企業(yè)檔案數(shù)字化管理的運用

孟文紅

[摘 要] 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)產(chǎn)生極大的影響，企業(yè)檔案管理要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，運用數(shù)字化的管理模式，提高檔案管理的工作效率。文章簡述檔案數(shù)字化管理的基本特征和重要意義，分析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，提出檔案數(shù)字化管理的注意事項和措施，供企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作人員借鑒與參考。

[關(guān)鍵詞] 檔案 數(shù)字化 檔案管理

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

社會在不斷進(jìn)步和發(fā)展，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的運用，現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)產(chǎn)生極大的影響，因此，企業(yè)檔案管理要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，運用數(shù)字化的管理模式，提高檔案管理的工作效率。

一、檔案數(shù)字化管理的基本特征

對企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的趨勢所在，其主要特征包括提供信息資源、利用大型網(wǎng)絡(luò)和提高標(biāo)準(zhǔn)化程度幾個方面。

（一）提供更多便利的信息資源

將計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、多媒體技術(shù)普遍運用到企業(yè)檔案數(shù)字化管理中來，能提供更加便利的信息資源，為企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)、市場經(jīng)營及企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

（二）充分利用大型網(wǎng)絡(luò)

將聯(lián)合的大型網(wǎng)絡(luò)運用到企業(yè)檔案數(shù)字化管理中，提取企業(yè)經(jīng)營信息變得更加有效和便捷。要做到不斷擴(kuò)大各個網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用范圍，逐步完善聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)的高效、便捷環(huán)境，保證獲取的數(shù)據(jù)資料真實、可靠、齊全，提供給企業(yè)的信息來源有效性強(qiáng)[1]。

（三）提高標(biāo)準(zhǔn)化程度

與原來傳統(tǒng)檔案管理相比較，對企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，必須符合有關(guān)電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，而且還必須符合國家電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定，使企業(yè)數(shù)字化檔案管理發(fā)展趨向標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化、規(guī)范化。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要意義

（一）是企業(yè)管理的必然發(fā)展趨勢

在信息化時代，隨著多媒體、網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、數(shù)字化技術(shù)等信息設(shè)備在管理中的運用，對企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是一個必然發(fā)展趨勢。對企業(yè)檔案開展數(shù)字化管理，符合與時俱進(jìn)的企業(yè)管理原則，龐大的檔案資料通過數(shù)字化管理，將提高檔案的保管質(zhì)量和安全性，利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。

（二）降低檔案管理成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

企業(yè)檔案以前采用傳統(tǒng)的管理模式，其檔案管理工作效率低下，需要具備較多的辦公人員，不斷增加辦公經(jīng)費，不可避免增加了企業(yè)的檔案管理成本。隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化管理模式應(yīng)用到企業(yè)檔案中來，有效解決了企業(yè)龐大檔案資料管理與傳統(tǒng)辦公工作方式之間日益突出的矛盾，節(jié)省了企業(yè)檔案管理的人力、財力和管理費用，減少了檔案管理的成本，增加了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益[2]。

（三）提升檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式是采用紙質(zhì)檔案保存資料，紙質(zhì)檔案資料使得使用者閱覽不太方便，在閱讀過程中還可能造成磨損和遺失，利用互聯(lián)網(wǎng)采取無紙化的數(shù)字化檔案管理模式，能為檔案的閱覽提供便利，有效提升檔案管理工作效率，也有利于妥善保存企業(yè)珍貴原始生產(chǎn)經(jīng)營信息資料。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的注意事項

（一）要做好原始檔案資料的匯集工作

進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的同時，要采用各種有效措施，盡量多地收集原始紙質(zhì)檔案資料，并妥善保管和存放紙質(zhì)的檔案資料，這樣在電子檔案信息系統(tǒng)發(fā)生故障時，能夠保證為企業(yè)決策層及時提供信息支持，確保企業(yè)各項工作的順利進(jìn)行。

（二）要構(gòu)建檔案數(shù)字化管理新模式

企業(yè)檔案數(shù)字化管理中，要根據(jù)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和市場經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)通信、信息化技術(shù)等的運用，加強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息資源的開發(fā)，遵循檔案信息化管理原則，構(gòu)建新的檔案數(shù)字化管理模式，提高檔案數(shù)字化的現(xiàn)代化管理水平，推進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

