航天企業設備光盤文件歸檔的實踐與思考

潘景璐 原月 熊瑤

【摘要】光盤作為電子檔案的載體，在航天企業設備儀器歸檔文件中占據著重要地位。本文立足航天企業設備儀器檔案系統有序管理、規范分而治之的整體思路，經過光盤文件歸檔、光盤檔案讀取、光盤貼制作的具體實踐，引發對電子檔案長期保存和借閱利用的深層思考。實踐表明，技術、管理等多手段的綜合利用仍是當前實現電子檔案有效管理的主要途徑。

【關鍵詞】航天企業;設備儀器檔案;電子檔案

作為固定資產投資項目竣工驗收的基礎環節，航天企業歷來重視固定資產投資項目檔案的驗收工作，層層把關、評分考核，不斷提升項目檔案的規范管理水平。在項目建設過程中，設備部分為反映其全面性發揮了重要作用，國家《關于支持中央單位深入參與所在區域全面創新改革試驗的通知》，更是突出了中央單位軍民大型國防科研設備儀器整合共享的改革方向。新時期，面對建設項目文件材料須進行數字化轉換的必然趨勢，航天企業設備儀器檔案管理工作怎樣取得突破，值得深思。本文以航天企業設備儀器光盤文件歸檔整理的實踐為著墨點，由點及面、引發思考，探索電子檔案系統化、全流程管理的新思路。

一、整體思路

（一）系統有序管理。構成航天企業設備儀器檔案文件材料的主要內容如研制合同、外貿合同、購置開發合同，技術協議書、購置代理協議、招標委托協議，報價單、報價表，商務談判記錄與談判紀要，進口貨物報關單，貨運清單、進出口貨物征免稅證明，運費發票、商業發票，原產地證明及確認函，質量合格證書、質量和數量證明，制造商授權書、經銷授權協議、代理銷售授權證明、授權許可說明或信息，許可證證明書、最終用戶許可協議，企業資質材料，裝箱清單，工藝設備開箱驗收單、設備開箱資料確認表，產品合格證明、檢測證明或說明、檢測驗收報告單、終檢測試與考核記錄表，安裝說明、安裝指南、安裝部署手冊，測試大綱、測試結果驗收報告，調試源代碼、安裝調試報告、工藝設備安裝調試記錄表，驗收評審結論、工藝設備驗收單、工藝設備驗收總結報告，培訓計劃、培訓手冊、培訓記錄、工藝設備培訓簽到表等，其文件無論載體類別是紙質還是光盤、是由機關部門還是由設計部門歸檔，均應遵循集中統一、時間邏輯的原則實施系統、有序的管理。

（二）規范分而治之。采用“分而治之”的方法進行管理，就是將所有歸檔的設備儀器相關文件進行有意義的分類劃分，又進一步將不同的管理模式映射到分類，以在實現統一檔號編制、確保有機聯系的基礎上作出更為有效和針對性的管理行動。“分而治之”的基本過程，關鍵是分類遵循互斥、完全窮盡的原則，能夠有效把握核心與方法，按照管理對象的不同屬性將其分別歸入相應的類別中，做到不重疊、不遺漏。根據正交、完備、粒度均勻的分類原則，航天企業設備儀器檔案立卷常用的分類方法是：綜合、項目相互獨立，紙質、光盤物理分開，其中紙質檔案的工作流程主要包括紙質文件歸檔、模板制作放置、案卷審核及排序、外文翻譯及書寫、卷內文件編頁及整理，目錄錄入及打印等步驟;光盤檔案的工作流程則主要包括光盤文件歸檔、光盤檔案讀取，以及光盤貼制作等步驟。

二、歸檔實施

（一）光盤文件歸檔。在航天企業，固定資產投資項目檔案工作主要包括對基建和設備儀器兩大門類檔案的管理。顧名思義，建設單位與參建單位在各階段工作中形成的相應文件材料，除通用的綜合性文件材料之外，一般以獨立項目為預立卷進行歸檔。文件移交人員與檔案管理人員根據由檔案管理部門制式、文件移交人員填寫的《文件移交清單》確認、核對項目名稱、文件題名，頁數、責任者、編制單位、歸檔日期等文件移交信息履行文件移交手續，載體類別屬于紙質或光盤填寫時在備注格統一進行標注。《文件移交清單》一式兩份，并作為備查依據隨預立卷一起進行歸檔。

