現階段檔案管理工作面臨的機遇與挑戰

李桂芬

【摘 要】隨著經濟的快速發展和科學技術的進步，我們進入了信息化社會。在信息化社會，互聯網無處不在，這給檔案管理帶來了挑戰和新的機遇。本文主要對現階段檔案管理在互聯網環境下面臨的機遇與挑戰進行了研究，并對如何做好檔案管理工作進行了探討。

【關鍵詞】檔案管理；互聯網；機遇與挑戰

【分類號】G271 【文章標識碼】A

檔案管理記錄、整理、歸檔和保存企業的交流信息和歷史資料。科學合理的檔案管理可以協調各部門之間的溝通，提高溝通效率，使各部門相互配合，間接提高企業的經營效率。檔案是企業經營生產活動的原始記錄和憑證，是企業經營發展各個階段真實、完整的記錄，在企業可持續發展過程中發揮著重要作用。在新時代，隨著現代信息技術的不斷發展，信息數據在企業經營活動中的發展呈現出爆炸性的增長趨勢，加強企業檔案管理勢在必行。

一、現階段檔案管理工作面臨的機遇

（一）多樣化的技術手段

互聯網信息技術為檔案管理提供了多樣化的管理手段。傳統的檔案管理主要由紙質檔案組成，通過人工記錄、整理歸檔，完成檔案管理工作。然而這種檔案管理模式消耗資源較多，需要大量的人力投入，效率和準確性還得不到保證。傳統的檔案管理過于依賴個人經驗，檔案管理人員的工作強度相對較高。而現階段，互聯網技術使得檔案管理更加方便，同時還降低了信息管理的難度。通過快速檢索檔案，管理者可以對檔案進行分級管理，提高檔案之間的關聯性；提高增加檔案的圖片、音頻、視頻等存儲形式，提高檔案管理的準確性；檔案管理的技術選擇平臺更為廣泛，相關管理機構可以與企業合作，共同開發檔案管理系統，提高電子檔案管理系統的及時性。

（二）廣大的服務空間

近年來，隨著我國社會經濟活動的不斷發展，社會各類信息呈現爆炸性增長，傳統的檔案管理占用了很大的空間，空間成本較高。基于互聯網信息技術的檔案管理系統具有巨大的管理空間，檔案管理不再局限于紙質形式。檔案通過數字信息的形式存儲在計算機系統中，降低了計算機系統的存儲成本。檔案管理員可以隨時隨地訪問相關信息，同時可以離線管理檔案。基于互聯網信息技術的檔案管理系統可以為管理者和用戶提供遠程服務，打破時間和空間的限制，實現服務空間最大化。

（三）更強的時效性

現代社會檔案種類繁多，這些檔案需要具有很強的時效性。以項目檔案信息為例，項目信息檔案具有較強的針對性，許多項目執行時間相對較短。如果檔案信息不能及時更新，將導致檔案無效。傳統的紙質檔案管理周期長，難以滿足檔案管理的需要。互聯網信息技術具有較強的及時性，可以最大限度地提高檔案管理的敏感性，實現檔案的動態跟蹤，保證檔案管理的互動性和動態性。基于互聯網信息技術的檔案管理系統，可以整合現有的大數據、云處理、數據挖掘技術，為檔案管理開辟新的空間。這些數據處理技術的應用可以最大限度地提高檔案管理的效率，從而保證檔案數據的時效性。

二、現階段檔案管理工作面臨的挑戰

（一）安全性與保密性有待提升

現階段，信息化檔案管理逐漸取代了傳統的檔案管理。電子檔案管理系統通常采用認證登錄名和密碼雙重保護，以保證安全。雖然員工工作方便，但一旦密碼泄露，將導致非法分子利用網絡信息技術對原始檔案信息進行修改、竊取、仿制，直接威脅到檔案信息的安全，，存在嚴重的泄漏和損壞風險。同時，由于電子檔案信息管理文件具有結構復雜、信息存儲形式多樣的特點，如果計算機遇到系統癱瘓、網絡攻擊、病毒干擾等問題，會造成電子檔案的損壞和丟失，從而帶來給企業造成巨大經濟損失。