（三）要增強(qiáng)檔案管理員的數(shù)字化管理意識

企業(yè)要大力宣傳檔案數(shù)字化管理的重要性，將檔案數(shù)字化管理列入企業(yè)管理工作議程，建立健全檔案數(shù)字化管理的有效機(jī)制，提高檔案管理員的數(shù)字化管理意識，樹立嶄新的現(xiàn)代化數(shù)字化管理的理念，從而提升檔案數(shù)字化管理的工作效率，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供良好服務(wù)。

（四）要確保檔案數(shù)字化管理的安全性

采用光電信號傳輸信息資料的數(shù)字化檔案，在需要閱讀檔案資料時，要確保檔案數(shù)字化管理安全性。要注意不能從光盤（磁盤）中直接閱讀信息資料，否則可能會造成光盤（磁盤）上的檔案信息資料在閱讀過程中意外刪除或丟失，難以保證檔案信息資料原始性，檔案信息資料可靠性和安全性會受得影響[3]。

四、加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的措施

（一）改變舊的檔案管理理念，開拓數(shù)字化檔案管理的思路

企業(yè)檔案管理團(tuán)隊要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，拋棄陳舊檔案管理模式，開拓數(shù)字化檔案管理的思路，重點是提高檔案管理的工作效率。首先企業(yè)檔案管理人員要虛心學(xué)習(xí)數(shù)字化管理的科學(xué)管理方法，要重視開闊企業(yè)檔案管理的視野，跟上大數(shù)據(jù)形勢下數(shù)字化檔案管理快速變化的步伐，從而促進(jìn)提高企業(yè)數(shù)字化檔案管理的水平。

（二）規(guī)范檔案數(shù)字化管理制度，提高檔案管理工作效率

要不斷探索檔案數(shù)字化管理的科學(xué)方法，制定合理的管理條例，規(guī)范檔案數(shù)字化管理制度。數(shù)字化管理中要不斷完善計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，提升檔案數(shù)字化設(shè)備處理信息資料的能力，使檔案數(shù)字化管理工作流程逐步規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案數(shù)字化管理的工作效率。

（三）要強(qiáng)化與各部門之間的協(xié)調(diào)關(guān)系

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門之間的溝通，強(qiáng)化與其他部門的協(xié)調(diào)關(guān)系，合理安排檔案管理工作，在企業(yè)信息資料收集的過程中，得到諸多部門的配合和支持，為檔案的匯集、整理等工作提供方便，利于保證檔案信息資料的真實、可靠、齊全，為企業(yè)的發(fā)展提供寶貴的材料參考等。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理隊伍建設(shè)

企業(yè)在檔案數(shù)字化管理工作中，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理隊伍建設(shè)。首先，優(yōu)先科學(xué)配置檔案管理人員，制定檔案管理者的工作職責(zé)，做到分工明確、各負(fù)其責(zé)。執(zhí)行嚴(yán)格的管理者獎罰、評估管理工作制度，充分調(diào)動其工作積極性。其次，向社會公開招聘優(yōu)秀人才，為檔案數(shù)字化管理隊伍注入新的朝氣和活力。最后，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開闊管理視野，使其數(shù)字化管理水平跟上時代前進(jìn)的步伐，提高檔案數(shù)字化管理能力。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營要跟上時代的前進(jìn)步伐得到可持續(xù)性的發(fā)展，運用數(shù)字化檔案管理是必然趨勢。為使企業(yè)檔案數(shù)字化管理更上一層樓，必須要做到：增強(qiáng)檔案管理員的數(shù)字化管理意識、做好原始檔案資料的匯集工作、構(gòu)建檔案數(shù)字化管理新模式、確保檔案數(shù)字化管理的安全性。同時，要規(guī)范檔案數(shù)字化管理制度，提高檔案管理工作效率；檔案管理部門要強(qiáng)化與各部門之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，確保檔案信息資料真實、可靠、齊全；加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理隊伍建設(shè)，為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)信息資料服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉佳麗.檔案信息資源對企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用探析[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2019（2）：23- 24.

[2]邱巧艷.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的實物與聲像檔案數(shù)字化管理分析[J].知識經(jīng)濟(jì)，2019（2）：56- 57.

[3]謝國強(qiáng)，黃新榮.云環(huán)境下大型企業(yè)的檔案管理模式：企業(yè)檔案管理中心[J].中國檔案，2019（1）：78- 79.