（二）光盤檔案讀取。由于很多用戶資料、License文件等是以光盤電子版的方式進行移交，而簡要的盤面信息又不足以充分地體現光盤的主要內容，因此有必要按照項目名稱、文件題名信息對光盤的內容列出明細清單，并同時讀取光盤檔案的具體內容。航天企業對信息技術設備實行集中管理，嚴格控制技術文件輸入、輸出的流程軌跡，首先須借用帶U盤或移動硬盤、具備光盤讀取功能的便攜式計算機，然后通過信息化部門對存儲介質中的信息進行擺渡作業，才能將外來光盤中的檔案內容導入計算機本地。

（三）光盤貼制作。考量不同樣式光盤包裝的統一性和美觀性，加上光盤文件歸檔的數量一般接近整個工程項目歸檔文件數量的20%，歸檔文件越多光盤檔案也就越多，采取批量的方式制作光盤貼因而成為設備儀器光盤檔案規范化整理的最佳選擇。由于歸檔的光盤貼上需要反映檔號、案卷題名（即項目名稱）、文件題名和光盤主要內容等信息，整合光盤檔案讀取信息與檔案管理系統目錄信息也就成為完整提取光盤貼上信息的關鍵一環。首先匯總光盤檔案讀取信息，末尾新增“輔助列”，選用COUNTIF函數為每一行的“文件題名”編上不同的號碼，然后在開始插入新列，合并“文件題名”與“輔助列”字段，這樣光盤檔案讀取信息文件就有了唯一的識別項“合并字段”，按照同樣的方法在導出的檔案管理系統目錄文件中也添加識別項“合并字段”，最后就可選用VLOOKUP函數將檔案管理系統目錄參數工作表中的檔號、案卷題名信息精確匹配、呈現至光盤檔案讀取信息數據工作表。

三、實踐后思考

（一）電子檔案的長期保存。航天企業一般采用離線光盤方式進行電子檔案的接收，基于長期保存的需要，根據國家和行業統一管理、便于利用的原則，有必要將接收光盤中的電子檔案數據進行遷移轉換，所有光盤讀取出來的數據內容上傳至檔案管理系統并進行網絡服務器備份。同時，應建立電子檔案保管與備份制度，電子檔案的數據按照相關規范要求至少要保存兩套實體，根據數據內容重要性程度，以及封存保管、查閱利用的需要，擇采用在線、離線、異質或分級存儲等技術、方式進行備份，記錄備份日志和臺賬，并采取相應措施以確保其有效性，定期對電子檔案的準確性、完整性、可用性、安全性、載體外觀及其軟、硬件環境進行檢驗、檢測、檢查，適時進行維護與拷貝。

（二）電子檔案的借閱利用。航天企業按照相關技術規范要求對設備儀器項目的文件材料進行數字化遷移轉換，是電子檔案借閱利用的前提條件。目前辦理電子檔案的借閱預訂業務，航天企業用戶只需提交借閱申請、經過借閱審批，就可以在檔案管理業務接待處進行實體借閱，直接在檔案管理系統Web端進行電子借閱，按照借閱申請的期限，實體借閱的檔案須于期限內歸還，超過期限的電子檔案原文瀏覽權限則會自動收回。作者認為，后續航天企業的檔案管理系統可在提供樹形視圖、多維視圖、模糊檢索、快速檢索等多種查詢方式的基礎上，實現對設定的主題進行信息的聚類，致力打造集合智能搜索、檔案借閱、編研利用于一體的電子檔案利用功能架構。

四、結語

綜上所述，航天企業設備儀器光盤文件的歸檔整理，基本遵循在整個項目檔案系統有序管理、規范分而治之的條件下，進行光盤文件歸檔、光盤檔案讀取、光盤貼制作的工作流程。然而，設備儀器光盤文件的歸檔整理，可以說只是航天企業固定資產投資項目檔案數字化資源建設的全豹一斑，在數字檔案館工程的快速推進過程中，電子檔案的長期保存、安全利用問題應當引起我們的足夠重視。由于電子檔案沒有永久的存儲介質，可能很快就無法讀取，又缺少實體展現形式，不僅需要定期關注和照料，而且在其形成之時就應規劃如何保存。

【參考文獻】

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