新形勢下醫院數碼照片檔案收集工作探討

張紅

[摘要] 照片檔案是醫院檔案的重要組成部分，該文通過分析新形勢下醫院數碼照片形成的規律、特點以及數碼照片檔案收集的現狀，提出現階段應該從積極探索制定適合醫院特點的數碼照片檔案歸檔制度，提高全體員工數碼照片檔案歸檔重要性的認識，加強各個層面人員的業務培訓，抓住重點人和重點部門4個方面入手，做好數碼照片檔案的收集工作，服務于醫院的醫療、教育、科研、預防和文化建設。

[關鍵詞] 醫院;數碼照片;檔案;收集

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）02（c）-0083-02

由于照片的直觀性和形象性，比文字檔案更具有說服力和感染力，使得照片檔案成為了醫院檔案工作的重要組成部分，真實記錄了一個醫院在醫療、教學、科研、預防和行政管理工作中的活動，與文書檔案相輔相成，成為記載醫院歷史、見證醫院發展的窗口。隨著科技的快速發展，數碼相機和智能手機逐漸成為人們的日常生活用品，照片的來源愈發廣泛，照片檔案的載體也從之前的相紙、底片，轉變為電子文件，給數碼照片檔案的收集工作帶來了巨大的挑戰，要求檔案工作者適應新形勢，順應新思維，尋求照片檔案收集、整理、利用的新方法。照片檔案的收集是開啟照片檔案管理的第一步[1]。

1? 新形勢下數碼照片形成的特點

1.1? 拍攝器材高度普及

隨著科學技術的發展和人民生活水平的日益提高，數碼照相機早已不是奢侈品，越來越多地走進人們的日常生活，智能手機也不僅僅局限于打電話、發短信，尤其是手機的拍照功能，更是日新月異，升級換代非常快。很多手機已經具備了專業相機的功能，像素越來越高，自動對焦、背景弱化、光學防抖等功能一應俱全[1]。拍攝的影像質量越來越高，某些高端智能手機的拍照功能完全可以和照相機媲美。數碼照相機低廉的成本和智能手機具有的操作簡便、反應快捷以及可以隨時隨地拍攝的優點，使得它們在人們的日常生活中得到了廣泛的應用。

1.2? 人人都是記錄者

在膠片照相機時代，照片的拍攝工作主要由醫院的某個部門或指定人員完成。由于購買照相機、膠卷、沖印等需要大量費用，參與的人員少，照片產出的成本高，數量少，照片的收集工作相對簡單。但是隨著數碼照相機的普及和智能手機拍照功能的完善，每個科室都配備了照相機，每個人都擁有手機，拍攝者已經從單一的某個部門、某個人，發展到人人都是攝影者，人人都是事件的記錄者、發布者。照片收集的范圍由原來的點對點，擴大到點對面。同樣一個發生在醫院內部的活動，拍攝記錄者由一個事先指定的行政部門的工作人員，變成了新聞媒體、主辦科室以及每一個參加活動的手機持有者，拍攝群體的范圍及照片的數量變得紛繁復雜。整個醫院需要歸檔的照片來源變得極為廣泛，數量變得極為龐大，質量上則是參差不齊。

2? 數碼照片檔案收集工作現狀

2.1? 數碼照片檔案的歸檔意識普遍比較淡薄

經過多年的宣傳和普及《中華人民共和國檔案法》及相關業務知識，醫院各個部門的兼職檔案員對于工作中形成的文件材料要及時歸檔的意識已經有了很大程度的提高，但是對于數碼照片這種新型的檔案形式，認識上還存在一些不足，很多人只把拍攝的照片存在科室的電腦里，作為年終績效考核的臺賬資料，匯報工作的依據，并沒有及時移交檔案室進行規范化的整理，一旦出現人員調動或電腦故障等情況，很容易造成照片信息的丟失和損毀。另一方面，如前所述，數碼照片具有人人都是照片的拍攝者、發布者的特性，醫院其他員工手中形成的、需要歸檔的照片檔案的收集則存在一定的困難。①有些人的歸檔意識淡薄，沒有意識到拍攝的這些照片對記錄醫院發展、展現歷史風貌發揮的巨大作用;②法制意識淡薄，認為這是個人作品，應該歸自己所有，沒有義務移交給醫院檔案室歸檔;③認為把照片放在自己手里使用起來最方便。

2.2? 對數碼照片檔案歸檔范圍的認識過于狹隘

一般情況下，大多數人非常重視收集醫院各項重大活動，尤其是上級領導來院視察、檢查工作、醫院重大外事活動、醫院主要領導出席的活動、大型會議和工會文體活動中形成的照片[2]。而對于具有醫院行業特點、反映醫院醫療、教學、科研、預防工作中形成照片的收集工作重視程度不夠，比如醫院引進的先進醫療技術、設備，開展的新技術、新療法，記錄疑難雜癥的術前、術中、術后對比照片[3]，對口支援老少邊窮地區等公益活動，知名專家出診、帶教活動，醫院日常工作中的突發事件、普通員工的感人畫面，醫院具有悠久歷史的建筑樣貌、傳統儀器設備等等。

2.3? 文字說明不完整不規范，照片質量不高，難以歸檔再利用

數碼照片的拍攝成本低，隨意性強，一項活動可以拍攝幾十上百張照片。活動結束后，拍攝者往往將照片直接導入電腦，甚至只保存在存儲卡或手機里，不做任何整理和說明。日后檔案員要求歸檔時，拍攝者面對海量照片，已經不能回憶出照片所反映事件準確的名稱、發生的時間、地點和主要人物的名字[4]。而且在拍攝一些突發事件時，智能手機應用得更加廣泛，有可能造成產生的照片格式不對，像素不夠，質量不高等情況。此外，檔案部門收集照片時，只注重對照片本身的收集，沒有把包含事由、事件、地點、人物、背景、攝影者等要素的文字說明一并歸檔，也是造成照片檔案收集不齊全、不完整、不規范的一個普遍現象。這些缺陷都給后期的歸檔著錄工作帶來很大困難，無法達到開發再利用的目的。