（二）規范化程度較低

規范化是檔案管理的核心基礎。在傳統的檔案管理中，越來越多的檔案管理人員對檔案管理工作中必須落實的基本內容不明確，導致檔案管理在規范化、服務質量、發展和共享程度等方面存在不足。同時由于歷史問題，造成了檔案目錄規則的兼容性差異。目前沒有統一的文件自動化標準，使得文件信息的標準化工作在一定程度滯后。

（三）工作人員與社會發展的實際需要存在矛盾

在新的發展形勢下，檔案管理缺乏能夠高度掌握檔案管理的復合型人才。這種現象的出現在一定程度上使先進的信息技術無法為檔案管理提供有效的服務，最終無法發揮其作用和價值。隨著現代管理技術的不斷滲透和應用，檔案管理的內容不僅限于紙質檔案資源，還包括電子形式的檔案和其他新的載體形式。檔案管理相關人員必須充分掌握本專業的知識內容，并在其他領域學習專業知識。

三、現階段如何做好檔案管理工作

（一）大力開展信息化建設

在現階段，要提高檔案管理的效率，必須加強檔案管理的信息化建設，使檔案管理的實施更加信息化，突出信息技術的作用。一是充分利用現代信息技術實現檔案信息的自動處理，采用檔案、文件等信息的綜合管理模式，為檔案信息的有效獲取提供一定保障；二是利用多媒體技術實現整合資源，促進檔案管理形成一個有機的整體，將檔案管理向文字、語音等形式展示，豐富檔案信息資源管理的表現形式，提高檔案管理的效率；三是利用互聯網技術實現檔案管理中的遠程信息交換，從而促進檔案管理信息化，真正實現資源共享，最終為企業的發展打下良好的基礎。

（二）建立健全檔案信息安全保障體系

在信息時代，檔案管理的基本內容是利用信息技術和計算機網絡技術實現檔案和數據的存取和管理，保證檔案信息的安全性和可靠性。為了有效避免計算機網絡應用過程中的網絡攻擊，需要建立和完善檔案信息安全保障體系，主要包括檔案信息的存儲安全和檔案信息的應用安全兩部分。此外，隨著信息技術的飛速發展，信息競爭日趨激烈，在某種程度上，這對信息安全發出了警報。因此，可以采取身份認證、密鑰管理等安全措施來提高信息系統的安全性。。

（三）重視檔案管理的規范化

要實現檔案管理的規范化，首先必須完善檔案管理制度，建立反映合理性和科學性的規章制度，符合本單位特點和實際檔案管理，以滿足本單位檔案管理的需要；為了防止檔案管理工作中出現不規范、不相關、重復、復雜的混亂局面，在執行規章制度的過程中，必須獎罰分明，充分體現制度的權威性。檔案工作的規范化是建立檔案工作最佳秩序、實現最佳經濟效益和社會效益的保證。在制定檔案標準的過程中，應當加強和完善檔案的職能，借鑒有關的科學知識，豐富和發展檔案管理，使其職能更加適應企業單位的信息需要。

（四）加大檔案工作人員培訓

作為檔案管理的主體，檔案管理人員的專業水平和綜合素質水平直接影響著檔案管理的效率。因此，企業單位應想方設法做好員工培訓工作，不斷提高工作人員的素質。在檔案管理人員培訓過程中，要使檔案管理人員認識到自己工作的重要性，對自己的工作職責有更清晰、清晰的認識，對檔案管理有更專業、科學、深入的認識，樹立正確的檔案態度。同時，還必須對檔案管理人員進行專業培訓，使檔案管理人員的素質水平與社會發展相適應，不斷提高檔案管理的效率。

四、結束語

在現階段，互聯網和信息化趨勢哪個行業都無法避免。因此，企業單位要正確認識到現階段檔案管理面臨的機遇與挑戰，抓住機遇，實現互聯網與檔案管理的有效結合，提高檔案管理的質量和效率，促進企業單位的持續發展。

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