電子檔案在高職院校檔案管理中的應用分析

豆亞玲

摘要：近年來，信息技術在各個生產生活領域不斷推廣和應用，在高職院校的檔案管理工作中，電子檔案的應用逐漸成為領導者重視的問題。本文對目前高職院校電子檔案應用情況進行了闡述和分析，并提出了現在電子檔案管理的優勢和其中存在的問題，最后為高職院校的電子檔案管理工作提出了相關的對策和建議。

關鍵詞：電子檔案 高職院校 檔案管理

中圖分類號：G717.24 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2019）08-0190-02

隨著我國網絡信息技術的不斷發展，計算機技術不斷應用于社會生產的各個領域以及各個主體的經營和管理中，在高職院校的檔案管理中電子檔案的應用變得十分廣泛。與此同時，電子檔案的普及為高職院校的檔案管理帶來了高效和便捷，同時也增加了檔案管理的成本和難度。因此，高職院校需要不斷進行完善和改革，進而使電子檔案的管理系統更為完善。

一、高職院校電子檔案管理應用

在高職院校的檔案管理中，存在著多種多樣的類型，比如通過Word、Excel等辦公軟件對教案、試題、成績等學生檔案進行文字或者數據的輸入和處理，通過錄音和視頻的制作來記錄院校活動的舉行和學術講座及重要會議的舉行，涉及算法和圖表的文件檔案可以通過CAD和Matlab等軟件進行錄入和存儲。同時，高職院校應當建立多個職能不同的數據庫，用于儲存學生學籍、教職工情況等眾多電子檔案。

二、電子檔案管理優勢

1.符合科技進步和時代發展

從我國目前經濟和社會的發展情況來看，計算機信息技術的高速發展已經成為主要趨勢，高職院校教育領域也已經在充分引入計算機信息技術，例如多媒體教學、電化教學、辦公室自動化等技術都在學校得到了廣泛的應用。由此看來，電子檔案在高職院校檔案管理的應用也將成為符合時代發展的趨勢。并且，電子檔案管理的應用也與其他的現代化教學技術相匹配，有助于高職院校形成一體化的教學環境和管理環境。

2.提高工作效率

在高職院校中，電子檔案在管理中的應用會為其帶來很大的變革。檔案管理人員可以通過電腦對檔案進行輸入、編輯、整理和保存，而在傳統的檔案管理中，檔案管理員需要對學生信息等文字進行手寫輸入，并且在歸檔時需要對大量的文字進行統計和存儲，在這個過程中會消耗大量的人力和物力。電子檔案管理的應用能夠適當消除傳統檔案管理中的缺點和不便利，也能夠降低人力物力的浪費。以學生信息檔案的管理為例，電子檔案應用后，檔案管理員只需要在網上將學生檔案中的文字資料進行錄入，并且直接在電腦里進行保存，這樣就不僅能夠使檔案管理具備安全性和可信性，也能夠使檔案管理工作由繁變簡，從而促使檔案管理員工作效率的提升。因此，電子檔案在高職院校檔案管理中的應用能夠很大程度上提高管理人員的工作效率。

3.提高管理水平和檔案質量

在傳統的檔案管理模式中，檔案往往以紙質的形式進行歸類、管理和保存，紙質檔案往往對保存環境的溫度和濕度有一定的要求，過于潮濕或溫度過高的保存環境會對紙質檔案造成一定程度上的破損和損壞，并且紙質檔案極容易受到水災和火災的嚴重影響。另外，在高職院校中，學生數量較多，因此用于記載學生檔案的紙張需求也會更多，這就會大大增加建立檔案的成本以及保存管理檔案的成本。但是，通過電子檔案在高職院校檔案管理中的應用，這些問題能夠得到一定的解決，電子檔案管理形式和紙質檔案管理形式之間存在很大的差異，電子檔案的保存難度遠遠低于紙質檔案的保存難度，采用電子檔案管理形式能夠有效地節約空間和紙張等資源，同時也能夠降低溫度、濕度等自然環境因素對檔案的影響，從而使檔案能夠在一個相對穩定和安全的條件下進行保存和存儲。

三、高職院校檔案工作存在問題及風險

1.電子檔案對計算機設備依賴程度較高

由于電子檔案是通過計算機軟件來進行檔案的輸入和編制，所以在讀取檔案時，需要借助相關的計算機軟件，例如文字檔案會需要Word、Excel等辦公軟件，一些特殊的算法、程序類型的檔案需要CAD、Matlab等程序軟件。所以，檔案在制作過程中會受到軟件系統運行情況的影響，同時在檔案的存儲和讀取時也需要在軟件的環境中進行，所以當軟件系統或計算機硬件設備存在問題時或停電的情況下，檔案的制作管理和保存也會遭遇困難。

2.檔案管理制度尚未完善

從傳統的檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉變需要一定的過程，現階段高職院校的檔案管理工作中，學校需要不斷對自身的檔案管理制度進行調整和完善，從而構建出一套相對完整的電子檔案管理系統，并形成相應的電子檔案管理制度。但是從高職院校的檔案管理改革情況來看，相關的管理系統和管理制度并不完善，并且存在著許多問題，例如存在檔案管理員權限責任不明確、檔案定位不準確等情況。很多高職院校都不具備與電子檔案管理系統匹配的電子檔案管理制度，當出現檔案丟失、檔案竊取、檔案篡改等情況時，不完善的檔案管理制度會導致不能夠及時對問題進行處理，進而對高職院校自身造成損失。另外，檔案管理工作的效率也會受到很大的影響。

四、高職院校檔案管理完善措施

1.加強電子檔案管理的重視度

如果高職院校中的檔案管理者對電子檔案的重視度不足，會形成管理制度不完善、安全風險較高、監督力度不足等眾多問題。隨著電子檔案在高職院校檔案管理中的改革和應用，高職院校也應當逐漸提高對于電子檔案管理的重視程度，院校管理層應當首先樹立正確的電子檔案管理理念，并認識到電子檔案管理的重要性。同時，院校管理層要認真落實電子檔案的應用，加強對檔案管理人員的培訓和教育，對檔案管理精神的落實和檔案管理工作側重點的認識尤其重要。另外，學校還應當加強監督力度，對學校自身的檔案管理工作提出一定的要求，并嚴格督促相關檔案管理人員開展檔案管理工作，從而實現電子檔案管理的改革推行和檔案管理工作的順利進行。

2.規范操作流程、完善制度

建立和健全電子檔案的管理制度對于高職院校的檔案管理工作也尤為重要。明確清晰的管理制度是處理電子檔案管理過程中出現問題的必要部分，學校可以結合自身電子檔案的發展情況來制定具體的管理細節。高職院校通過管理制度的明確，可以對檔案管理員進行嚴格的行為規范，進而減少檔案丟失、泄露、篡改等情況的出現；也可以對權限責任進行明確劃分，從而有效控制防范電子檔案的損壞、丟失等問題的發生，也對檔案管理人員起到一定的監督作用。另外，在電子檔案管理制度的完善過程中，新增的檔案類型也能夠通過管理革新來找到其準確定位，從而使檔案管理更加準確和高效。

五、結語

總結來看，高職院校的電子檔案管理工作中面臨安全性風險、設備依賴度高和管理制度不完善等問題，為推進電子檔案在院校中的應用，學校可以通過采取加強電子檔案管理的重視度、規范操作流程、完善檔案管理制度、加強高職院校檔案管理員工隊伍建設等措施來實現電子檔案管理的應用。

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責任編輯：楊國棟