新時期關于機構編制檔案管理的若干思考

摘 要：傳統的機構編制檔案管理工作存在著種種的問題，已經不能滿足實際工作的發展需求，在新時期必須要積極實施機構編制檔案管理工作的改革和創新，保證該項工作價值能夠得以最大化的展現。本文將對新時期機構編制檔案管理工作的具體思路加以探討和分析，以期能夠全面提高機構編制檔案管理工作水平，確保檔案信息的真實性和完整性，使之在決策中能夠有效的發揮參考作用，促使管理決策更具科學性和可行性。

關鍵詞：新時期；機構編制；檔案管理

機構編制檔案管理是一項非常重要的工作，其工作效果將直接影響到領導決策的科學性，而傳統工作模式中存在著諸多弊端，與時代和社會發展要求嚴重不符，基于此，加強機構編制檔案管理工作改革可謂迫在眉睫。下面將從人員素質、檔案材料、執行評估、規范程序、監督檢查、機制創新等方面闡述強化機構編制檔案管理工作質量的有效策略，以供相關工作人員參考和借鑒。

1 增強檔案管理人員的素質

檔案管理人員在機構編制檔案管理工作中起到了不容忽視的作用，要想保證機構編制檔案管理工作的順利高效開展，檔案管理人員必須要充分認識到該項工作的重要性，具備良好的職業道德和服務意識，對于檔案管理知識和技術知之甚祥，勇于打破傳統，不斷用創新理念和方法來開展相關工作，始終保持對機構編制檔案管理工作的高度熱忱。要求在檔案管理人員隊伍建設中能夠著重做好兩項工作：

第一，選拔素質高、責任心強的檔案管理人員，了解檔案管理人員的職業發展需求，給其提供良好的薪資待遇，激發檔案管理人員的工作熱情，調動他們的內在潛能，提高他們的工作效率和工作質量；第二，定期組織檔案管理人員的業務培訓，將新思想、新技術傳授給檔案管理人員，加強對檔案管理人員的職業道德教育，使其素質、知識、能力都更為符合機構編制檔案管理工作實際要求，用飽滿的熱情和蓬勃的斗志來迎接各類工作挑戰，促進機構編制檔案管理工作的不斷創新。

2 做好檔案材料的歸檔工作

在以往的機構編制檔案管理工作中經常可以發現檔案材料的缺失和遺漏問題，如不能妥善解決這些問題將會影響到機構編制檔案管理工作職能的發揮。在新時期機構編制檔案管理工作中，要重視提高歸檔效率和檔案材料的質量，力爭做到精益求精，以保證機構編制檔案管理工作的實效性。

首先，與機構編制相關的檔案材料應及時歸檔，包括編委（辦）文件、機構改革文件、黨委政府對機構編制事項的審批文件、事業單位登記形成的文件、機構編制實名制管理材料、機構編制核查形成的材料等，冗余的材料要清除出去，如果發現有些事項沒有檔案文件記錄，要采取人工記錄方式并經由領導簽字確認后才能歸檔，確保檔案材料的完整性。

其次，檔案材料有著多種多樣的形式，對于紙質檔案、實物檔案、聲音和影像資料等都要運用不同的保管方式，按照標準化的流程開展機構編制檔案管理工作，還要加大資金和技術投入力度，構建先進的檔案管理系統，用不同載體來記錄數據信息，提高檔案資料的價值，使之能夠得到更為廣泛和有效的使用。

最后，盡可能的縮短文件資料的歸檔時間，利用機構編制檔案管理專用軟件來實施對檔案材料的管理，將檔案材料的完整信息錄入到軟件中，將其劃歸到特定的分類中，還要將紙質文檔的保管位置標注出來，這樣當需要使用相關材料時就可以迅速調出，檔案材料的管理和利用水平也會有所提升。

3 積極開展執行評估工作

通過開展執行評估工作，了解機構編制檔案管理工作的開展情況，采取相應的措施來優化工作模式和工作方法，能夠進一步增強機構編制檔案管理工作效果。在執行評估工作中具體涉及到三方面的內容：一是檢驗機構編制檔案管理工作是否遵循了國家相應的法律法規，二是對機構編制檔案管理工作實施效果加以評價，三是對機構編制檔案管理部門和人員配置進行評估。在執行評估后需要對不符合規定的機關單位和事業單位下達整改通知，待其整改過后再次檢查，致力于為機構編制檔案管理工作的開展創造良好的環境。

4 強化程序意識

為了保證機構編制檔案管理工作的規范化開展，必須要制定科學嚴謹的工作流程，并由相關職能部門加以審核，以便于給檔案管理人員提供標準化的工作依據，使其認識到機構編制檔案管理工作的重要性，嚴格規范自身行為，不做違反制度和程序的事情，這樣機構編制檔案管理工作質量才能邁上一個嶄新的臺階。除此之外，機構編制部門在職能調整和機構、編制、領導職數增減等事項的編制上具有權威性，其他部門無權做出干涉，一旦發現違反審批程序的現象機構編制部門將不予受理，對未經編委、編辦研究的重大機構編制問題，黨委、政府不得將其列入會議議題。

5 加強監督檢查

鑒于機構編制檔案管理工作中存在著機構設置不合理、編制人數超過規定、管理相對混亂的問題，給相關工作的開展帶來了負面的效應，因此加強對機構編制的監督檢查尤為必要且迫切。在監督檢查工作中一旦發現違法亂紀行為要予以嚴厲的懲罰，追究相關責任人的責任，以喚醒地方機關單位和領導干部的責任意識，使之認識到國家對于機構編制檔案管理的高度重視，那么上述不良現象就不會再次發生了，機構編制檔案管理工作也會向著規范化、科學化的方向飛速發展。

6 推進機構編制檔案管理創新

目前，現代化的管理手段雖已被廣泛應用于檔案管理工作中，但多數僅限于檔案目錄的輸入、輸出和檢索，在其他方面則很少涉及，無法體現信息技術的應用優勢。為此，在機構編制檔案管理工作中應推廣應用以“三化”為標志的管理新技術，提高現代信息技術在機構編制檔案管理工作中的利用率，保證機構編制檔案管理工作效果，推進機構編制檔案管理工作的現代化、信息化發展。

一是推進檔案管理的程序化，本著簡捷實用、易操作的原則，開發機構編制檔案管理系統，該系統除了原有功能外，還能對檔案進行分類、統計、匯總和信息的簡要查詢，功能更加齊全。二是推進庫房管理的智能化，在檔案室安裝配置智能控制系統，實現了對溫度、濕度、消毒滅菌等設備的智能控制，提高了檔案材料存放的質量。三是推進檔案傳閱的網絡化，機構編制部門應積極提倡無紙化辦公，將需要歸檔的文件材料掃描入電腦，利用網上辦公系統，供各部門單位傳閱，既保證了檔案材料的質量，又節省了傳閱時間，提高了檔案利用率。

7 結語

目前機構編制檔案管理工作中暴露出了諸多的問題，使得檔案材料的利用率較低，管理資源也存在著浪費現象，極大的制約了機構編制部門的發展以及相關工作的開展。為了打破傳統管理思想和管理模式的局限性，機構編制部門應加強對檔案管理人員的培養，制定標準化的工作程序，及時做好檔案材料的歸檔保管，積極開展執行評估，加大監督檢查力度，并將現代化技術手段應用到機構編制檔案管理工作中，相信這些舉措的落實必然會讓機構編制檔案管理工作煥發出勃勃生機，取得顯著成效。

參考文獻

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作者簡介

王宸（1987-），男，漢族，山東省濱州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。