電子檔案在高職院校檔案管理中的應(yīng)用分析

豆亞玲

摘要：近年來(lái)，信息技術(shù)在各個(gè)生產(chǎn)生活領(lǐng)域不斷推廣和應(yīng)用，在高職院校的檔案管理工作中，電子檔案的應(yīng)用逐漸成為領(lǐng)導(dǎo)者重視的問題。本文對(duì)目前高職院校電子檔案應(yīng)用情況進(jìn)行了闡述和分析，并提出了現(xiàn)在電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和其中存在的問題，最后為高職院校的電子檔案管理工作提出了相關(guān)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案 高職院校 檔案管理

中圖分類號(hào)：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2019）08-0190-02

隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域以及各個(gè)主體的經(jīng)營(yíng)和管理中，在高職院校的檔案管理中電子檔案的應(yīng)用變得十分廣泛。與此同時(shí)，電子檔案的普及為高職院校的檔案管理帶來(lái)了高效和便捷，同時(shí)也增加了檔案管理的成本和難度。因此，高職院校需要不斷進(jìn)行完善和改革，進(jìn)而使電子檔案的管理系統(tǒng)更為完善。

一、高職院校電子檔案管理應(yīng)用

在高職院校的檔案管理中，存在著多種多樣的類型，比如通過Word、Excel等辦公軟件對(duì)教案、試題、成績(jī)等學(xué)生檔案進(jìn)行文字或者數(shù)據(jù)的輸入和處理，通過錄音和視頻的制作來(lái)記錄院校活動(dòng)的舉行和學(xué)術(shù)講座及重要會(huì)議的舉行，涉及算法和圖表的文件檔案可以通過CAD和Matlab等軟件進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)。同時(shí)，高職院校應(yīng)當(dāng)建立多個(gè)職能不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，用于儲(chǔ)存學(xué)生學(xué)籍、教職工情況等眾多電子檔案。

二、電子檔案管理優(yōu)勢(shì)

1.符合科技進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展

從我國(guó)目前經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展情況來(lái)看，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展已經(jīng)成為主要趨勢(shì)，高職院校教育領(lǐng)域也已經(jīng)在充分引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，例如多媒體教學(xué)、電化教學(xué)、辦公室自動(dòng)化等技術(shù)都在學(xué)校得到了廣泛的應(yīng)用。由此看來(lái)，電子檔案在高職院校檔案管理的應(yīng)用也將成為符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。并且，電子檔案管理的應(yīng)用也與其他的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)相匹配，有助于高職院校形成一體化的教學(xué)環(huán)境和管理環(huán)境。

2.提高工作效率

在高職院校中，電子檔案在管理中的應(yīng)用會(huì)為其帶來(lái)很大的變革。檔案管理人員可以通過電腦對(duì)檔案進(jìn)行輸入、編輯、整理和保存，而在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理員需要對(duì)學(xué)生信息等文字進(jìn)行手寫輸入，并且在歸檔時(shí)需要對(duì)大量的文字進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和存儲(chǔ)，在這個(gè)過程中會(huì)消耗大量的人力和物力。電子檔案管理的應(yīng)用能夠適當(dāng)消除傳統(tǒng)檔案管理中的缺點(diǎn)和不便利，也能夠降低人力物力的浪費(fèi)。以學(xué)生信息檔案的管理為例，電子檔案應(yīng)用后，檔案管理員只需要在網(wǎng)上將學(xué)生檔案中的文字資料進(jìn)行錄入，并且直接在電腦里進(jìn)行保存，這樣就不僅能夠使檔案管理具備安全性和可信性，也能夠使檔案管理工作由繁變簡(jiǎn)，從而促使檔案管理員工作效率的提升。因此，電子檔案在高職院校檔案管理中的應(yīng)用能夠很大程度上提高管理人員的工作效率。

3.提高管理水平和檔案質(zhì)量

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案往往以紙質(zhì)的形式進(jìn)行歸類、管理和保存，紙質(zhì)檔案往往對(duì)保存環(huán)境的溫度和濕度有一定的要求，過于潮濕或溫度過高的保存環(huán)境會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成一定程度上的破損和損壞，并且紙質(zhì)檔案極容易受到水災(zāi)和火災(zāi)的嚴(yán)重影響。另外，在高職院校中，學(xué)生數(shù)量較多，因此用于記載學(xué)生檔案的紙張需求也會(huì)更多，這就會(huì)大大增加建立檔案的成本以及保存管理檔案的成本。但是，通過電子檔案在高職院校檔案管理中的應(yīng)用，這些問題能夠得到一定的解決，電子檔案管理形式和紙質(zhì)檔案管理形式之間存在很大的差異，電子檔案的保存難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)檔案的保存難度，采用電子檔案管理形式能夠有效地節(jié)約空間和紙張等資源，同時(shí)也能夠降低溫度、濕度等自然環(huán)境因素對(duì)檔案的影響，從而使檔案能夠在一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定和安全的條件下進(jìn)行保存和存儲(chǔ)。

