中職學校檔案管理使用中的保護問題探討

王磊

摘 要：檔案作為中職學校管理工作中的重要內容，在學校建設與發展過程中，檔案的重要性也越來越突出，利用價值也變得更高。但是很多學校過于注重對檔案的存儲與利用，沒有將保護工作做到位，導致檔案在使用中出現了很多問題，如何解決檔案安全問題是當前中職學校需要思考的問題。本文將簡述中職學校檔案管理使用中的保護問題，并提出了切實可行的解決措施。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；保護問題

檔案可以將中職學校在教育教學、教研活動和教育管理中的情況反映出來，并以文字、圖像和聲音等形式儲存下來，通過做好檔案管理工作，有利于中職學校實現教育教學質量的提升。但是檔案管理與使用的基礎就是做好保護工作，而很多中職學校忽視了這一點，未真正將檔案保護工作做到位，影響了檔案資料的完整性與安全性。對此中職學校要加強對檔案管理與使用中的保護工作，確保檔案資料可以更加安全的存儲，真正發揮出促進中職學校發展的目的。

1 中職學校檔案管理使用中的保護問題

1.1 檔案保護意識不強

中職學校領導與教職工對教育教學工作比較重視，存在著一切為教學服務的思想，而檔案管理作為學校管理工作中的一項重要內容，在檔案收集、整理與利用上也受到了學校的關注[1]。但是在中職學校檔案管理與使用過程中，很少將保護工作放在一個重要位置，只是簡單的做好了檔案的儲存與利用工作，忽視了對檔案安全的保護，因為意識上的薄弱，導致檔案管理人員很少開展檔案保護工作，讓一些珍貴的檔案資料經常出現破損、丟失的現象，影響了檔案的完整性與可靠性。

1.2 檔案庫房與設備不達標

庫房作為檔案存儲與保護的主要場所，在中職學校庫房建設上有著較高要求，需要做到防熱防潮、防火防盜等措施，從而保證了檔案資料的安全性。然而現階段很多中職學校檔案庫房建設不達標，基本上由辦公房改造起來的，也未對庫房門窗做好防火防盜措施。由于很多庫房門窗材質為普遍木質與單層玻璃，也不能提升防熱防潮效果。一些中職學校檔案庫房設備也很陳舊，不能滿足檔案保護要求，庫房一般以熒光燈與節能燈等照明設備為主，其放出的光線紫外線較大，為照片、影像等資料的保護帶來了不利影響。

1.3 檔案管理安全制度不完善

中職學校檔案管理中為提升檔案的安全性與保密性，應該建立起完善的檔案管理制度。但是現在很多中職學校忽視了這一點，在檔案保護中缺少有力的制度保障，也未安排專人負責管理檔案，由于制度的不完善，導致檔案管理與使用中保護的責任變得不明確，不能提升中職學校檔案的安全性[2]。此外，中職學校還要落實監管制度，不過實際情況恰好相反，由于在檔案使用與管理中未執行監管制度，導致監管人員的作用發揮不明顯，也難以提升檔案保護工作成效。

1.4 數據及安全問題

數據庫作為中職學校檔案管理中的重要組成部分，也需要在數據安全上加強保護。數據安全為數字檔案的安全性問題，表現在數字檔案在存儲、轉化和共享上極易出現數據安全問題，具體為數據的丟失與破壞。若是在數據存儲中出現系統崩潰、數據庫被破壞等現象后，都會引起數據丟失的問題。此外，引起中職學校數據庫安全問題的原因較多，包括了木馬與病毒的惡意入侵，檔案管理人員的不正確操作，非授權用戶使用等，也將引起數字檔案出現泄漏、篡改和丟失等問題，造成非常嚴重的后果。

2 中職學校檔案管理使用中的保護策略

2.1 增強檔案保護意識

檔案在促進中職學校科研、教學和管理上發揮著重要作用，對學校檔案管理部門來說，應該提高對檔案保護工作的重視程度，而行政管理部門也要通過執法檢查、組織培訓會等方式，促使中職學校關注檔案管理與使用中的保護問題。無論是學校領導還是檔案管理人員，都必須意識到做好檔案保護工作的重要性，要在資金、政策上給予更多支持，確保檔案保護工作能夠順利開展[3]。只有在全校范圍內形成人人參與檔案保護工作的良好氛圍，才能促使這項工作的正常開展。

