最新技術手段輔助工作，做好數(shù)據(jù)信息等處理工作，以便適應現(xiàn)代社會辦公信息化的特點，從而不斷提高自身的管理能力和服務能力；同時，行政秘書的工作內(nèi)容繁雜多變，除了具備日常的管理技能、寫作技巧等以外，還需要具備一定人文及科學知識，并對自身所在院系的學科知識有所了解，鍛煉自身獨立思考和解決問題的能力。

（3）心理素質：行政秘書平時工作既有單調乏味的重復性工作，又有突發(fā)性工作，這些都對行政秘書的心理素養(yǎng)提出了較高的要求。此外，行政秘書每天大量繁雜的工作，事務范圍大、頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點，還要與不同的校內(nèi)外人員接觸，解決各種繁雜的問題；特定情況下，行政秘書還要暫時性的承擔一些學院的其他事務，如教學、科研、黨務、資產(chǎn)管理等工作。所以行政秘書在實踐體驗中，要不斷地強化心理素質。特別是碰到一些突發(fā)性事件或者對時間節(jié)點要求比較嚴格的事情時，對行政秘書的心理素質要求更為嚴格。

心理素質的提高要從抗挫力和情緒管理能力做起。古人說“居有常，業(yè)無變”，即使受到委屈，也不要逃避。同時還要學會管理自己的不良情緒，學會控制、調整自己的情緒。只有這樣才能更好地做好服務學院領導、及廣大師生的工作。

（4）業(yè)務素養(yǎng)：行政秘書的工作是輔助本部門行政事務的各項日常管理工作，所以要具備良好的表達能力、協(xié)調應變、處理問題等能力。平時做好各方面聯(lián)系溝通作用，包括學院內(nèi)部、與外學院、職能管理部門等溝通，協(xié)調上下及內(nèi)外關系。除此之外，學習掌握先進的管理方法以及必要的教育學，還要適應新的辦公軟件操作、財務報賬系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)等，加強辦公網(wǎng)絡化方面和檔案管理等相關能力，便于日常管理工作能夠科學高效規(guī)范化的進行。

（5）終身學習能力。目前隨著信息化技術的發(fā)展，使得行政工作的手段和方法出現(xiàn)了新的變化。特別是隨著高等院校管理體制的改革力度進一步加大，對于二級學院的責任和工作提出了新的要求。行政管理人員需要適應這種變化，放寬視野，加強學習，借鑒國內(nèi)外高校有效的管理技巧，并與所在院校的實際相結合，從而逐步實現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化和規(guī)范化。

3提升高校二級學院行政秘書隊伍素質的方法

3.1 強化行政秘書工作的必要性，增強組織關心

行政秘書服務積極性的強弱、工作績效的好壞等因素直接影響了辦公室隊伍執(zhí)行力的高低。目前對于行政秘書的工作性質存在著一些片面的認識，對其工作難度和強度往往不予重視。因此行政秘書普遍存在晉升機會渺茫，發(fā)展空間小等現(xiàn)狀。

基于行政秘書崗位存在著這些特殊性，人員變動比較快，所以需要通過強化增強他們內(nèi)心對這份職業(yè)的認可，感受成功解決事情被別人認可的成就感，對自己工作的發(fā)展空間抱有很大的期望，能夠和其他工作一樣被公平對待，認真履行自己的責任，行使應有的權利，培養(yǎng)對這份工作的熱愛，提升工作積極性，促使二級學院有更長遠的發(fā)展。[3]

同時高校加強對行政秘書群體的關心，讓其在工作上獲得更多的機會，只有這樣才能減小工作上的消極情緒或者重新?lián)Q工作的選擇，以一種積極、努力上進的心態(tài)投入到本職工作中。

3.2 轉變思想觀念，加強自身素質修養(yǎng)

我國的政治制度決定了高校管理工作具有一定的政治傾向性，必須立足政治立場和方向，堅守思想防線。只有在思想上能夠充分認識，轉變思想觀念，多站在不同的角度去思考問題，才能更好的為師生提供服務。

