公路工程建設項目檔案收集移交中面臨的風險及解決措施構建

馮海英

摘 要：由于項目檔案所承載的主要是以文本資料為特征的公路工程建設信息，因此，問題探究應沿著規避信息風險的思路來展開主題討論。實踐表明，檔案信息風險主要來源于信息漏損和信息泄露，而這都與項目檔案在收集和移交中的過失有關。解決措施可以為：落實項目檔案管理人員信息和崗位職責、定向為企業有關人員開展檔案管理培訓、針對政企有關人員分別實施正負激勵、利用政務網站平臺開展檔案信息化管理。

關鍵詞：公路工程建設項目 檔案 收集 移交 風險 解決措施

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）01（c）-0103-02

公路工程建設項目檔案承載著諸多敏感信息，如施工量和造價概算等，所以需要加強項目檔案的收集和移交環節的管理。從項目檔案管理流程來看，檔案收集體現在信息的多點匯集，檔案移交則體現為部門與部門之間、人與人之間的權責交接。同時，項目檔案收集內含有檔案移交的環節，且項目檔案移交也同樣承載著檔案收集的需要。該文以政府有關部門的項目檔案收集和移交管理為對象，探討項目檔案在收集和移交過程中的風險發生問題，以及提出應對風險的解決措施。由于項目檔案所承載的主要是以文本資料為特征的公路工程建設信息，因此，該文將沿著規避信息風險的思路來展開主題討論。實踐表明，檔案信息風險主要來源于信息漏損和信息泄露，而這都與項目檔案在收集和移交中的過失有關。

1 公路工程建設項目檔案收集移交中面臨的風險

結合上文的闡述，這里從以下兩個方面來提出所面臨的風險。

1.1 項目檔案在收集中面臨著信息漏損的風險

公路工程建設項目檔案承載著諸多敏感信息，且不少信息涉及到路段修建中的權責界定，以及在階段性工程竣工驗收中的審核資料等。此時，在項目檔案收集中可能面臨著信息漏損的風險。信息漏損在這里主要反映在，收集后的項目檔案信息不完整，特別是關鍵檔案信息未能歸檔。該風險形成的原因可以為：或是公路工程建設項目一線未能及時將項目檔案信息匯集，或是收集后的檔案信息在整理過程中存在著差錯。所有這些都導致了項目檔案在收集中信息漏損風險的形成。當然，由于存在著累積因果效應，進而該風險將可能影響今后的權責追溯問題。

1.2 項目檔案在移交中面臨著信息泄露的風險

公路工程建設項目一般為政府財政投資項目，且項目在建設中往往采取層層外包的形式，即各具有資質的施工單位分別參與特定路段的建設。這就意味著，若是在項目檔案移交中存在著信息泄露的風險，其不僅涉及到公路分項目的造價信息和參建信息的外露，還可能對今后本地類似項目的招投標工作帶來負面影響。該風險的形成無外乎兩類原因：（1）在項目檔案移交過程中無關人員閱讀了檔案信息；（2）在項目檔案移交過程中責任人員未能遵守保密要求。

2 規避檔案收集移交風險的著眼點

針對以上所提到的風險類型，這里從以下3個方面來歸納出規避風險發生的著眼點。

2.1 著眼于項目檔案管理培訓

前面已經指出，公路工程建設項目一般為政府投資，由“政府+企業”的形式展開建設。因此，在項目檔案管理中涉及到政府與企業之間的工作關系，所以，在規避風險上首先應著眼于對施工企業開展項目檔案管理培訓。由于施工企業內部存在著項目層層外包的情況，這就使得施工企業在項目檔案管理中存在著顯著風險。因此，培訓的重點應放置在保密條例的學習上。

2.2 著眼于落實崗位主體責任

政府與企業之間在規避項目檔案收集移交風險時，應在雙方有關崗位上落實主體責任。落實主體責任的前提在于“有法可依”，落實主體責任的基礎在于“有法必依”。但我們需要將項目檔案的收集移交風險規避在萌芽狀態，所以就不能將工作重點放在事后的“有法必依”上，而是在正負激勵機制的雙重作用下，使項目檔案收集移交的相關責任人能夠自覺遵守具體的檔案收集移交條例。

2.3 著眼于搭建檔案信息平臺

不難知曉，公路工程建設項目因具有空間上的割裂性，使得完全依靠對紙質項目檔案的收集和移交，其中環節必然存在著信息風險。為此，依托“互聯網+檔案管理”的技術路徑，則需要著眼于搭建檔案信息化平臺。

3 解決措施

根據以上所述，解決措施可從以下4個方面來構建。

3.1 落實項目檔案管理人員信息和崗位職責

在規避項目檔案收集移交中的風險時，首先需要做好人的工作，那就是落實項目檔案管理人員的崗位信息和崗位職責。在“政府+企業”模式下的公路工程建設項目中，施工企業需要向政府有關部門提交檔案管理人員的崗位信息，進而為接下來的檔案收集移交工作提供人員對接上的便利。同時，需要在人員對接上向企業檔案管理人員明確其的崗位職責。

3.2 定向為企業有關人員開展檔案管理培訓

面臨公路工程建設過程中檔案管理所存在的風險問題，政府有關部門需要定向為企業有關人員開展崗位培訓。這里的“定向”是指，應聚焦風險生成的主要原因，在問題導向下來開展培訓，對此主要以“保密要求”培訓為主線。企業有關人員主要包括項目負責人、檔案管理人員。在對他們開展檔案管理培訓時，需要強化培訓環節的儀式感和考核機制。

3.3 針對政企有關人員分別實施正負激勵

由于項目檔案在收集移交中涉及到政府與企業之間的人員往來，所以需要針對政府和企業的有關人員分別實施政府激勵。針對政府有關人員的正負激勵機制可以從職務晉升方面來探尋，針對企業有關人員的正負激勵則可以從今后的項目合作前景，以及建立聲譽約束機制等方面入手。在規避項目檔案收集移交風險時，應重點放置在對企業方的正負激勵設計上。

3.4 利用政務網站平臺開展檔案信息化管理

政府部門的政務網站可以作為檔案收集移交的信息化平臺來使用，在使用中應嚴格權限管理。筆者建議，針對公路工程建設項目應按施工模塊分別為企業方授權登錄賬號和密碼，且企業方只具有提交電子檔案信息的權限，而無查閱其他檔案信息的權限。隨著施工路段的竣工和檔案收集工作的完畢，企業方的登錄賬號和密碼應同步失效。針對政府方的查閱權限，應在政府職能化管理體系下嚴格執行。

綜上所述，以上便是筆者對文章主題的討論。這里再次強調，應重視公路工程建設項目的空間割裂性所帶來的檔案風險，所以今后還需加強“互聯網+項目檔案收集移交”工作的開展。

4 結語

從項目檔案管理流程來看，檔案收集體現在信息的多點匯集，檔案移交則體現為部門與部門之間、人與人之間的權責交接。同時，項目檔案收集內含有檔案移交的環節，且項目檔案移交也同樣承載著檔案收集的需要。該文認為，由于項目檔案所承載的主要是以文本資料為特征的公路工程建設信息，因此，問題探究應沿著規避信息風險的思路來展開主題討論。當前，項目檔案收集移交風險主要反映在檔案信息的漏損和泄露方面。通過主題討論，解決措施可以為：落實項目檔案管理人員信息和崗位職責、定向為企業有關人員開展檔案管理培訓、針對政企有關人員分別實施正負激勵、利用政務網站平臺開展檔案信息化管理。

參考文獻

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