2.2 加快檔案庫房與設備建設

第一，為了提升中職學校檔案保護效果，在建設檔案庫房時避免在人員流動頻繁的地方，如過道旁、樓梯口等，要獨立于學校辦公區域，構成半封閉庫房區域。庫房門窗要將防盜設施安裝好，箱柜鑰匙由專人負責保管。第二，考慮到中職學校檔案庫房防光的問題，要運用有效方法減少紫外線對紙質檔案、照片等帶來的影響，并采取南北向房間，盡量確保存放檔案的箱柜和門窗保持垂直，從而有效減少紫外線的照射。在外部紫外線強烈后，應該將窗戶窗簾拉上，與外界光源相隔絕，同時窗簾應該拉上隔絕外界光源，窗簾以遮光性強的厚質布料為主。第三，中職學校檔案庫房在照明設備上應采取白熾燈，不能旋轉節能燈或熒光燈，這樣可以減少紫外線的照射，影響到檔案安全。第四，檔案庫房防護中要加強溫濕度控制，除庫房消毒外盡量不要化學藥品防護。第五，檔案庫房要配備自動滅火系統，如二氧化碳滅火裝置等。

2.3 完善檔案安全制度

第一，完善檔案保密制度。檔案管理人員應具備較強責任心，有高度的事業心，切實增強自身保密意識，將檔案保密制度嚴格落實，避免中職學校檔案信息出現泄密的問題。第二，完善檔案材料接收制度。交接雙方必須認真清點核對檔案，準確填寫交接清單并簽字。檔案入庫時應做好除塵工作，并在入庫后登記在總賬、分類賬和檢索工具上，為今后數據查詢創造有利條件[4]。第三，完善檔案借閱制度。在檔案借閱過程中，需要將借閱登記表填完整，完成查閱后第一時間歸還，遇到特殊情況后要延長借閱期限時，要為檔案管理人員辦理續借手續，檔案管理人員要注意催還，防止檔案丟失。在涉密檔案調閱、移出和銷毀等過程中，要根據規定辦理手續，既要領導認真審批，也要將登記手續辦理好。在完成涉密檔案的使用后要第一時間清查，及時解決存在的失密與泄密現象。第四，完善檔案統計制度。根據規定統一格式，認真總計并分析檔案收進、移出、整理、鑒定、保管、利用和銷毀等環節，確保將檔案管理中出現的情況全面體現出來。

2.4 注重電子檔案保護

在中職學校檔案信息化建設過程中，電子檔案數量越來越多，為檔案管理與使用中的保護工作有了更嚴格要求，需要將消磁、防泄漏和防病毒等保護工作做到位。第一，加強磁性載體檔案的保護。對軟盤、錄音和錄像等檔案來說，要在無強磁場干擾、無震動、無塵和無腐蝕氣體的環境內存儲，并加強對空氣溫濕度的控制。第二，加強對光盤的保護。在光盤存放過程中，應該注意保持適宜的溫度，最好在14℃-24℃的范圍內，相對濕度控制在40%-65%之間。光盤、磁盤必須具備較強抗干擾性能，在結構上要維持穩定，確保歸檔電子文件能夠長時間進行存儲。對此這需要中職學校檔為檔案部門配置足夠的設備，在光盤上將歸檔電子文件儲存好，避免發生安全問題，讓檔案資料信息得到可靠保護。

3 結語

總之，隨著信息技術的發展與應用，也為中職學校檔案管理與使用帶來了翻天覆地的變化，如何加強檔案保護工作，提升檔案資料的安全性是需要關注的問題。現階段中職學校檔案管理與使用中還有很多問題，經常出現檔案丟失、損壞和遺漏的現象，做好檔案保護工作已經顯得尤為重要。對此需要學校盡快建立起完善的檔案管理制度，并配置完整的設備設施，保證檔案安全管理工作可以順利開展。

參考文獻

[1]于寶蕓.檔案保護工作存在的問題及對策研究[J].蘭臺內外，2019（03）：70.

[2]李江英.淺談關于檔案保護中存在的問題及對策[J].化工管理，2018（30）：4.

[3]劉艷英.檔案管理和使用過程中的保護問題探究[J].黑龍江水產，2018（04）：27-29.

[4]劉薇.檔案保護技術工作面臨的問題與對策[J].現代國企研究，2018（12）：111-112.