三、高職院校檔案工作存在問題及風(fēng)險(xiǎn)

1.電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備依賴程度較高

由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)軟件來(lái)進(jìn)行檔案的輸入和編制，所以在讀取檔案時(shí)，需要借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件，例如文字檔案會(huì)需要Word、Excel等辦公軟件，一些特殊的算法、程序類型的檔案需要CAD、Matlab等程序軟件。所以，檔案在制作過程中會(huì)受到軟件系統(tǒng)運(yùn)行情況的影響，同時(shí)在檔案的存儲(chǔ)和讀取時(shí)也需要在軟件的環(huán)境中進(jìn)行，所以當(dāng)軟件系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備存在問題時(shí)或停電的情況下，檔案的制作管理和保存也會(huì)遭遇困難。

2.檔案管理制度尚未完善

從傳統(tǒng)的檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變需要一定的過程，現(xiàn)階段高職院校的檔案管理工作中，學(xué)校需要不斷對(duì)自身的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和完善，從而構(gòu)建出一套相對(duì)完整的電子檔案管理系統(tǒng)，并形成相應(yīng)的電子檔案管理制度。但是從高職院校的檔案管理改革情況來(lái)看，相關(guān)的管理系統(tǒng)和管理制度并不完善，并且存在著許多問題，例如存在檔案管理員權(quán)限責(zé)任不明確、檔案定位不準(zhǔn)確等情況。很多高職院校都不具備與電子檔案管理系統(tǒng)匹配的電子檔案管理制度，當(dāng)出現(xiàn)檔案丟失、檔案竊取、檔案篡改等情況時(shí)，不完善的檔案管理制度會(huì)導(dǎo)致不能夠及時(shí)對(duì)問題進(jìn)行處理，進(jìn)而對(duì)高職院校自身造成損失。另外，檔案管理工作的效率也會(huì)受到很大的影響。

四、高職院校檔案管理完善措施

1.加強(qiáng)電子檔案管理的重視度

如果高職院校中的檔案管理者對(duì)電子檔案的重視度不足，會(huì)形成管理制度不完善、安全風(fēng)險(xiǎn)較高、監(jiān)督力度不足等眾多問題。隨著電子檔案在高職院校檔案管理中的改革和應(yīng)用，高職院校也應(yīng)當(dāng)逐漸提高對(duì)于電子檔案管理的重視程度，院校管理層應(yīng)當(dāng)首先樹立正確的電子檔案管理理念，并認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性。同時(shí)，院校管理層要認(rèn)真落實(shí)電子檔案的應(yīng)用，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，對(duì)檔案管理精神的落實(shí)和檔案管理工作側(cè)重點(diǎn)的認(rèn)識(shí)尤其重要。另外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督力度，對(duì)學(xué)校自身的檔案管理工作提出一定的要求，并嚴(yán)格督促相關(guān)檔案管理人員開展檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的改革推行和檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.規(guī)范操作流程、完善制度

建立和健全電子檔案的管理制度對(duì)于高職院校的檔案管理工作也尤為重要。明確清晰的管理制度是處理電子檔案管理過程中出現(xiàn)問題的必要部分，學(xué)校可以結(jié)合自身電子檔案的發(fā)展情況來(lái)制定具體的管理細(xì)節(jié)。高職院校通過管理制度的明確，可以對(duì)檔案管理員進(jìn)行嚴(yán)格的行為規(guī)范，進(jìn)而減少檔案丟失、泄露、篡改等情況的出現(xiàn)；也可以對(duì)權(quán)限責(zé)任進(jìn)行明確劃分，從而有效控制防范電子檔案的損壞、丟失等問題的發(fā)生，也對(duì)檔案管理人員起到一定的監(jiān)督作用。另外，在電子檔案管理制度的完善過程中，新增的檔案類型也能夠通過管理革新來(lái)找到其準(zhǔn)確定位，從而使檔案管理更加準(zhǔn)確和高效。

五、結(jié)語(yǔ)

總結(jié)來(lái)看，高職院校的電子檔案管理工作中面臨安全性風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備依賴度高和管理制度不完善等問題，為推進(jìn)電子檔案在院校中的應(yīng)用，學(xué)校可以通過采取加強(qiáng)電子檔案管理的重視度、規(guī)范操作流程、完善檔案管理制度、加強(qiáng)高職院校檔案管理員工隊(duì)伍建設(shè)等措施來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的應(yīng)用。

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責(zé)任編輯：楊國(guó)棟