大數(shù)據(jù)環(huán)境下婦幼保健機構(gòu)文書檔案的信息化管理與應(yīng)用

馬華措

摘 要：在我國經(jīng)濟、科技都高速發(fā)展的大背景下，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸深入到了人們的生產(chǎn)生活之中，并且得到了廣泛應(yīng)用。而婦幼保健機構(gòu)作為整個社會中對民生最基礎(chǔ)的保障，更是得到了社會各界的廣泛關(guān)注。本文就大數(shù)據(jù)環(huán)境下婦幼保健機構(gòu)文書檔案的信息化管理與應(yīng)用做出了淺要分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；婦幼保健；檔案；信息化管理

縱觀目前我國的信息技術(shù)發(fā)展，在大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響下，人們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)工作都可以通過便捷的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)將某些文書檔案高效的管理起來。在婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理過程中，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助人工管理，會更為系統(tǒng)化的將傳統(tǒng)的紙質(zhì)方案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這不僅可以提高婦幼保健機構(gòu)的檔案信息保管效率，還可以大大提升婦幼保健工作人員在工作中查找病人檔案信息的速度與準(zhǔn)確率。鑒此，面對這個信息技術(shù)不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)社會環(huán)境，婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理工作必須也要與時俱進(jìn)，不斷的對自身的管理制度和理念進(jìn)行改革創(chuàng)新。本文中，筆者主要針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下，婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理做出了分析，并且提出了相應(yīng)的應(yīng)用策略，希望能夠起到拋磚引玉的作用。

1 充分了解目前我國婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作現(xiàn)狀

就目前全國范圍內(nèi)的婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作而言，其依舊未達(dá)到普遍信息化的程度。在建國后的很長一段時間里，我國的許多偏遠(yuǎn)或貧窮地區(qū)都沒有設(shè)置獨立、完善的婦幼保健機構(gòu)，大多數(shù)都是在當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政管理機關(guān)內(nèi)或者醫(yī)院內(nèi)設(shè)立某一個婦幼保健部門，其不僅在衛(wèi)生技術(shù)上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)婦幼保健機構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)，在文書檔案管理方面更是落后。這種狀況一直延續(xù)到上世紀(jì)70年代初，我國的部分偏遠(yuǎn)地區(qū)和貧困地區(qū)才得以設(shè)置獨立、直屬于當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政管理機關(guān)的婦幼保健機構(gòu)。但是由于種種原因的阻礙，我國大部分的婦幼保健機構(gòu)職能單一、規(guī)模偏小、人員較少，并且未被列入國家檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)范圍。因此，我國仍存在許多婦幼保健機構(gòu)在進(jìn)行文書檔案管理工作時，依舊存在管理手段落后，管理效率低下，甚至?xí)霈F(xiàn)文書檔案管理出錯的現(xiàn)象。

婦幼保健機構(gòu)工作過程中涉及到的文書檔案都是本單位用來加強婦幼保健工作科學(xué)化、規(guī)范化，以及工作人員進(jìn)行婦幼保健課題探究必要且重要的材料，更是當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政管理部門制定適合本地區(qū)婦幼保健工作政策和管理制度的重要參考依據(jù)。近年來，隨著醫(yī)改工作的不斷深入，隨著信息化技術(shù)的普及，我國大部分婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理工作不僅得到了本單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，更是被列入了衛(wèi)生行政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)范圍，大都得到了應(yīng)有的重視。就目前全社會婦幼保健機構(gòu)的實際文書檔案管理工作狀況來看，我國的大多數(shù)婦幼保健機構(gòu)都建立了信息化文書檔案管理工作，設(shè)定了職責(zé)分明，聯(lián)系緊密的文書檔案管理部門，使得婦幼保健機構(gòu)正常運行中形成的各類檔案資源都能夠得到科學(xué)規(guī)范的管理。

婦幼保健機構(gòu)的文書檔案中最重要的兩類就是文書類檔案和業(yè)務(wù)類檔案。其中文書類檔案主要包括各個婦幼保健機構(gòu)本身的黨務(wù)工作、行政管理工作等日常規(guī)章制度、未來的規(guī)劃計劃、各個干部的調(diào)用任用、工作人員的職稱評審等等。業(yè)務(wù)類的文書檔案大致分為本婦幼保健機構(gòu)的婦女保健、兒童保健、婚檢等工作資料，還包括本轄區(qū)內(nèi)的公共衛(wèi)生項目工作。不僅如此，婦幼保健機構(gòu)的文書檔案中還包括了婦幼保健機構(gòu)中的設(shè)備檔案、科技檔案等特殊檔案。