要通過多種方式提升行政秘書的自身素質修養(yǎng)。行政秘書所從事的工作，決定了其一定要緊跟形勢的發(fā)展，對學校和本學院的發(fā)展規(guī)劃、工作重點和相關規(guī)章制度等要非常熟悉，對學院的一些具體的情況，例如教職工的人數(shù)、職稱等總體情況要心中有數(shù)，對學校的機構職能以及對應的一些規(guī)章制度等要做到基本掌握，這樣在從事行政秘書工作時可以做到有章可依；作為行政秘書，公文寫作也是一項必備的基本功，要掌握不同的公文文體的寫作技巧，從而與其他部門呈交書面申請以及會議記錄、紀要等做到游刃有余；行政秘書工作是一項需要與多部門的工作人員進行溝通協(xié)調的工作，在從事具體工作時需要具有團隊意識，減少不必要的時間成本；同時，行政秘書還要掌握一定的管理技巧，學習必要的管理知識，對從事工作所需要的人力、物力、信息、時間以及其他相關資源進行合理有效的配置，保障各項工作的有效開展。[4]

3.3 制定“量質”相結合的考核標準，形成約束機制

二級學院的行政秘書有別于教學人員，沒有具體的考核標準和激勵機制，沒有可以刺激工作積極性的方案。因此，學校可以根據(jù)行政秘書的工作特點，制定相應的考核制度，設定可操作性強的考核標準，實現(xiàn)量化考核、科學考核，[4]更有利于促使行政秘書更好的發(fā)揮自身能力，提高工作效率，對學校的發(fā)展起到積極的作用。

3.4 加強人文關懷，建立激勵機制以及

行政秘書作為聯(lián)系學院管理人員和師生之間的橋梁，對于學院的良性運轉具有不可或缺的作用。由于學院工作繁雜，日常事務較多，工作負擔也比較重。高校要從多方面對其進行人文關懷，在工作中給予必要的指導，建立合理的評價機制，在職務晉升和職稱評聘等多方面給予關心，建立激勵機制，為其職業(yè)規(guī)劃的發(fā)展創(chuàng)造機會。

3.5 加強行政秘書的職業(yè)技能提升

目前各學院往往沒有建立行政秘書的培訓機制，學習交流少，技能培訓機會缺失。要建立常態(tài)化、目的性強的培訓機制，利用多種形式提高行政秘書的職業(yè)技能，確保他們在平時的工作里能夠靈活運用各項技能，提高工作的效率。高校要指導二級學院制定相應的培訓方案，要多提供給行政秘書職業(yè)規(guī)劃創(chuàng)造發(fā)展的機會，鼓勵其提升學歷，以及定期與外校同行交流學習機會，改善行政秘書的發(fā)展前景，建立良好的職業(yè)發(fā)展愿景。使其“前途有盼頭，工作有勁頭”。

4結語

目前我國已經(jīng)進入中國特色社會主義進入新時代，高等教育面臨著新形勢，高等院校二級學院行政秘書工作被賦予了新的意義和使命。在明確自身的職責和定位的情況下，行政秘書要樹立良好的服務意識，端正工作態(tài)度，并加強思想理論水平和政治政策水平學習；只有全面充分認識工作內(nèi)容和特點，努力做到學以致用、用以促學，不斷提高自己發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解訣問題的能力，才能提升業(yè)務能力，增強辦公室隊伍的凝聚力，才能真正做好新時期高等院校二級學院的行政秘書工作，創(chuàng)造出優(yōu)異的工作業(yè)績，為新時期學院發(fā)展貢獻自己的力量。

參考文獻

[1] 肖榮英.淺析高校二級學院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀[J].中國校外教育，2010（16）：56.

[2] 周新秋.如何做好高校二級學院行政秘書工作[J].秘書工作，2009（11）：60.

[3] 陳佳.新形勢下高校二級院系行政秘書現(xiàn)狀及對策研究[J].職業(yè)教育，2015（6）：171-172.

[4] 趙麗彬.新時期高校二級學院行政秘書如何提高工作效率[J].中國科技信息，2006（22）：204-205.