用信息技術改造傳統的檔案管理工作

孫勤紅

【摘要】本文就檔案管理現代化工作中存在的各種問題進行分析和總結，提出相關的管理工作要點，以供同行參考借鑒。

【關鍵詞】電子檔案;現代化檔案;價值管理

近年來，隨著我國信息技術的快速普及和發展，尤其是計算機技術及信息技術的快速進步，我國在檔案管理方面傳統手工檢索及人工調卷等管理方法逐漸無法適應快速發展的社會需求，取而代之的是以現代信息技術為依托的現代化的管理方式，其管理理念及管理技術得到升級換代，改變了傳統檔案管理中的靜態管理模式，使得紙質檔案管理逐漸被電子檔案管理方式所替代，不僅有效節約了大量的人力物力成本，同時也為環保事業貢獻了一份力量，推動了檔案管理事業的現代化發展。到目前為止，檔案管理為了順應時代發展的需求，在管理人才和技術方面積累了一定的經驗，形成了一批有著復合技能的人才管理隊伍，使得檔案管理事業更加富有創新性，充滿現代化氣息。

一、電子檔案的管理原則

（一）規范性原則。首先，規范性是加強檔案管理信息化、電子化最重要的原則之一，也是在實現電子檔案管理過程中需要著重注意的規范之一。所謂規范性原則，其基本要求是：全部檔案信息需要根據電子化的要求制定一定的技術模式和文本格式及相應的工作標準，并考慮國際通用標準的基礎上，能夠實現信息管理標準的統一化。開展檔案的電子化管理，其目的主要是為了便于通過網絡來實現檔案信息的傳遞、服務及管理。所以，為了實現網上共享及管理的目的，需要對信息進行統一化管理，依據共同的標準來進行建檔、保存和管理，采取各方都統一認可的規范與標準。通過這種方式，使得檔案信息可以在網絡上共享、可查及進行相應的修改、保管等管理，從而有效地避免不同平臺及系統之間由于存儲格式及軟件平臺不同而產生的信息無法共享的弊端，提高資源利用率，促進信息的存儲傳輸效率的提高，從而使得檔案信息電子化實現統一。

（二）效率原則。在開展檔案信息電子化時，所需要的工作量較大，涉及的范圍較廣，耗費大量的人財物力，所以需要重視工作效率的提高，兼顧效益。因此，首先需要事先科學分析和研究，從而選擇最佳的檔案信息電子化管理方案，要對相應的工作流程進行優化選擇，研究科學合理的技術模式，如信息存儲格式及信息組織模式等，從而使得檔案信息化管理獲得較高的效率，使其與經濟效益有效結合，促進電子化加工系統設施的有效利用。在這一過程中合理的技術方案確定是整個過程的關鍵環節，關系著整個檔案電子化管理工程的成敗及工作效率的高低;同時還需要開發一套科學而優良的電子化加工系統，從而使得檔案信息的信息化工作得到有效保障。雖然電子化加工系統在相應的配置設施方面需要投入較大的資金，不過從長遠發展角度來看有著長期受益的特點。所以，不僅要配備科學合理的檔案信息電子化方案，同時也需要投入一定的資金，從而保障檔案信息電子化工程得到健康、有序發展。

二、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理在社會發展中起到重要的作用，不僅在企業經營中有著巨大的作用，同時在政府及相關公共事業中也有著重要作用，應給予積極的重視。從當前的檔案管理工作來看，還存在一定的不足和缺陷，主要表現在：一是在檔案管理方面缺少系統的管理，工作人員的專業知識及技能較為缺乏，使得檔案管理工作效率低下，質量不高。由于缺乏系統化的管理方式，企業在檔案管理方面較為落后，科學技術成果的轉化率較低，信息化管理技術低下。二是檔案管理工作人員的素質有待提高。由于時代在不斷地發展進步，這就使得檔案管理工作人員所需要具備的知識和技能也不斷更新和充實，從而滿足工作不斷發展進步的需求。另外在相應的管理制度及職責設定方面，還不夠健全，缺乏相應的管理制度和檢查、考核方案等。三是在檔案管理中還缺乏相應的配套設施。為了更好地做好檔案管理工作，還需要投入所需的先進的各種設備、設施，同時為檔案管理提供必要的保護措施、檔案機密管理措施等，這些條件根據單位的不同所缺乏的設施不盡相同，因此為了更好地做好檔案管理工作，需要對原有的設施、設備等進行相應的配套升級，從而提高檔案管理的質量和水平。

三、應對和研究措施

（一）檔案是社會信息的重要組成部分。在檔案管理中，信息資源的主體是文獻信息，因此在建設檔案信息化工程中需要做好文獻信息資源的開發和建設，對于已納入信息系統的檔案，在開展管理時需要建立科學的信息接收及加工、存儲、輸出和反饋系統。也就要求檔案工作者需要提高信息化意識，不斷更新自我信息管理理念，使得檔案管理從靜態管理變為動態管理，做好信息資源的開發和利用。當前很多電子文獻信息已經被收入到各種數據片中，包括了紙質的文獻檔案資源以及磁盤和光盤等信息資源中，并已加工上網。

（二）增強經濟效益觀念。做好檔案保存的目的在于開發和利用。而檔案的來源則是社會實踐，所以又應該應用于社會實踐，從而使得檔案管理工作具有所需的社會價值，為社會各界提供有效的服務。因此要以開發、利用檔案信息作為整個工作的突破口，逐步開展檔案的有償服務，這不僅可以有效推動社會的進步，同時也可以促進檔案事業自身的發展進步，從而使得檔案管理更加具有社會價值，將檔案信息轉化為現實的生產力。

四、結語

綜上所述，檔案資源的開發與利用，是檔案管理現代化的核心，因此，面對經濟時代的迅猛發展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統的檔案管理工作，實現檔案管理網絡化，加強檔案管理信息高速公路建設，大力培養檔案管理新型人才，更好地為社會主義現代化建設服務。

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