淺談國有企業人事檔案管理的信息化建設

谷燕

【摘 要】隨著信息化時代的到來，信息技術被廣泛地應用到各行各業中去，成為促進行業發展的重要途徑。企業之間的競爭歸根到底是人才間的競爭，因此將信息技術應用到企業的人才管理中，實現人事檔案管理的信息化建設就十分重要。本文對國有企業人事檔案管理信息化的意義進行了研究，并對國企中人事檔案管理信息化建設中存在的問題以及有效策略進行了探討。

【關鍵詞】國企；人事檔案管理；信息化

一個企業的人事檔案管理對其經濟效益有著直接影響，是企業人事管理的重要環節。國有企業的人事管理信息化建設對于國有企業的改革有著巨大意義，因此國有企業要對人事檔案管理的信息化建設加以重視，充分利用信息化技術，注重人力資源的開發，提高核心競爭力，實現國企的成功改革。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

1.實現人才資源效益最大化

要實現人力資源效益的最大化，就要充分發揮員工們的優勢，實現人力資源的整合。進行人事檔案管理信息化建設，可以為國企進行人力資源管理提供詳細真實的人事信息，并以此為依據進行人事調動，實現員工與職位的高度契合，使人力資源的效益達到最優。

2.提高人事檔案管理的效率與質量

傳統的人事檔案管理已不能適應信息時代的要求，因此有必要加強企業人事檔案管理信息化建設。傳統的人事檔案管理沒有先進信息技術的支持，導致檔案管理的效率和質量差，無法對檔案內容進行及時更新，因而人事檔案管理無法發揮它的重要作用。對于國有企業來說，只有積極加強人事檔案管理信息化建設，才能與時俱進，提高企業人事檔案管理的效率和質量，提高企業的經濟效益。

3.適應社會發展形勢

網絡信息技術的飛速發展，促進了我國信息社會的發展。信息資源作為社會發展不可缺少的資源，發揮著越來越重要的作用。科學利用信息資源，可以創新人們的生產和生活方式，適應現階段社會發展的需要。國有企業要搞好人事檔案管理工作，加強人事檔案管理的信息化建設，充分合理利用人事檔案信息資源，這是適應社會發展形勢的需要。如何將信息技術應用于人事檔案管理是當前國有企業發展過程中必須考慮的問題。

二、國企人事檔案管理信息化建設存在的問題

1.重視力度不足

許多國有企業的管理者并沒有意識到人事檔案管理信息化對企業發展的重要性。他們認為檔案信息沒有實質性的作用，不把它作為企業的日常管理工作。因此不提供充足的資金用于檔案信息化建設，也不重視信息化人才的培訓和引進，導致人事檔案信息化建設無法開展。

2.網絡系統不完善

完善的網絡系統才能為人事檔案管理信息化的實現提供足夠的支持。但由于當前企業的人事檔案信息化管理尚未形成統一的標準，導致網絡系統不完善，制約著檔案管理信息化建設；在網絡平臺上建立數據庫時，沒有考慮到系統整體的協調性，導致網絡系統不完整，各部門工作缺乏有效的協作；在收集檔案信息時，往往存在漏洞或重疊的問題，無法及時更新檔案信息，進而導致人身檔案信息的不完整、不準確和不及時。

3.缺乏高素質檔案管理人員

高素質的檔案管理人員是實現人事檔案管理信息化的有效保障。然而當前國有企業中普遍存在著人事檔案管理人員綜合素質不強的問題，進而不能滿足新時期對檔案管理人員的高素質要求，導致檔案管理信息化進展不順利。傳統的人事檔案管理工作難度低，管理人員不需要掌握多么復雜的技術，而當信息化人事檔案管理工作開展時，他們不具備相關知識和技能，不能實現對網絡信息技術的熟練掌握，人事檔案信息化工作也就困難重重。

4.人事檔案信息安全防護力度不足

人事檔案具有保密性，在人事檔案管理信息化建設過程中，必須做好檔案保密工作。然而，由于保護機制的缺乏和網絡方入侵軟件的落后，人事檔案信息很容易就被病毒破壞或被黑客竊取，檔案信息保護工作面臨著重重困難。

三、國企如何進行人事檔案信息化管理工作

1.建立完善的檔案信息化管理系統

在國有企業的改革進程中，建立完善的檔案信息化管理系統是適應改革發展的必然需要。國有企業要建立一個完善的檔案信息管理系統，系統以多種文件存儲格式為基礎，實現各種辦公軟件的兼容，將紙質信息檔案與電子信息檔案相統一，實現雙重備份，以防止其中一份檔案的丟失。同時系統還支持各個部門的工作人員方便快捷的查閱信息、上傳資料，實現企業內部運行的高效性。

2.加大信息化投資力度

實現人事檔案管理的信息化，離不開相應的信息技術和各種軟硬件為基礎，而這些基礎設施需要大量的資金支持。因此國有企業的管理層必須要充分認識到信息化建設對其企業的意義，不能被時刻前進的時代所落下，必須要加大信息化建設的投資力度，為人事檔案信息化建設提供強有力的支持。

3.加強專業人才培養

信息化時代，最需要的就是高精尖的人才。因此國有企業一定要對現有員工定期進行信息化培訓并輔以一定的激勵措施，提高他們的新技術使用能力；同時還要招聘信息技術水平高的人才，對他們施以優渥的薪資福利，吸引高精尖人才的進入。

4.加強檔案信息化管理

由于信息化的檔案管理面臨著被泄露機密的風險，因此國有企業要加強對人事檔案信息化的安全管理，加強對信息系統操作人員的監管和教育，加強對操作權限的控制，防止信息從內部泄漏；還應當加強檔案安全系統的建設，建立安全堅固的防護墻，對電子檔案信息進行有效的加密和備份。

四、結束語

人事檔案的信息化管理是信息時代發展的必然要求，國有企業要跟上時代的步伐，建立先進的檔案信息管理制度，實現檔案信息管理的科學化、信息化、智能化，并以此為基礎，來促進自身的變革。

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