2 婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理工作信息化的意義

2.1 有利于提升婦幼保健機構(gòu)的工作管理能力

眾所周知，中國是一個人口基數(shù)較大的國家，而且伴隨著每年大量出生的新生兒數(shù)量和婦女兒童保健的數(shù)量，我國的婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理工作任務(wù)越來越大，并且由于各個產(chǎn)婦、保健婦女、兒童的個人情況不同，其形成的大量資料也就較為復(fù)雜。而信息化技術(shù)作為大數(shù)據(jù)環(huán)境下的代表性事物，其當(dāng)之無愧的成為了當(dāng)前時代發(fā)展下婦幼保健機構(gòu)進(jìn)行文書檔案管理工作的重要科學(xué)手段。便捷快速、大容量的計算機信息技術(shù)作為婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理工作的重要技術(shù)支持，為婦幼保健機構(gòu)運行中的醫(yī)療服務(wù)工作提供了良好的管理環(huán)境，也奠定了良好的信息服務(wù)平臺，比如：患者在前往婦幼保健機構(gòu)進(jìn)行就醫(yī)時，可以提前在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)約掛號，這樣一來就免去了患者在掛號窗前排隊掛號而浪費時間；為了為患者的醫(yī)療繳費提供便捷，婦幼保健機構(gòu)在大數(shù)據(jù)環(huán)境的支撐下可以為患者提供網(wǎng)上繳費的平臺；患者還可以隨時隨地的借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在線上查詢自己的個人資料和本婦幼保健機構(gòu)的醫(yī)務(wù)信息管理等。大數(shù)據(jù)環(huán)境下婦幼保健機構(gòu)文書檔案的信息化管理為患者提供了更加優(yōu)質(zhì)的就系服務(wù)，也能夠促進(jìn)婦幼保健機構(gòu)各部門之間的緊密交流，提高患者信息傳輸效率與數(shù)據(jù)共享效率，為各部門之間的鏈接和信息獲取提供便利，從而在整體上提升婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理能力。

2.2 有利于醫(yī)院對珍貴文件資料的保存與收藏

在一樣的婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理過程中，都是采用紙質(zhì)的文書對檔案進(jìn)行打印書寫。這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理方式，不僅耗費的資源大，而且文書檔案管理人員的工作量也大，隨著長時間、好頻率的使用，這些文書檔案的質(zhì)量也會遭到損壞，其信息的完整性和正確性得不到保障。為了保證文書檔案保管的質(zhì)量和簡潔性，婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理工作人員通常需要花費大量的時間對以往的資料進(jìn)行修編，這個過程中很容易出現(xiàn)失誤或者某些珍貴資料丟失的情況。而大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息化管理會使婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理省去人工進(jìn)行文檔修編的環(huán)節(jié)，工作人員還可以借助清晰的計算機表格和文檔形式對文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的歸類整理存儲。這種文書檔案管理的形式，可以在很大程度上降低婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理人員的工作壓力和任務(wù)量，同時還可以確保婦幼保健機構(gòu)運營過程中形成的某些參考性強的文書檔案的完整與保存，提高文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。

3 婦幼保健機構(gòu)文書檔案信息化管理與應(yīng)用策略

3.1 對信息化文書檔案管理系統(tǒng)的重視和投入

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，婦幼保健機構(gòu)如果想要依靠信息技術(shù)來實現(xiàn)婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部文書檔案的信息化管理，第一必須要具有對大數(shù)據(jù)環(huán)境的深刻認(rèn)識，婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理人員也必須掌握良好的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而且各婦幼保健機構(gòu)要加大對本單位內(nèi)部文書檔案管理的資金投入，借助高效先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備支撐婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理工作的正常進(jìn)行。各婦幼保健機構(gòu)在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的同時，務(wù)必要結(jié)合自身的條件和供血人員的實際工作情況具有針對性的選擇，切勿盲目從眾。除此之外，婦幼保健機構(gòu)還行加上對本單位文書檔案管理工作人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和手段，在實踐中進(jìn)行改革和創(chuàng)新，在提升本單位文書檔案管理工作人員的專業(yè)技能的同時，使管理技術(shù)與現(xiàn)金設(shè)備充分結(jié)合，實現(xiàn)本單位文書檔案管理的高效進(jìn)行。

