信息化時代下檔案管理的創新及發展

郭文倩

【摘 要】隨著信息時代的到來，檔案管理工作也面臨新的挑戰，加強檔案管理信息化建設是當前檔案工作亟待解決的一個問題。下面文章就對信息時代下檔案管理的創新及發展展開探討。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；管理創新；檔案信息化

在信息化時代背景下，機關單位每天都會產生大量數據信息，如何高效合理地利用這些數據，這就需要檔案部門做到高效檔案管理工作。在實施信息化建設背景下，文件與檔案管理受到了企業的一致重視。現階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問題，采用信息化的手段有效管理檔案，做到檔案管理的可持續發展。

一、信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內容到形式、從軟件到硬件等等，各個方面都需要做出相應的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲的方式，以前的檔案都是紙質形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質的文件進行梳理、歸納、保存，以供有關部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質形式的檔案，還包括大量數字化形式的檔案，并且，為了實現檔案工作的信息化，還需要將紙質形式的檔案，轉變為數字形式，這使得檔案從收集到存儲的整個過程都發生了變化。不難發現，以往檔案工作的思維和方式，已經難以完全適應信息化形式下的檔案工作。可以說，信息化時代的到來，對檔案工作來說，既是機遇，也是挑戰。一方面，信息化手段的應用，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作的流程；另一方面，信息化的應用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創新技術，以更好地做好檔案管理與服務工作。

二、信息化時代下檔案管理的創新及發展策略

（一）服務創新升級

基于信息技術的檔案管理平臺應當是一個高效服務、以人為本的平臺。從檔案管理機構來看，在檔案管理平臺中，檔案管理機構可以通過問卷調查以及調研等方式來了解檔案需求主體的檔案需求，聽取檔案需求主體對檔案管理機構的意見，進而為檔案需求主體提供更為優質和個性化的服務，推動檔案服務的創新升級。從檔案需求主體來看，在檔案管理平臺當中，需求主體通過計算機、智能手機等智能終端設備可以便捷地獲取檔案資源，高效的進行檔案檢索和調檔。因此，單位應當始終堅持檔案資源的服務性，熊用戶需求視角出發，開發新服務，創新新方式。

（二）檔案管理制度的健全規范

制度不規范、條例不合理是企業檔案管理制度的現狀。隨著社會的進步、科技的發展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數據到企業的資料檔案庫中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規范合理的檔案管理制度，積極引進信息化管理技術，從根本上解決問題。企業應對原檔案管理制度進行改進，探討其中存在的不足，同時進行改革，用先進的管理方式進行管理，企業得到良好發展。如，將已有的檔案目錄數字化，將紙質文件錄入數字檔案資料庫中，建成可供單位員工查閱的內部檢索平臺。

（三）健全檔案管理與服務隊伍

雖然，信息技術的應用深深改變了檔案工作的內容和形式，但無論是過去還是現在，以及可預見的未來，“人”始終是檔案工作中不可或缺的重要因素。因此，培養適應信息化時代的工作人員，建立健全檔案工作隊伍，是創新檔案管理與服務工作中不可忽視的重要內容。例如，完善原有檔案工作人員的職業培訓制度，使他們充分認識信息化條件下，檔案工作面臨的變化，提高他們的信息技術素養，以適應現代化的檔案管理和服務工作；健全檔案工作隊伍，配備具有較高信息技術水平的工作人員，為檔案工作中軟、硬件設備的更新，以及網絡環境下檔案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

（四）做好檔案安全保密工作

檔案安全保密是檔案工作的底線。在深化經營管理體制機制改革進程中，要更加重視檔案安全保密工作，堅持安全第一、預防為主，要切實落實檔案安全保密工作責任制，健全人防、物防、技防相結合的檔案安全保密防范工作體系；要充分運用現代科技手段，不斷提高化解風險、防范事故和應急處置的能力，確保檔案的絕對安全。一是做好基礎工作，既要做好實體檔案保存又要保護好信息安全，將電子檔案的涉密等級作為檔案借閱范圍、借閱方式的依據，控制使用權限，追蹤電子檔案利用情況。二是恰當處理檔案利用與安全保密的關系。注重“內外有別，區別對待”，在檔案管理中堅持保障性措施，充分發揮檔案作用的同時，嚴格防止出現檔案丟失、損毀、失泄密等現象。

（五）合理利用及更新信息化設備

當前多數企業的信息化設備基本齊全，但現代化管理技術數據龐大，由于數據信息處于爆炸式增長的狀態中，企業要想進一步提高自身的檔案管理水準，就必須及時對設備進行合理利用及更新，根據企業情況選擇最適合的管理設備，并對系統進行合理利用和及時更新，資料的存儲與管理得到保證，確保工作不會因設備問題而受到影響。如，當需要某些設備錄入、整理、檢索內容時，企業應購買其設備來支持工作。

三、結語

當前信息化時代創造了更多的機會，信息化時代的檔案館建設只要把握機會，順應時代的發展，加快信息化建設，整合館藏資源，創新服務方式，檔案管理工作信息化建設勢在必行。

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