紙質檔案與電子檔案的區別及技術保護分析

陸萍

【摘要】由于信息技術與電子計算機技術的發展，檔案管理也逐漸步入了信息化時代。傳統的紙質檔案管理工作與電子信息檔案的區別逐漸拉大，二者的保存方式與保存技術有著明顯的區別，檔案管理人員要根據紙質檔案與電子檔案的特點，對二者進行不同的檔案保護工作。本文主要對紙質檔案與電子檔案進行區別分析，并提出相關的技術性保護措施。

【關鍵詞】紙質檔案;電子檔案;二者區別;技術性保護

隨著社會經濟的不斷發展，信息技術也在不斷發展，檔案的載體由紙質向電子逐漸轉變，檔案的載體發生了巨大的變化，紙質檔案與電子檔案存在著明顯的區別。因為二者存在著明顯的區別，在檔案管理中二者的保護技術也有著極大的差別，本文主要對二者的區別以及技術保護進行分析。

一、紙質檔案與電子檔案載體壽命的區別

紙質檔案的載體是紙張，紙張的主要成分是纖維素，纖維素的性質決定了紙質檔案的壽命。纖維素能夠在高溫、潮濕、酸性環境與氧化環境中發生水解反應與氧化反應，降低了紙質檔案的壽命，對紙質檔案造成污染，所以在紙質檔案保管中排除水解反應與氧化反應，紙質檔案能夠保存上百年甚至是上千年。

電子檔案的載體是計算機中的磁性物質或者是光盤。其中磁盤的底基物質是聚酯，也是磁性物質的主要支撐體。聚酯底基容易產生靜電，靜電會吸引空氣中的灰塵，導致磁性物質脫離。在磁盤中底基與磁粉之間是通過粘合劑進行連接的，但是粘合劑具有熱脹冷縮、生霉等弊端，影響電子檔案的調取。電子檔案中的磁粉是形成影像以及圖片的主要物質，容易受到外部磁場的影響出現消磁、退磁等問題。使用光盤的方式進行電子信息檔案的保存工作，在光盤中主要記錄信息的方式是碲、碲合金、硒以及碳鋁化合物，但是這些物質容易受到外界的影響，容易與堿性物體發生化學反應，容易在空氣中進行氧化反應，一般電子檔案載體的壽命在10年左右。

紙質檔案與電子檔案的載體進行對比，二者載體的壽命有著明顯的區別，紙質檔案在保存良好的情況下可以保存千年，電子檔案的載體僅能夠保存10余年，所以進行檔案保存時，不僅要使用電子檔案載體，還要使用紙質檔案對其進行備份。

二、紙質檔案與電子檔案環境條件的影響區別

（一）環境的濕度與溫度。無論是電子檔案還是紙質檔案，二者在潮濕的環境下都會發生一定的水解反應或者是氧化反應。潮濕的環境下，紙質檔案中的纖維會與周圍空氣發生氧化反應，而且可能會污染紙質檔案中的檔案字跡。在溫度較高的環境下，電子檔案的保存難度加大，光盤中的黏合劑與聚酯底基會受到溫度的影響膨脹或者收縮，進而導致了電子檔案播放出現問題。根據二者容易受到濕度與溫度的影響，對紙質檔案與電子檔案實行不同的檔案保存方式。紙質檔案的保存溫度在14℃到23℃之間為最佳保存溫度，空氣中的相對濕度在45%至60%之間。電子檔案的保存最佳溫度在16℃到20℃之間，濕度在40%到45%之間。所以檔案的管理人員要根據檔案的類型不同，選擇合適的環境對檔案進行管理工作。