2.4? 數碼照片的安全性未得到足夠重視

相比于傳統的紙質照片，數碼照片存儲的介質發生了根本性的變化。各種各樣的存儲設備和電腦的安全狀況，直接影響著數碼照片的安全。電腦病毒的入侵、存儲設備的故障、拍攝者的誤操作或拍攝者崗位的輪換、電腦的升級換代，都對數碼照片的安全性造成了極大的威脅，極有可能造成數碼照片信息的損壞和丟失[4]。另外，大量圖片處理軟件的應用，對圖片的添加、合成、挖補等修改，影響了照片的原始性。數碼照片沒有固定的物理位置，微信、QQ等傳輸方式的應用，也極易導致照片數據的丟失、損毀，甚至真假難辨，破壞了檔案的真實性。

3? 做好數碼照片檔案收集工作的對策

3.1? 積極探索制定適合醫院特點的數碼照片檔案歸檔制度

盡管各級政府、上級業務主管部門制定了一些針對電子文件、照片檔案管理的規范、標準和制度，但是這些規章制度往往滯后于迅速發展的形勢，針對性也不強。因此就要求檔案工作者緊密結合醫院特點，制定出符合醫院實際需求，具體的、可操作性很強的制度規范，并且及時更新，及時完善。制度應該詳細規定收集照片的范圍、格式和文字說明內容，避免因照片的大小、像素、主題不詳等問題造成的照片不可再利用，使照片提供者有章可循。此外，還要將照片檔案的歸檔工作明確納入目標管理責任制中，明確各崗位職責，納入績效考核，與個人、科室、部門經濟利益掛鉤，通過財務報銷等手段，確保相關人員及時、完整、準確地向檔案部門移交照片。

3.2? 提高全體員工數碼照片檔案歸檔重要性的認識

如前所述，信息化時代，人人都是信息的產生者和發布者。因此，檔案部門也要開拓思路，不能像以往一樣，僅僅局限于在各科室、各部門兼職檔案員中開展檔案工作，而是要通過舉辦檔案展覽、編輯出版照片畫冊等多種形式，使全體員工了解照片檔案的作用和價值[5]。在全體員工中宣傳檔案工作的重要性，樹立檔案意識，培訓檔案知識。樹立統一保管的意識，防止因為照片存放雜亂導致信息丟失現象的出現。不斷拓寬宣傳的渠道和方式，加大宣傳力度，提高醫院全體員工收集、上交照片檔案的積極性。

3.3? 加強各個層面人員的業務培訓

首先是提高攝影者的拍攝水平。要求拍攝者能夠盡可能全面地捕捉信息，從不同角度、不同側面反映整個事件的主要過程和全貌，提高照片的記錄價值;還要求對拍攝者的攝影技術進行培訓，比如照片的色彩、構圖、清晰度，如何設置適合的光圈、快門速度等等，力求做到主題突出、影像清晰、構圖合理、畫面完整。其次由于數碼照片檔案與傳統紙質檔案收集、歸檔要求有很大差異，拍攝者又大多不是各個部門的兼職檔案員，因此還要對醫院全體員工進行有關數碼照片檔案知識的培訓，讓他們知曉歸檔照片對文件格式、影像尺寸、分辨率等的要求，為后期整理提供便利。

3.4? 抓住重點人、重點部門，積極開展收集工作

既要普遍撒網，又要重點捕撈。照片檔案收集的質量和數量，對照片檔案管理工作有著十分顯著的影響，數碼照片尤其如此。對于突發事件、感人畫面等照片的收集，檔案員“耳朵要長”，信息要靈，對醫院發生的重大事件和突發事件要保持高度的敏感度。而對于醫院的黨政辦公室、宣傳中心等產生大量照片的重點部門、重點人，更要緊抓不放[5]。這些部門往往配備的照相設備更加先進，人員的攝影專業水平更高，掌握醫院重大活動的信息更多，產生的照片數量更大，質量更高，收集價值更高。檔案員對他們要積極主動地開展工作，從前期的宣傳、培訓，到后期的收集、整理、著錄，都要緊密聯系，隨時指導，重點幫助。

綜上所述，照片檔案在醫院醫療、教學、科研、預防以及行政管理工作中，在展現醫院發展歷程、加強醫院文化建設、激發員工工作熱情、提高員工凝聚力、增強醫院競爭力中發揮著重要作用，已成為醫院檔案工作的重要組成部分。信息時代產生的數碼照片檔案是檔案工作者面臨的新課題，要充分認識開展好這項工作的重要性，積極應對新事物帶給我們的挑戰，做好收集工作，為更好地開展數碼照片檔案管理工作打下堅實的基礎。

[參考文獻]

[1]? 程貴寶.關于醫院照片檔案初期收集問題研究[J].山東檔案，2017（1）：43-45.

[2]? 但軍，王敏.醫院照片檔案拍攝中應注意的問題[J].蘭臺世界，2007（7）：18.

[3]? 秦雯，張澤國.照片檔案在醫療機構的應用價值研究[J].黑龍江檔案，2018（3）：78.

[4]? 韓偉.數碼新聞照片檔案管理中存在的問題及對策分析[J].北京檔案，2014（1）：30-32.

[5]? 麻麗.淺議如何加強照片檔案的收集工作[J].中國管理信息化，2016，19（7）：215-216.