對于提升婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理工作人員專業(yè)技能這一方面，婦幼保健機構(gòu)應(yīng)該加強各個工作人員對信息化技術(shù)的應(yīng)用，根據(jù)工作人員的實際管理情況定期的開展有關(guān)文書檔案信息管理人員的技能培訓(xùn)與考核活動，從各個方面入手提升文書檔案管理工作人員的綜合技能，從而確保婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理過程中各項工作的順利進(jìn)行。另一方面，婦幼保健機構(gòu)還需要及時的建立系統(tǒng)全面的檔案管理監(jiān)督體制，制定婦幼保健機構(gòu)信息化資料管理系統(tǒng)的檢查制度，以便工作人員及時準(zhǔn)確的了解婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部文書檔案信息系統(tǒng)的運行和安全情況，以便根據(jù)其中存在的漏洞和問題做出針對性的處理。

3.2 完善婦幼保健機構(gòu)的檔案信息化制度

婦幼保健機構(gòu)作為當(dāng)代社會發(fā)展過程中一個重要的服務(wù)部門，其自身的檔案管理工作對于穩(wěn)定內(nèi)部的管理秩序非常重要。因此，婦幼保健機構(gòu)的文書檔案管理部門一定要全面落實和貫徹國家和衛(wèi)生部規(guī)定的條例和要求。婦幼保健機構(gòu)要從自身的實際情況出發(fā)，結(jié)合當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展?fàn)顩r和患者就醫(yī)情況，充分完善其文書檔案的信息化管理制度，一方面可以為婦幼保健機構(gòu)的日常服務(wù)管理工作提供強有力的保障，另一方面可以用來約束各個工作人員的行為舉止。婦幼保健機構(gòu)在制定完善的信息化管理制度時，要從技術(shù)和管理兩個方面著手，在加快文書檔案信息化應(yīng)用的同時，加強婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部的信息流通安全與效率，其具體可以表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，不斷完善婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部的檔案管理技術(shù)規(guī)范，為各工作人員將電子檔案的操作流程簡明化，從根本上實現(xiàn)婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理的先進(jìn)化、科學(xué)化、制度化。第二，在進(jìn)行文書檔案管理工作的同時務(wù)必要做好安全保密工作，無論是電子文檔，還是電子檔案，各文書檔案管理工作人員都要始終具備高強度的保密意識，堅持將本單位文書檔案的保密措施落到實處，以維護(hù)婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部信息的安全。

3.3 加強文書檔案管理人才隊伍的構(gòu)建

雖然說大數(shù)據(jù)環(huán)境可以為婦幼保健機構(gòu)的日常文書檔案管理工作提供極大的便捷，但是任何工作的順利開展都離不開具有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，只有將專業(yè)的技能和先進(jìn)的技術(shù)有效的結(jié)合起來，才能促進(jìn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理工作的實際執(zhí)行與操作。對于婦幼保健機構(gòu)的文書檔案信息化管理而言，雖然在其本質(zhì)上借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以大幅度降低文書檔案管理工作人員的工作壓力和工作量，但仍舊不可以完全將本單位的文書檔案管理工作依托于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，各婦幼保健機構(gòu)要注重對本單位內(nèi)部文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和團隊質(zhì)量進(jìn)行加強。這樣一來，在人工和智能的有序配合下，才會高度確保婦幼保健機構(gòu)的文書檔案信息化管理有條不紊的進(jìn)行。

對于婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部各文書檔案管理人員而言，他們需要具備足夠扎實的計算機基礎(chǔ)理論知識和實際操作技能，良好的專業(yè)素質(zhì)會幫助文書檔案管理工作人員熟練的應(yīng)用辦公軟件，快速的了解婦幼保健機構(gòu)文書檔案信息化管理的知識技能，然后在此基礎(chǔ)上不斷提升自主學(xué)習(xí)意識，加強自身的工作責(zé)任心，以己之力推動整個婦幼保健機構(gòu)文書檔案信息化管理工作的發(fā)展，使其在各個方面都不斷的深入、成熟，從而促進(jìn)我國婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理事業(yè)的長久發(fā)展。

4 結(jié)語

在當(dāng)代社會這種大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部的文書檔案信息化管理得到了前所未有的改革和優(yōu)化，工作效率也得到了大幅度的提升。因此，各婦幼保健機構(gòu)要積極的將大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)引入到文書檔案管理工作中，不斷對本單位的管理制度進(jìn)行改革，以促進(jìn)婦幼保健機構(gòu)文書檔案管理水平的提升。

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