（二）空氣中的塵埃。紙質檔案受到空氣中塵埃的影響，主要有紙質檔案的機械磨損、紙質檔案紙張的粘連、紙張出現霉菌。對電子檔案損壞的主要方式是磁盤、光盤的劃傷，導致資料無法正常讀取，而且灰塵中的化學成分會對磁盤和光盤造成一定的復制，其中霉菌中分泌的酶對光盤與磁盤產生了一定的損失，從而導致電子檔案的數據丟失。針對環境中的灰塵問題，紙質檔案的保管方式要在紙質檔案上方鋪上一層宣紙，使用木板覆在宣紙上，防止灰塵直接落在紙質檔案上。如果發現檔案對紙質檔案造成了傷害，要及時將檔案送到專業檔案修復人士手中進行修復。電子檔案的保管方式，要對電子檔案儲存的載體進行嚴密的防塵措施，將光盤放置在獨立的光盤盒中，將光盤盒放置在檔案夾中，在檔案盒外粘貼標簽，方便對電子檔案的調取。

（三）外界的磁場。外界的磁場對電子檔案的影響較大，磁場會對電子檔案儲存的載體造成一定程度的損壞，例如磁盤的消磁或者是退磁，導致了電子檔案無法正常的讀取電子檔案中的信息。而且磁場會對信息檔案儲存的設備及電子計算機形成干擾，導致計算機中的檔案信息丟失。

（四）光線以及有害氣體。光線與有害氣體會促進紙質檔案的水解反應與氧化反應，進而降低了紙張的強度。光線中的紫外線對電子檔案儲存字體影響較大，會導致磁粉的脫落，帶基老化，從而導致電子檔案的信息丟失。而且電子檔案信息設備在長期光照的環境中，內部零件出現老化問題，造成運轉卡頓、檔案信息丟失等問題。如果電子檔案設備長期處于有害氣體中，對設備內部的中樞系統造成了破壞，出現檔案信息丟失的問題。

三、紙質檔案與電子檔案信息保護的區別

（一）電子檔案保存。紙質檔案保管的主要目的是為了增加紙張的壽命，從而保存紙張上記錄的文字信息。電子檔案的保存主要使用掃描、數碼拍照等方式，將紙質檔案變為光盤的形式進行儲存。目前為止，我局檔案室共室藏檔案33萬卷12982件，照片檔案1937張;歸檔光盤載體等檔案4卷共80張。照片檔案已完成了電子與紙質雙套制保存，并有相應的管理程序;光盤檔案實行正、副雙套制保存，正本存檔，副本日常利用。建立電子檔案信息目錄，按照數據庫管理的相關規定，對數字檔案載體進行分類，并將光盤檔案類別輸入到數據庫中建立電子信息檔案的信息化儲存，方便電子檔案的查詢。然后將光盤進行整理，按照檔案局的要求對電子檔案送報檔案局進行數據的備份。

（二）紙質檔案的保護。紙質檔案的保存方式，主要是防止紙質檔案出現水解反應與氧化反應，注重紙質檔案保管過程中的防潮工作。在紙質檔案保管中，一般使用豎立方式儲存方式。如果檔案存放的時間過長，檔案的表面會落滿灰塵，這些灰塵會逐漸腐蝕檔案的封面。紙質檔案儲存要保存在干燥的環境中，如果檔案長期保管在潮濕的環境中，會滋生霉菌，霉菌會逐漸腐蝕檔案的內部，而且短時間內霉菌無法消失，污染檔案信息。受潮的紙質檔案要進行緊急處理，將檔案及時取出，將檔案輕輕攤鋪在干凈的白色宣紙上，將另一張白色的宣紙放置在受潮的檔案上方，用手輕壓。位于紙絹文物下方的宣紙，為避免紙質類檔案受到二次污染，墊在文物下方的宣紙不能移動位置。如果紙質類檔案受潮的問題較為嚴重，則需要去除已經浸濕的宣紙，重新換一張宣紙進行吸收，直至水漬全部吸收干凈。將吸干水漬后的檔案放置在安全且陰涼干燥處進行自然陰干。

四、總結

隨著社會經濟的發展，檔案保存工作被各行各業重視。隨著信息技術的發展與電子計算機技術的提高，檔案保管逐漸步入了信息化時代。紙質檔案的保存與電子信息檔案的保存之間有著明顯的區別，二者的保存方式有著明顯的差異，對二者的檔案保存技術進行分析，根據紙質檔案與電子檔案的特點對二者進行的不同進行區分，并提出相應的保存方式，可有效提高檔案信息的安全性，提高檔案管理的水平。

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